PMO: 7 indicadores para seu portfólio de projetos

Uma das principais funções do PMO é a de monitoramento dos KPI’s, ou indicadores de desempenho do portfólio de projetos, de sua organização ou departamento.

Mas, quais indicadores devem ser controlados e comunicados em um relatórios de status? Como monitorar e melhorar os resultados obtidos? Como estimular, no longo prazo, a evolução contínua da empresa na gestão de projetos?

Uma solução está em adaptar a estrutura do BSC (Balanced Scorecard) ao portfólio de projetos, balanceando os resultados (prazo e custo, por exemplo) com a geração de valor para o longo prazo (capacitação da equipe, maturidade de gestão de projetos, etc).

A organização do BSC do portfólio de projetos pode tomar diversas formas, dependendo dos objetivos de cada empresa. Neste artigo, utilizaremos as seguintes perspectivas: Resultados, Controle e Pessoas/Maturidade.

Na perspectiva de Resultados , monitoramos os indicadores que medem o nível de sucesso do portfólio. Tipicamente, desvio de prazo/custo e satisfação dos clientes atendem a quase todos os tipos de empresas.

Se a sua organização obtém receita diretamente dos projetos (exemplos: serviços de consultoria, desenvolvimento de software, etc), esta é a perspectiva para incluir os indicadores de margem dos projetos.

Se os projetos da sua empresa têm riscos de segurança do trabalho e/ou de impacto ao meio ambiente, inclua nesta perspectiva os indicadores relacionados.

Na perspectiva Controle, vamos incluir o acompanhamento da execução dos projetos, buscando guardar forte relação de causa e efeito com os resultados.

Por exemplo, em projetos que dependem das atividades de fornecedores externos, as avaliações de desempenho dos mesmos estão diretamente relacionadas aos resultados gerados no médio prazo.

Exemplos de indicadores para essa perspectiva: desvio de avanço físico, desempenho de fornecedores e número de não conformidades.

Finalmente, na perspectiva Pessoas/Maturidade, incluímos os ativos intangíveis da gestão de projetos da organização, que tendem a perpetuar a geração de valor.

A ideia é contemplar medições relacionadas à maturidade da empresa e o nível de qualificação da equipe na gestão de projetos. Exemplos: aderência dos projetos ao processo da empresa, maturidade da organização em gestão de projetos e qualificação/certificação da equipe.

Neste artigo, apresentarei alguns indicadores que podem ser utilizados por qualquer tipo de empresa. Ressalto, contudo, que cada empresa deve avaliar o seu contexto para definir os indicadores adequados aos seus objetivos em projetos.

1- Desvio de Prazo (Perspectiva Resultados)

Se o projeto gera uma nova fonte de receita, um atraso retarda os novos faturamentos. Se o objetivo é reduzir custos, terminar depois do combinado significa passar mais tempo gastando mais. Se o projeto busca reduzir o impacto ambiental de uma indústria, a demora na entrega resulta em mais dano ao ecossistema.

Enfim, de forma geral, terminar dentro da data planejada é sempre algo desejável. O desvio de prazo é, portanto, um importante indicador de resultados do projeto.

Projetos distintos, no entanto, têm diferentes limites aceitáveis para atraso. Para um projeto de 2 anos de duração, 1 dia de atraso é irrelevante. Para um projeto de 10 dias, como uma parada de fábrica, 1 dia de atraso é uma eternidade!

Por isso, o ideal é que o desvio de prazo seja um indicador percentual em relação à duração total do projeto. Em geral, esse indicador é calculado conforme a fórmula a seguir:

Para exemplificar, vamos considerar um projeto com duração planejada de 100 dias. Esse projeto terminou em 20/09 e deveria ter terminado em 10/09, ou seja, atrasou 10 dias (para simplificar, considerei dias corridos). Usando a fórmula:

Desvio de Prazo = (20/09 – 10/09) / 100 = 10 / 100 = 10%.

Assim, o projeto em questão apresentou 10% de atraso ou desvio de prazo.

Repare que, se o projeto terminar adiantado, o término real será menor que o término planejado e o indicador será negativo. Isso significa que esse indicador é do tipo quanto menor, melhor .

Para exemplificar o caso do adiantamento, vamos considerar o mesmo projeto, mas supondo que o término real tenha ocorrido em 05/09:

Desvio de Prazo = (05/09 – 10/09) / 100 = -5 / 100 = -5%

Nesse caso, a interpretação é de que o projeto está 5% adiantado .

Nos exemplos que utilizei acima, considerei projetos já concluídos. Mas, como calcular o desvio de prazo em projetos que ainda estejam em andamento?

Uma alternativa é utilizar a previsão atual de término (tendência) no lugar do término real.

A ideia é que, utilizando cronogramas para planejar as próximas atividades do projeto, sempre temos uma previsão atualizada de quando o projeto terminará e, portanto, a sua tendência atual de desvio de prazo.

Para que a previsão seja confiável, confira o artigo 7 dicas essenciais para um cronograma confiável.

O risco, nesse caso, está nos replanejamentos “mirabolantes”, que são muito otimistas para as tarefas futuras e nunca deixam o projeto com tendência de atraso. Se não for possível confiar na informação, é melhor não utilizar.

Outra opção é dividir o projeto em fases e manter o desvio sempre calculado para a última fase concluída. Assim, se o projeto terminou a primeira fase e está na segunda fase, consideramos o desvio de prazo da primeira fase.

Nesse caso, o indicador é um resultado de fato (mesmo que intermediário) e não uma tendência. O problema é que continuamos olhando para o retrovisor, ao invés de antecipar tendências futuras e atuar para prevenir resultados futuros ruins.

2- Desvio de Custo (Perspectiva Resultados)

Gastar mais do que o orçado para um projeto é sempre uma má notícia para as organizações. Assim, monitorar os custos é imprescindível para o sucesso do portfólio.

De forma análoga ao desvio de prazo, o desvio de custo não deve ser um indicador absoluto, mas sim um percentual em relação ao valor orçado para o projeto. Em geral, a fórmula é a seguinte:

Como exemplo, consideremos a construção de um estádio de futebol. O valor orçado era R$ 1 bilhão, mas o mesmo foi realizado por R$ 2 bilhões. Vamos calcular o desvio:

Desvio de Custo = (2 Bi – 1 Bi) / 1 Bi = 100%.

Nesse exemplo exagerado, temos um projeto com 100% de desvio de custo. Um verdadeiro pesadelo!

Descobrir um desvio desse tamanho no final do projeto seria tarde demais. O ideal é também conseguir monitorar o desvio de custo durante o desenvolvimento do projeto.

Uma opção é calcular o forecast no lugar do custo real. O forecast é basicamente a soma dos (1) custos realizados, (2) custos já comprometidos e (3) os valores orçados para os itens restantes. Vamos considerar as seguintes suposições:

• Orçamento do projeto: R$ 100 mil;
• Custos já realizados até o momento (1): R$ 20 mil;
• Custos já comprometidos em contrato (2): R$ 60 mil;
• Custos previstos para os itens ainda não comprometidos (3): R$ 25 mil.

Repare que, se somarmos os últimos três custos, teremos o valor previsto atualmente para ser efetivamente no projeto. Ou seja, o forecast.

Assim, o forecast é, nesse caso, R$ 105 mil. Calculemos o Desvio de Custo:

Desvio de Custo = ([Forecast] – [Custo orçado]) / [Custo orçado] = (105K – 100K) / 100k = 5%.

Em outros termos, a previsão atual é de que o projeto estoure o orçamento em 5% . Reforço que, utilizando o forecast, o indicador se torna um indicador de tendência .

Uma alternativa seria calcular o desvio de custo até o momento. O importante, nesse caso, é comparar as coisas certas, ou seja, comparar o custo dos itens realizados com o orçamento para esses mesmos itens.

3- Satisfação dos clientes (Perspectiva Resultados)

Medir a satisfação dos clientes, sejam eles externos ou internos à organização, é uma importante medida para o sucesso do projeto.

Projetos entregues no prazo e dentro do orçamento, mas que não atenderam as necessidades e expectativas dos clientes são fracassos .

A forma mais simples de medir a satisfação do cliente é via um formulário de pesquisa de satisfação. É comum que eles tenham uma lista de perguntas que permitam o cálculo da satisfação em um valor de 0 a 100%. Quanto maior o valor, maior a satisfação do cliente.

Vale ressaltar que as pesquisas via formulários podem ter dados alterados. Porque nem sempre o que o cliente diz é realmente o que o cliente pensa.

Para isso é preciso combinar as respostas dos formulários com dados reais. Cruzando-as e comparando para que o impacto de mudanças sejam vistos.

Diferente dos indicadores de desvio, o indicador de satisfação é do tipo quanto maior, melhor. Repare que diferentes indicadores devem ser interpretados de formas distintas.

4- Desvio de avanço físico (Perspectiva Controle)

O desvio de avanço físico é, sem dúvidas, um dos indicadores mais utilizados para controle da execução dos projetos.

Ele foi incluído na perspectiva Controle, pois é mais útil para acompanhar o andamento da execução do projeto do que para fornecer um resultado em si do projeto.

Em linhas gerais, a ideia do indicador é comparar a quantidade de escopo planejado até o momento com a efetivamente entregue/realizada. A fórmula é a seguinte:

Por exemplo, se, em um dado momento, um projeto tem um avanço previsto de 50% e o realizado está em 40%, podemos concluir que foi feito menos do que o esperado (desvio de 10% de avanço físico). Em geral, esse desvio tem uma relação muito forte com o potencial de atraso do projeto.

O grande benefício desse indicador para o controle do andamento do projeto é que ele pode ser efetivamente medido em um dado momento, não dependendo de uma análise de tendência/projeção futura, como o desvio de prazo.

Além disso, ele pode ser plotado em um gráfico temporal, gerando a Curva de Avanço Físico ou Curva S, como ilustrado na figura abaixo:

Por conta de sua assertividade e versatilidade, o desvio de avanço físico é utilizado em diversos níveis de controle de projetos, como já explorado no artigo Avanço Físico: como comunicar a evolução dos projetos de maneira efetiva.

5- Índice de Desempenho de Fornecedores (Perspectiva Controle)

É comum que os serviços executados por fornecedores/parceiros sejam de extrema relevância para os projetos, representando, em muitos casos, a maior parte do escopo.

Por isso, monitorar o desempenho dos fornecedores tem uma relação direta com os resultados obtidos no projeto.

Caso os fornecedores atrasem os seus serviços, há grandes chances de impacto no atraso do projeto.

Caso realizem os serviços com baixa qualidade, certamente afetará a satisfação do cliente.

O ideal é identificar os pontos relevantes para os projetos da empresa e avaliá-los periodicamente. Por exemplo: planejamento adequado das atividades, qualidade dos serviços e comportamento seguro podem ser avaliados e ponderados para gerar uma nota geral de desempenho dos fornecedores.

Atrelar a avaliação de desempenho dos fornecedores a bônus e/ou penalidades ajuda a contribuir para que os resultados sejam atingidos.

6- Maturidade Organizacional em Gestão de Projetos (Perspectiva Pessoas/Maturidade)

Quão capaz em gerenciar seus projetos com sucesso está uma organização? Essa é a pergunta que os modelos de maturidade buscam responder.

Um modelo de maturidade é um mecanismo capaz de quantificar a capacidade de uma organização gerenciar projetos com sucesso. Por quantificar numericamente a maturidade, esses modelos são perfeitos para utilização como um indicador.

Existem vários modelos disponíveis, sendo que alguns deles disponibilizam pesquisas anuais respondidas por diversas organizações de vários setores e portes.

Todos os modelos observam uma correlação direta entre a evolução do nível de maturidade com a melhoria dos resultados nos projetos.

Em suma, os modelos de maturidade permitem definir um indicador mensurável para evolução da empresa na capacidade de gestão dos projetos e isso tem relação direta com os resultados.

7- Qualificação da Equipe (Perspectiva Pessoas/Maturidade)

Em última instância, as pessoas da empresa são responsáveis pela realização das atividades e, portanto, são essenciais para o sucesso da organização.

São as pessoas que irão criar os processos, desenvolver os sistemas, planejar os projetos, realizar os controles e gerar o valor para o negócio. Dessa forma, é fundamental que a equipe esteja bem qualificada na gestão e nas habilidades técnicas necessárias para os projetos.

E é exatamente essa parte prática a mais importante para a qualificação de algumas pessoas, por isso, o AEVO promove desafios e estimula a participação dos colaboradores. Saiba como podemos te ajudar falando com nosso time de especialistas.

Um indicador que pode ser utilizado para medir a qualificação da equipe é o número ou percentual de profissionais treinados nos assuntos necessários aos projetos.

Essa abordagem tem a vantagem de ser simples, mas pode não ser efetiva para a análise da capacidade da equipe, pois basta participar do treinamento para ser contado como treinado.

Por conta disso, pode-se utilizar a avaliação de eficácia das capacitações para avançar na medição da qualificação da equipe ou até mesmo utilizar o indicador de número ou percentual de profissionais certificados.

Conclusão

Em resumo, este artigo apresentou uma estrutura baseada em perspectivas do BSC para controle de indicadores de desempenho do portfólio de projetos.

Foram discutidos alguns KPI’s que podem ser usados por empresas de diversos portes e segmentos.

A ideia é identificar as necessidades da sua área ou organização e estruturar as perspectivas e indicadores de forma adequada.