PMBOK: o que é, qual a estrutura e as etapas

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um conjunto das melhores práticas para gestão de projetos. Ele serve como um guia para profissionais, pois reúne, conceitua e apresenta questões relacionadas a processos, técnicas e ferramentas de gestão de projetos.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um conjunto das melhores práticas para gestão de projetos. Ele serve como um guia para profissionais, pois reúne, conceitua e apresenta questões relacionadas a processos, técnicas e ferramentas de gestão de projetos.

A gestão de projetos é um prática essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Seja nas pequenas, médias e até nas grandes empresas, a gestão de projetos pode não ser de simples execução.

Nesse cenário, seguir boas práticas e conhecer bem as metodologias que podem ser utilizadas nesse gerenciamento faz toda a diferença.

Saiba em detalhes o conceito de PMBOK, sua importância e etapas de implementação para aplicar em sua empresa. Siga a leitura.

O que é PMBOK?

PMBOK é um guia que oferece uma visão ampla e abrangente sobre gestão de projetos. Muito além de um roteiro, ele mostra quais caminhos existem para alcançar o melhor resultado. 

Por não ser um roteiro que ensina passo a passo, muitas pessoas que não são da área de gestão de projetos têm dificuldade em assimilar seus ensinamentos. Mas, para quem tem o mínimo de conhecimento, sua linguagem é bem simples e direta. 

Todas as informações do PMBOK são de experiências reais vividas pelos profissionais da área. Isso é fundamental para que as chances de sucesso de um projeto que segue este guia sejam maiores.  

Com o mercado cada vez mais competitivo e cruel, é preciso ser criativo para buscar soluções. Tornar a organização mais inovadora é o caminho mais curto e prático para se destacar.

O PMBOK é também uma ferramenta poderosa para trazer a inovação para o seu negócio. Isso porque ele permite uma análise minuciosa dos processos da empresa, e mostra diversos aspectos.

Com ele, é possível verificar se a empresa está produzindo de acordo com sua capacidade e se existe algum setor menos eficiente, por exemplo.

Retornando às origens, o Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (tradução de PMBOK Guide) é uma publicação do Project Management Institute (PMI) e sua primeira edição data de 1996.

Em 2013, foi lançada a quinta edição, a mais atual, e ele continua sendo uma referência para gestores das mais diferentes áreas de atua.

Leia mais:
Metodologia Ágil: o que é, os 12 princípios e ferramentas
Gestão ágil: o que é, como funciona e formas de implementar

Quais as áreas de conhecimento do PMBOK?

Iniciação

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A primeira área é a iniciação, que é onde tudo começa. Aqui são criados os termos de abertura, elaboração dos documentos e onde são avaliados os processos que já passaram. 

Isso é fundamental para o sucesso de qualquer projeto, pois só com uma base bem sólida que se pode construir grandes coisas. 

Planejamento

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Planejamento é o ato de determinar o estado atual, definir o objetivo e meta, realizar uma análise da situação e traçar um plano de ação. As verificações e ajustes são necessários para que o ciclo continue.

O planejamento é a etapa mais importante para qualquer projeto. Realizando um planejamento, as chances de alcançar o objetivo são mais prováveis.

É importante ter em mente que nada funciona de forma simétrica e organizada sem um planejamento.  Nessa etapa do planejamento, os processos servem para essas áreas:  

  • Elaborar o plano de gestão;
  • Determinar o escopo;
  • Sequenciar as atividades e fazer as estimativas de tempo;
  • Projetar os custos;
  • Determinar os orçamentos;
  • Planejar as comunicações;
  • Determinar os padrões da qualidade;
  • Gerir os recursos humanos;
  • Identificar os riscos;
  • Planejar as aquisições.

Execução

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Depois de iniciar de forma bem estruturada e planejar cada detalhe, é hora de executar. Quando a iniciação e o planejamento são bem feitos, a execução fica muito mais simples e prática. Não adianta ser criativo, ter as ideias mais inovadoras e não botar em ação. 

Os processos de execução são:

  • Administrar a execução do projeto
  • Estimular e desenvolver a equipe
  • Dividir as informações às partes interessadas
  • Conduzir as aquisições

Monitoramento e controle

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Podemos dizer que essa é uma das mais importantes fases de um projeto. Pois é monitorando que se descobre se o projeto está indo para onde deve ir.

Segundo o próprio PMBOK, monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo. Nele, se acompanha, revisa e ajusta o progresso de todas as etapas. Assim, fica muito mais simples atender os objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento.

Isso quer dizer que é fundamental coletar e medir dados com muita precisão. Para que, assim, essas informações possam ser gerenciadas e analisadas de acordo com os objetivos do projeto. 

Para garantir que não haja muitas mudanças no projeto, existem 4 passos que devem ser seguidos:

  • Monitoramento das atividades;
  • Supervisão do cronograma;
  • Controle de riscos;
  • Reportes de desempenho.

Um erro que muitos cometem nos projetos é não ter mecanismos de controle. Sem essas ferramentas, fica quase que impossível saber se os projetos estão dando certo ou não. 

Encerrar o projeto também é fundamental. Nessa etapa se coloca todas as cartas na mesa e se apresenta todos os resultados. 

Qual a importância do PMBOK em projetos?

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Com os conhecimentos do PMBOK, o profissional consegue pensar em ideias mais assertivas a cada projeto. Esses conceitos podem ser utilizados tanto em processos simples, quanto em mais elaborados. Isso vai depender da necessidade e da forma com a empresa é gerida.

Um dos pontos mais importantes do PMBOK para os projetos é que ele facilita a padronização.

Desse modo, as atividades conseguem seguir uma lógica, melhorando todo o fluxo de dados e diminuindo os riscos. O que acaba gerando um aumento nos lucros e um maior controle em todo o resto da organização. 

Os conhecimentos trazidos pelo PMBOK possibilitam aos gestores terem uma visão mais clara sobre todo o processo como um todo . Conseguindo, assim, padronizar processos e tornar a empresa mais eficiente, que gera um ganho de valor e uma melhor percepção do cliente.  

Além do grande ganho para o processo de inovação nas empresas, que é um assunto cada vez mais em alta nas grandes corporações. 

O que é um projeto para o PMBOK?

Os projetos são considerados como um esforço temporário, que tem um prazo para acabar. Existe um objetivo a ser cumprido e resultados a serem alcançados. 

Todos os projetos são realizados por pessoas e podem ter o cunho social, pessoal, cultural, empresarial ou de pesquisa. Os projetos não são a mesma coisa que processos ou operações. Isso porque eles são contínuos e se repetem, já os projetos são temporários. 

As empresas precisam se esforçar de forma organizada para alcançar todos seus objetivos. Isso vai desde a construção de uma fábrica até a ampliação de uma simples unidade. 

PMBOK e o ciclo de gerenciamento de projetos

Os processos envolvidos para a conclusão de um projeto engloba o gerenciamento de projetos PMBoK. Neste guia, existem 3 fases que o projeto se encontra:

  • Entradas
  • Ferramentas e técnicas
  • Saídas

Não é atoa que o PMBOK é uma importante ferramenta para o seu programa de ideias . Ela consegue alinhar pontos que, sem o devido conhecimento, seria impossível fazer. 

Quais são os fatores ambientais do PMBOK?

Versatilidade

Como é possível que um mesmo guia seja utilizado em projetos de áreas tão diferentes, como produtoras culturais e empresas de engenharia mecatrônica?

A resposta é simples: o PMBOK não se detém às particularidades de nenhum setor. 

Ao contrário, ele determina os fatores importantes para o sucesso de qualquer projeto, de forma generalista, e ajuda o leitor a descobrir e lidar com as questões específicas de sua área.

Embora existam inúmeras diferenças para cada administração, a essência da gestão está na forma de organização das variáveis.

Fatores ambientais

Perpassando todas as etapas e as áreas de gestão, os fatores ambientais influenciam amplamente o projeto e, em muitos casos, não podem ser controlados, apenas identificados e levados em consideração. Embora o termo possa remeter a isso, ele não se relaciona a questões ecológicas, mas ao contexto em que a empresa está envolta.

Sua relevância na iniciação e no planejamento é altíssima. Se os fatores ambientais não forem considerados, seu projeto corre sérios riscos de fracassar. 

Imagine que o seu projeto é a construção de um parque aquático, por exemplo. Depois de iniciadas as obras, você descobre que não há água subterrânea acessível ou que não há ninguém capaz de calcular a vazão ideal para os toboáguas na sua equipe.

E se a área escolhida é protegida por leis ambientais e a for embargada? Ou se os corredores construídos não estiverem de acordo com as exigências do corpo de bombeiros? 

Talvez, apenas na hora de inaugurar o seu parque, você venha a descobrir que a população da sua cidade não tem nenhum interesse em brincar na água ou não está disposta a pagar o preço do ingresso para isso. 

São muitas variáveis, não é mesmo? Poderíamos discorrer por horas a respeito de todas as catástrofes advindas de negligenciar os fatores ambientais, mas eles não são nossos inimigos.

Se usados a seu favor, podem ser a chave para o sucesso de um projeto. Eles são, a grosso modo, as condições básicas para que o seu projeto seja possível.

Alguns podem ser  alterados, adquiridos ou adaptados, outros só nos permitem respeitá-los. Dividimos esses fatores em quatro categorias para ajudá-lo na hora de pensar quais são aqueles relacionados a sua empresa e ao seu projeto.

Fatores físicos e estruturais

Esses são fatores preestabelecidos, mas, em alguns casos, podem ser alterados para beneficiar o projeto. Quais são as condições espaciais para esse projeto? Existem salas, terrenos ou galpões adequados, por exemplo? 

No caso de haver mais de um espaço, é viável o transporte entre eles quando necessário? Qual a distância, o custo, e os veículos envolvidos? Os equipamentos e ferramentas da empresa preenchem os pré-requisitos para realizar o projeto?

Todos esses pontos precisam ser levados em consideração para o sucesso de um projeto.

Fatores humanos e sociais

A cultura da empresa deve ser analisada. Ela pode, contudo, sofrer modificações em um tempo relativamente curto, se adaptando às novidades do PMBOK.

É uma cultura colaborativa? Existe abertura para novas metodologias? Como se dá a estrutura organizacional na gestão? É hierárquica, rígida, ou permite a autonomia necessária a realização de projetos?

Que funcionários estão disponíveis? Qual a competência desses para as funções envolvidas neste projeto? Eles estão motivados para ele? Sabem trabalhar em equipe?

Fatores tecnólogicos

Algumas tarefas que podem ser uma grande dor de cabeça para o gestor e sua equipe se tornam parte da solução quando aplicamos a tecnologia de forma inteligente e direcionada. Para ser um gestor do século XXI, é preciso estar a par de uma era informatizada.

Sua empresa tem os softwares e aplicativos para realizar este projeto? Todos os envolvidos no projeto foram orientados para bem utilizar esta tecnologia? Que ferramentas digitais podem viabilizar, acelerar e otimizar o seu projeto?

Fatores externos

Os fatores externos são aqueles sobre os quais o gestor terá menos controle. É preciso conhecê-los bem para adequar seu projeto à sua realidade.

Qual a legislação vigente relacionada ao projeto? Quais as normas a serem seguidas? Que procedimentos técnicos e burocráticos fazem parte da sua aprovação e legalidade?

Qual a receptividade esperada do mercado para este projeto e o produto gerado? Que projetos e produtos semelhantes a concorrência está realizando?

Como podemos ver, os fatores ambientais são uma parte essencial da metodologia PMBOK e são mais simples do que pode parecer à primeira vista.

Por que o PMBOK não é considerado uma metodologia?

É importante ficar claro que o PMBOK não é uma metodologia. Muitos ainda acreditam nesse mito, pois ele é bastante difundido em diversas áreas. 

Para ficar claro de uma vez por todas, vamos explicar didaticamente o porque do PMBoK não ser uma metodologia. 

Antes de tudo, é preciso entender o que é uma metodologia. Metodologia deriva de “método”, do Latim “methodus” que significa “caminho ou a via para a realização de algo”. Ou seja, método é um processo para atingir algum determinado objetivo.

E metodologia é um campo que estuda quais são os melhores métodos para determinadas áreas.

O fato do PMBOK não ser uma metodologia não tira a importância das metodologias para os processos.

O PMBOK não entra apresenta modelos únicos, mas sim caminhos para serem trilhados. Ele é uma espécie de coletâneas com as práticas reais. 

Quais são os processos trabalhados pelo PMBOK?

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Os processos trabalhados pelo PMBoK são complexos. Eles trazem uma verdadeira revolução quando implementados. São eles: 

  • Escopo;
  • Tempo;
  • Custos;
  • Qualidade;
  • Aquisições;
  • Recursos Humanos;
  • Comunicação;
  • Riscos;
  • Partes stakeholders;
  • Integração.

A visão de projetos do PMBOK e a inovação

Objetivo claro

Um projeto, de acordo com o guia PMBOK, é qualificado por uma série de fatores. Um deles, com certeza, é a especificidade e a compreensibilidade do objetivo.

Uma meta bem definida, por consequência, pode ter ameaças bem precisas e delimitadas. O mesmo ocorre com o levantamento dos resultados finais, sendo mais assertivos e precisos.

Saber como priorizar e ter clareza do escopo é uma das práticas que o PMBOK pode oferecer. Em suma, é indispensável  que sejam analisadas todas as importâncias da utilização deste guia como metodologia de gerenciamento.

Prazos do PMBOK

Um fator importantíssimo que caracteriza um projeto, segundo os processos do PMBOK, é a estipulação de prazos para conclusão de acordo com o cronograma. Afinal, planejamento estratégico passa por uma boa gestão do tempo.

Na verdade, essa administração direcionada deixa bem claro que todo projeto tem um final. Caso o projeto fosse permanente, seria impossível que a meta fosse atingida. Ainda mais impraticável de ter seus resultados averiguados. 

Administrar prazos influencia diretamente nos recursos e na sequência dos processos. Além disso, outros fatores se envolvem na estipulação de um cronograma. É fundamental em qualquer etapa de um projeto, do planejamento e execução à conclusão.

É importante enfatizar as práticas do PMBOK que aprimoram o projeto, e dentre elas há a padronização de atividades. Em suma, ao controlar e organizar o cronograma do projeto, direciona-se o foco da equipe à execução de suas demandas pelo período de tempo estabelecido.

Entendimento e limitações

Se você quer previsibilidade, economia e assertividade ao seu projeto, é necessário fazer uso eficiente de recursos.

Para evitar aumento de custos e imperícia, é necessário controlar os recursos. A restrição de recursos, sejam eles humanos ou materiais, complementa e determina um projeto conforme os processos do PMBOK.

Por meio do conhecimento desse manual, é possível que riscos sejam reduzidos. Dominar as práticas do PMBOK significa ter um objetivo claro, aumentar a produtividade e diminuir o desperdício de recursos.

A ênfase no gerenciamento de recursos humanos, por exemplo, estimula o gestor a designar funções e responsabilidades de acordo com os demais recursos e suas respectivas limitações.

É mais que correto afirmar que o PMBOK providencia um melhor aproveitamento na gestão. Podendo ainda trazer uma renovação para o seu negócio. Por consequência, a conclusão é singular: a aplicação do PMBOK instrui a planejar e executar um projeto com foco no gerenciamento de ideias.

PMBOK vs AGILE

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Para inovar a sua empresa  e alcançar o seu objetivo não é necessário pensar em uma solução de outro mundo. Muitas vezes, os processos de inovação podem te ajudar neste sentido. 

Mesclar tradição com agilidade é o ideal e não precisa se tornar um grande bicho de sete cabeças. O empreendedor utiliza o que é essencial de cada metodologia e coloca na prática do dia-a-dia da empresa. 

Já falamos acima o que é o PMBOK, mas e o Agile? O Agile Practice Guide foi criado para dar uma nova linguagem às velhas abordagens. Indica de que maneira é possível encaixar novos recursos em projetos. A metodologia tem o foco em atender às necessidades gerais do profissional e de sua empresa.

Não há necessidade de criar rivalidade entre às duas opções para seus projetos.

O PMBOK e a agilidade se somam a fatores imensuráveis . Elas adquirem novas formas de se comunicar com os clientes, descomplicando os processos. Entrando no novo mundo da transformação digital, as metodologias de gestão são mais diretas.

Os conteúdos são mais enxutos e o envolvimento com o público é maior. Quando se põe em comparação, os dois se diferenciam basicamente entre o atual e o antigo.

O antigo funciona como um script, com tudo posicionado. A estratégia tem o seu lugar, e o que deve ser feito para resolver certo problema.

As ações serão mais previsíveis e tudo irá funcionar de forma hierárquica, sob comando de superiores. Tudo isso para que no final se ganhe a recompensa de um trabalho bem arquitetado.  

O atual é dinâmico, colaborativo e possui liderança dos que possuem contato mais direto com o público alvo. Geralmente, caracterizam-se por uma busca maior na interação e na garantia de qualidade.

Com foco no cliente, possui grande capacidade de se adaptar a novas propostas, mas gera apreensão sob os resultados. Propostas são diferenciadas e engajamentos são mais fortes. 

Mas, de que forma podemos ter uma relação entre a flexibilidade e a formalidade? Vejamos alguns pontos:

É importante ressaltar que não se trata de uma competição. Não adianta aderir uma mudança em seu projeto se você não gosta do que já está pautado. 

O PMBOK é viável para projetos mais simples. Ele consiste em tutoriais que têm dado certo na prática e que garante o sucesso da tática, principalmente no quesito da tecnologia.

Para assuntos mais complexos que exigem um novo tom de argumentação, seria ideal aplicar o scrum. Ele é o meio ideal para se encaixar a forma mais habilidosa, pois se trata de uma área de inovações e de grandes adaptações. 

Administre bem os processos. Saiba que para um ciclo existe o início, meio e fim. A execução de cada parte do processo mostra como você se planeja e como controla todas as situações.

As metodologias ágeis e o PMBOK trazem excelentes respostas quando trabalhadas em conjunto. Se adequar ao novo sem perder a essência do tradicional é a nova jogada do momento e é bastante eficiente.

Continue aprendendo:
Cultura de inovação: o que é, pilares e como promover
Programa de inovação corporativa: o que é e como desenvolver

Como ter uma abordagem com PMBOK e Agile?

Uma abordagem híbrida se dá principalmente pela união das duas técnicas tidas como tema deste texto. É a forma de transitar pelos dois meios sem que haja uma percepção notória e que flua de maneira contínua.

A técnica de PMBOK, somada às metodologias ágeis, trazem um aperfeiçoamento no resultado total, recorrendo às melhores técnicas e práticas.

Passo 1: tenha um backlog

Quando se lida com desenvolvimento de softwares, muito se ouve falar em backlog. Mas, o que é? Em uso, trata-se de um acúmulo de determinada tarefa.

Trata-se de uma planilha onde se tem uma lista do que fazer, quando e de que maneira deve ser entregue.  

Quem trabalha com Agile faz uso de backlog , que é uma das forma mais populares de organizar suas tarefas pendentes.

Passo 2: use uma regra de completude

Defina uma regra com o que se há de mais completo e que tenha melhor qualidade. Escolha uma regra que se seja adequada ao tema e que você tenha maior facilidade de usar.

Mas, isso não pode trazer prejuízo ou descontentamento. Sua abordagem de forma híbrida pode demorar a acontecer se você não tem uma regra bem estabelecida.

Passo 3: acompanhe o percentual

Durante o desenvolvimento de seu trabalho, atualize a sua lista de backlog.

Através de porcentagem, anote o quanto foi feito de sua tarefa.

Depois disso, faça o cálculo da média dos itens. Some todos os itens e divida pela quantidade. Assim, você terá a apuração do percentual de seu trabalho.

Passo 4: se planeje

Faça previsões através de seu percentual e da data limite e veja se tempo será suficiente para a conclusão do que foi proposto.  Se o quanto você produz em um único dia é suficiente, administre suas progressões e suas regressões. Busque a melhor forma de melhorá-las.

Use suas planilhas a seu favor, compare o quanto você avançou desde seus feitos passados até os atuais. Veja se o seu ritmo permanece o mesmo, ou se melhorou e repasse sua forma de se programar. Assim, todos os que estão trabalhando com você podem entrar no mesmo ritmo e seguirem juntos.

Planilhas podem ser defasadas e não muito práticas, portanto você também pode optar por uso de uma plataforma como a Central de Iniciativas do AEVO.

Nela, você consegue criar tarefas, atribuir pessoas a elas, estabelecer prazos e definir métricas. Tudo para a gestão dos seus projetos de forma intuitiva e totalmente online.

Passo 5: seja cuidadoso

Vez ou outra, algo em seu projeto não vai sair como planejado. Portanto, isso pode fazer com que seu trabalho não avance e seu prazo não seja tão preciso assim.

Para isso, tente adiantar o máximo possível de seu desempenho em áreas que você possui mais domínio. Assim que acabar, reveja os pontos a serem refeitos .

Diferenças entre PMBOK e Scrum

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O PMBOK e o SCRUM não são concorrentes, apesar da comparação. Mas, existem algumas diferenças que podem se adaptar melhor ao modelo de gerenciamento de projetos e processos.

De modo geral, o Scrum é uma das metodologias ágeis mais utilizadas no mundo, principalmente por desenvolvedores de software, devido à facilidade de compreensão e possibilidade de aplicação em projetos variados.

Sua facilidade de compreensão e possibilidade de aplicação em projetos variados fizeram a cabeça dos gestores, principalmente devido a sua abordagem.

PMBOK demanda um esforço durante um período para chegar a um determinado objetivo, obtendo a melhor experiência dentro de uma gerência de projetos.

O guia consiste em um macroprocesso com pontos principais ligados entre si: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

Já a palavra Scrum tem origem na expressão inglesa “scrimmage” e não possui uma tradução direta para a língua portuguesa.

Empresas que precisam de uma gestão ou de TI mais ágil, são facilmente atraídas por ele por conta de sua abordagem.

O Scrum possui papéis muito bem divididos, melhorando a integração da equipe e assim, evitando qualquer tipo de desentendimento com relação às suas respectivas responsabilidades.

Confira detalhadamente a relação de comparações abaixo:

Planejamento

Scrum: acontece em pequenos ciclos e vai diminuindo a cada etapas.
PMBOK: é detalhado do início ao fim.

Equipe

Scrum: tem autonomia para tomar decisões.
PMBOK: reporta sugestões ao gerente.

Mudanças

Scrum: por ser mais flexível aceita mudanças com mais facilidade.
PMBOK: não admite mudanças depois que a primeira fase foi concluída.

Documentação

Scrum: utiliza apenas documentos necessários para a execução do projeto.
PMBOK: registra tudo detalhadamente, desde aprovações a assinaturas.

Escopo

Scrum: abrange o âmbito geral e gera demandas de acordo com o andamento.
PMBOK: é bastante discutido e dificilmente sofre alterações depois de aprovado.

Tempo

Scrum: cronograma com entregas mensais baseado em sprint.
PMBOK: cronograma detalhado desde o início ao fim do projeto.

Custo

Scrum: controle maior devido às alterações flexíveis.
PMBOK: monitoramento de custos para que não haja alterações.

Execução

Scrum: é renovada a cada período, reagindo às mudanças que vão surgindo.
PMBOK: planejamento rigoroso, toda mudança deve ser avaliada e discutida.

Qualidade

Scrum: desenvolve testes e programação em pares.
PMBOK: totalmente focado em validação, verificação e testes com planejamento.

Cliente

Scrum: está sempre envolvido e possui representante junto a equipe.
PMBOK: o envolvimento acontece no início para validação e no final para aprovação.

Comunicação

Scrum: linguagem informal e verbal, seja com a equipe ou cliente.
PMBOK: abordagem formal, feita através de e-mails e relatórios.

Prioridades

Scrum: podem ser alteradas de acordo com o cliente e inseridas na próxima etapa.
PMBOK: definidas no começo do projeto e dificilmente alteradas.

Aquisição

Scrum: a presença do cliente e frequentes mudanças nos pedidos são um desafio.
PMBOK: possui alto controle devido escopo bem definido e documentado.

Integração

Scrum: pode ter alteração e interferência do gerente de projetos.
PMBOK: gerente possui total controle do plano.

Foco

Scrum: satisfação do cliente e produto final.
PMBOK: rigor no controle das etapas planejadas previamente.

Aprendizagem e correções

Scrum: experiências são documentadas e avaliadas no final de cada etapa.
PMBOK: ao final de todo o projeto as experiências vão para uma auditoria.

Os mais tradicionais afirmam que o Scrum é muito complexo, pois exige uma certa disciplina e por isso acaba dificultando que os processos sejam cumpridos. Já os desenvolvedores tecnológicos, afirmam que o PMBOK é cheio de burocracias e é apenas focado nos processos.

A ideia é entender mais a fundo o possível projeto para que ninguém perca tempo. Na hora de escolher qual dos métodos aplicar a sua gestão de projetos é necessário entender as suas complexidades. E, através desta análise, somar o melhor dos dois mundos para agregar valor para o seu cliente e a equipe envolvida no projeto.

O principal centro desta análise é entender qual processo irá fazer mais sentido para você, sua equipe e seu cliente.

Se o seu perfil de relacionamento é mais flexível, permite mudanças, dá autonomia para o seu time, exige poucas burocracias e envolve o cliente do início ao fim do projeto, o Scrum funciona para você.

Este método permite uma comunicação mais informal, estreitando relações entre as pessoas, além de lidar bem com as aprendizagens e correção dos erros.

Mas, se você prefere um processo mais rigoroso, extremamente detalhado, que todas as decisões passem por um gestor e deve manter uma certa distância com o cliente para não atrasar o processo, o PMBOK é o ideal.

O guia pode te oferecer vantagens com um cronograma de alto controle e processos bem definidos, o que facilita na organização.

Com todas essas diferenças, fica mais claro que para saber quando aplicar o PMBOK ou o Scrum. Saber que existem projetos que, para aplicar o Scrum, é necessário ter o apoio do Guia PMBOK, que é os grandes gestores têm feito ultimamente.

Como o uso do Guia PMBOK fortalece a inovação?

Colocando em prática os procedimentos desenvolvidos pelo PMBOK, fica mais fácil a gestão de projetos da sua empresa, fazendo sua execução ser ainda mais estruturada.

Com esse guia, consegue-se determinar e estabelecer fluxos mais eficientes, tudo baseado em análises dos processos já implementados e em funcionamento.

Gerando assim dados e informações que mostram como caminhar para uma maior produtividade, redução de custos e, principalmente, a satisfação dos colaboradores envolvidos. 

PMBOK para ter mais resultados com a inovação

Inovação e resultado caminham lado a lado. As empresas mais inovadoras, na maioria dos casos, são as que mais geram resultados.

A Apple está aí para não nos deixar mentir. Outro grande exemplo é a Nubank, a primeira fintech brasileira a ganhar notabilidade, gerando uma grande disrupção no mercado financeiro, oferecendo muita agilidade e autonomia para os seus clientes por meio do seu aplicativo mobile.

Com o PMBOK, otimizamos a eficiência da empresa e lidamos com as questões específicas de cada área, facilitando na produção de inovações.

É fundamental os gestores informarem quais são e como são os desafios que precisam de soluções. Afinal, inovação sem comunicação não rola. 

Ricardo Vargas, especialista em gerenciamento de projetos e responsável por mais de oitenta projetos de grande porte em todo o mundo em diversas áreas, como petróleo, energia, infraestrutura, telecomunicações, informática e finanças, com um portfólio de investimentos gerenciado superior a 20 bilhões de dólares, é categórico quando o assunto é inovação com resultados.

Segundo ele, para que isso caminhe de forma saudável, tanto para as organizações, tanto para os envolvidos no projeto, é fundamental ter bem estruturado todo o gerenciamento de projetos.

Agora pense em como esses processos descritos pelo PMBOK podem lhe ajudar a formatar um programa de ideias e consequentemente aplicar as melhores ideias surgidas dele.

Ter um programa de ideias por si só não ajuda a sua empresa inovar.

Para tal objetivo é preciso absorver melhores práticas e processos já validados de implantação; uma vez que a implantação de uma ideia pode gerar várias oportunidades como diferenciação, diversificação e também maior engajamento da equipe – principalmente daquele colaborador responsável pela ideia inicialmente

Relação entre PMBOK e Programas de Inovação

Com a transformação do mundo a todo momento, onde produtos são substituídos numa velocidade incrível, é essencial a criação de soluções cada vez mais diferentes e únicas.

O programa de inovação passou a ser fundamental para as empresas que não querem ficar para trás. Os modelos de inovação estão mais presentes nas organizações, fazendo que com elas consigam voltar a competir e gerar uma vantagem perante as outras. Mas, sabemos que inovar exige trabalho árduo e disciplina. 

Por isso, separamos  5 passos  para você alinhar o seu programa de inovação com o PMBOK.

  1. Defina uma estratégia: os melhores resultados só são descobertos por quem conhece todas as pedras no caminho. Estabeleça esse caminho que irá percorrer e busque sempre inovar. 
  2. Tenha um modelo de gestão: é aí que o PMBOK se faz útil. Use tudo que esse guia tem a oferecer, esse é um grande suporte para a inovação. Estabeleça um processo de geração de ideias, selecione as melhores e transforme-as em projetos. 
  3. Obtenha recursos: não tem como inovar sem recursos. Mas dinheiro não é tudo, encontre pessoas altamente capacitadas e engajadas em inovar. A pluralidade de conhecimentos é essencial para a inovação nas organizações. 
  4. Mensure todos os resultados: verifique sempre se está sendo rentável as inovações aplicadas. Acompanhar esses indicadores é o que separa o sucesso do fracasso de um projeto. Por isso, fique de olho em tudo. 
  5. A inovação tem que ser cultural: um ambiente livre de preconceitos é mais propenso para o surgimento de ideias criativas e inovadoras. Desconstrua a visão que a maioria das pessoas têm de que inovação só tem a ver com produtos. A inovação está presente em serviços e processos também. 

Como aplicar o PMBOK em um Programa de Ideias?

Como falamos anteriormente, a aplicação do PMBOK não é nenhum bicho de 7 cabeças. Ele ajuda a encontrar um norte, principalmente para os gestores de projetos, indicando os melhores caminhos para se percorrer.

Mas, além disso, deixa claro que os projetos devem ser realmente gerenciados, ter um dono e um responsável por sua aplicação.

Seja na criação de um novo produto do segmento de moda, na construção de um novo empreendimento imobiliário, no desenvolvimento de um site de vendas, numa campanha publicitária de uma financeira, no programa de ideias da sua empresa, ou até mesmo na sua festa de casamento, o PMBOK se aplica a todo tipo de projeto. 

Dessa forma, imagine que cada ideia surgida no programa de ideias possa tornar-se um projeto.

Para que ela ganhe tração e chegue ao destino final, que é a aplicação efetiva da ideia e o surgimento de uma melhoria (seja ela no setor que for), é importante que o responsável pelo projeto tenha em mente que pode utilizar esse conjunto de ferramentas e práticas que o PMBOK oferece para desenvolver o programa de ideias da empresa.

Afinal, quanto mais ideias aplicadas, maior a motivação dos demais colaboradores de continuarem a gerar mais ideias.

A verdadeira importância do PMBOK

Com o PMBOK, os gestores de projetos conseguem estabelecer um padrão nos processos e determinar procedimentos mais assertivos, assegurando uma maior credibilidade e qualidade na gestão de projetos.

Também são escolhidos os procedimentos que serão usados para a execução do projeto, de forma que a mesma seja alinhada com a cultura da organização. 

Distribuir as responsabilidades para cada profissional envolvido no projeto faz com que o mesmo seja mais transparente e aumenta o controle nos prazos, uma vez que quem está com a mão na massa sabe realmente quanto tempo e como proceder com tal projeto.

Pense agora no programa de ideias da sua empresa, quem são as peças importante? Seriam os colaboradores responsáveis por ideias uma peça crucial para o desenvolvimento? E a liderança abraçar a iniciativa, seria outra maneira importante?

Um programa de ideias movimenta diversas áreas de uma empresa, e o que desejamos te mostrar neste artigo é que é possível desenvolver e implantar essas ideias de forma constante e estruturada para ajudar a sua empresa a inovar.

O guia apresenta um vocabulário totalmente acessível, que facilita muito a sua compreensão e entendimento. Essa linguagem simples ajuda muito no andamento dos projetos, já que é consenso que com uma comunicação fluida diminui os riscos de ruídos e erros no processo consideravelmente.  

Por se tratar de um manual com muitas informações valiosas de profissionais que têm uma grande experiência em gestão de projetos, quando essas recomendações são colocadas em práticas, as chances do seu projeto ser um sucesso é enorme.

Por isso, siga cada orientação que esse guia fornece e esteja sempre em busca da inovação no seu negócio, pois onde tem inovação tem resultado.   

Como funciona a certificação?

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Quem se aventura pela área de gestão de projetos certamente já ouviu falar da certificação PMP. Traduzida para o português, ela quer dizer: Profissional do Gerenciamento de Projetos. Essa é a certificação mais reconhecida e admirada do mundo, quando o assunto é gerenciamento de projetos. 

O Instituto Nacional de Padrões dos EUA (ANSI), junto da Organização Internacional para Padronização (ISO), são quem conferem essa certificação.

Essa certificação comprova que o profissional possui formação e experiência prática em gestão de projetos. Sem contar que também atesta a capacidade desses profissionais. Sempre de acordo com as práticas e normas estabelecidas pelo PMI e reafirmadas no PMBoK. 

Essa certificação é sustentada por dois pilares: conhecimento e experiência. Todos os candidatos devem ter tido grande experiência em liderança de projetos. E também um grande conhecimento nas ferramentas, boas práticas e técnicas de gestão. Tudo estabelecido pelo PMBoK. 

Basicamente existem duas categorias diferentes para quem quer se certificar pelo PMP. Veja quais são elas abaixo: 

Categoria A:

  • Ser graduado com mínimo de 4 anos;
  • Ter no mínimo 3 anos de experiência com gestão e gerenciamento de projetos;
  • Mínimo 4500 horas de liderança à frente de projetos;
  • 35 Horas de formação em gerenciamento de projetos.   

Categoria B:  

  • Ter o diploma de ensino médio; 
  • Mínimo 5 anos de experiência com gestão e gerenciamento de projetos;
  • Ter no mínimo 7.500 horas de liderança à frente de projetos;
  • 35 Horas de formação em gerenciamento de projetos . 

Com essa certificação, você ganha muito mais visibilidade no mercado e traz experiência para as empresas. Sem contar que é uma qualificação internacional. Ou seja, independente do lugar que você vá, você será reconhecido. 

Reconhecimento como PMI

PMI é a uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos do mundo. Essa é uma associação sem fins lucrativos fundada em 1969. Com sede na Pensilvânia nos Estados Unidos, ela reúne os profissionais da área de gestão de projetos. 

O objetivo é reunir esses profissionais para troca de ideias e experiências sobre gerenciamento de projetos.

O PMI, ou Project Management Institute, está presente em mais de 185 países com mais de 600 mil membros afiliados.

Sua certificação é muito valorizada pelo mercado e coloca os profissionais que as têm em outro patamar. Esses profissionais são chamados de PMP, Project Management Professional

Essa instituição é responsável pela publicação do PMBOK. Esse guia traz um conjunto de práticas em gestão de projetos, definindo que deve acontecer durante todo o ciclo de vida de um projeto.

Certificação PMP

Os profissionais de gestão de projetos que que são certificados pelo PMI são chamados de PMP – Project Management Professional. Essa certificação é o “grão mestre” dessa área, ela é a mais respeitada e reconhecida do mundo. 

Em 1999, o PMI se tornou a primeira organização do mundo a ter seu Programa de Certificação autenticado pelo ISO 9001, que é o PMP. 

Existem diversas condições para que o profissional consiga essa certificação. Além de ter que se sujeitar ao Código de Conduta Profissional e passar no Exame de Certificação PMP.

Profissionais certificados pelo PMP estão aptos a desenvolver os mais diversos e complexos projetos . Contribuir para o aprimoramento e execução de metodologias, processos, critérios, padrões, parâmetros e ferramentas para gestão. Além de liderar projetos e monitorar todo o processo com um todo. 

Hoje, no mundo inteiro, existem mais de 400 mil profissionais certificados PMP em mais de 165 países.

Conclusão

PMBOK, quando aplicado em um ambiente propício à inovação, gera muito mais resultado. Os gestores estão cada vez mais interessados na alta produtividade dos colaboradores e não estão medindo esforços para isso.

Existe uma série de maneiras de aumentar a produtividade, além de treinamentos, comissões, escolha correta de funcionários, melhora no ambiente de trabalho, clima organizacional e, principalmente, uma gestão de projeto eficaz. 

Se você tem interesse em como aplicar as melhores práticas de projeto na sua empresa, conheça o AEVO, uma solução completa em gestão da inovação e estratégia, onde você consegue ter um maior controle nos projetos, facilitando assim sua gestão e permitindo trazer mais inovação para o negócio.

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Lillian Donato

Formada em Publicidade e Propaganda pela UFES e pós-graduada em BI, Marketing Digital e Data Driven pela PUCRS, Lillian trabalha com marketing há 8 anos, tendo passado por agências de marketing, veículos de comunicação, trabalhando com rádio e televisão, além do setor de tecnologia e software. Ao longo de sua experiência profissional, já trabalhou com design, redação, SEO, mídias pagas, CRO e diversas outras áreas no marketing, tendo como especialidade marketing b2b. Atualmente é coordenadora de marketing na AEVO.

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