PMO: o que é, 3 os tipos e a diferença para PM

PMO (Project Management Office) significa escritório de projetos, e é o departamento responsável pela gestão eficiente e padronizada dos projetos de uma organização. Com o PMO, a empresa centraliza ações e mantém o alinhamento estratégico.

PMO (Project Management Office) significa escritório de projetos, e é o departamento responsável pela gestão eficiente e padronizada dos projetos de uma organização. Com o PMO, a empresa centraliza ações e mantém o alinhamento estratégico.

Empresas que desenvolvem projetos devem saber como gerenciá-los de forma adequada para que atinjam os seus objetivos.

Esse trabalho exige foco e empenho, além de uma estrutura que permita a sua concepção e execução corretas. Para tanto, o PMO é essencial.

Entenda o conceito de PMO mais detalhadamente, as suas funções e importância neste texto.

O que é PMO?

PMO, ou escritório de projetos, é um departamento existente em empresas, que tem como objetivo padronizar processos que envolvem a gestão de projetos.

Ele centraliza e controla os projetos, além de disponibilizar os recursos necessários para serem viabilizados. O PMO também acompanha o trabalho para verificar se a metodologia/framework adotada é seguida pela equipe.

Além disso, uma empresa pode ter um ou mais escritórios de projetos. Fazendo uso de um dos três tipos mais comuns: o modelo corporativo, departamental e operacional.

Para uma maior organização dos procedimentos, pode haver um central que abranja aos demais.

Neste caso, estamos nos referindo ao escritório de projetos corporativo, que trabalha de forma estratégica.

O PMO departamental auxilia uma determinada área. E o operacional atua em um único projeto, sendo usual o encerramento das atividades quando o projeto em questão for concluído.

É muito comum surgir a dúvida quanto a diferença de conceituação entre os PM (Product Manager) e os PMO.

PMO é o escritório de projetos, área/departamento responsável. De modo geral, a sua atuação é mais “legislativa”, ou seja, segue padrões e métodos para haver um gerenciamento efetivo para os projetos; já os PMs são responsáveis por executar. Desse modo, claro, um escritório de projetos não consegue ser efetivo sem os seus PMs.

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Para que serve um PMO e qual sua importância?

O escritório de projetos é de grande importância para empresas que devem gerenciar diferentes projetos de forma simultânea. Isso porque o PMO serve para consolidar a documentação dos projetos, que é uma parte essencial da gestão de projetos.

O PMO faz com que os projetos sejam executados seguindo as boas práticas (considerando, por exemplo, os projetos de inovação), fazendo uso apropriado das metodologias e ferramentas disponíveis e seguindo as diretrizes e políticas de governança.

Ou seja, o escritório de projetos está presente em todas as etapas, orientando a equipe para que os objetivos sejam alcançados com eficiência. É importante, ainda, por acompanhar todo o trabalho executado e gerar relatórios para a empresa.

Categorias de PMO

Categorias do PMO corporativo e quais as contribuições de cada um.

Como já mencionado, existem diferentes tipos de PMO. Veja a seguir quais as características de alguns deles:

PMO de suporte

É um escritório importante de ser implantado quando a empresa está começando a desenvolver projetos. Isso ocorre porque seu nível de controle é menor em relação aos demais PMOs.

Oferece consultoria para os gerentes de projetos, principalmente orientando sobre os melhores modelos, técnicas e ferramentas para cada iniciativa.

Está ainda entre as suas atribuições a de organizar os documentos para que as informações referentes a um projeto sirvam de lição para os seus sucessores.

PMO de controle

Oferece apoio aos gerentes e verifica se os projetos estão de acordo com as normas estipuladas, uma vez que esse PMO também é responsável por capacitá-los.

A verificação é feita por meio de auditorias, quando se buscam falhas no processo.

O objetivo é promover revisões para que seja aperfeiçoado e, por consequência, o mesmo ocorra com os projetos.

Esse escritório deve controlar o portfólio de projetos por meio da organização e priorização de iniciativas.

PMO diretivo

É o escritório que mais possui controle, até porque é o seu papel direcionar os recursos para cada projeto. É o seu papel definir o gerente de cada projeto e os recursos financeiros necessários para a iniciativa.

O PMO diretivo deve ter excelência na gestão de projetos e por isso é mais um escritório que realiza recomendações e promove as adequadas metodologias para o trabalho. As auditorias também são de sua responsabilidade.

Funções do PMO

Já é possível ter uma noção das diversas funções do PMO nas empresas. Veja a seguir mais sobre as principais atribuições do escritório de projetos.

1- Determinar e revisar a gestão de projetos

O PMO deve definir um conjunto de tarefas e sua ordem de execução para que o projeto atinja o seu objetivo. Esse cuidado é importante para padronizar o trabalho e possibilitar que os processos sejam mais eficientes.

Para contribuir com essa tarefa, os processos de gestão são divididos em iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

2 – Estabelecer metodologias para a gestão de projetos

O PMO é responsável por determinar as metodologias de gestão de projetos aplicadas na empresa, bem como por capacitar os gerentes de projetos para usá-las.

São três os principais tipos de metodologia de gestão de projetos: as metodologias clássicas, as metodologias ágeis e as metodologias híbridas. É importante saber qual delas utilizar em cada iniciativa.

3 – Administrar fluxo e portfólio de projetos

O fluxo de projetos em uma empresa pode ser intenso e o PMO precisa definir quais realmente devem ser colocados em prática, pois são os mais importantes. Além disso, é necessário identificar aqueles que merecem prioridade.

Essa tarefa exige foco, conhecimento do segmento de mercado e do público consumidor para fazer as avaliações assertivas.

Além de identificar e priorizar os projetos, o escritório deve monitorar as iniciativas, para que sejam realizadas no prazo e não prejudiquem o fluxo.

4 – Priorizar a ordem de execução dos projetos

Esse é um dos grandes desafios do PMO, pois, em meio a tantas iniciativas que podem aparecer na empresa, apenas parte delas tem a oportunidade de ser colocada em prática. Isso exige a priorização dos projetos.

A boa notícia é que há métodos que contribuem com essa escolha. Alguns exemplos são a Matriz 4×4, a Matriz GUT, a Matriz BASICO e a Matriz RICE. É essencial conhecê-las para contribuir com o processo de decisão.

Como implementar um setor de PMO em uma empresa?

Para que o escritório de projetos funcione de maneira apropriada, é fundamental que ele seja bem implementado na empresa. Confira a seguir quais são as etapas do processo:

1 – Preparação da empresa para a mudança

O primeiro passo para implantar o PMO é promover a comunicação. Todos os envolvidos devem estar cientes da mudança e entender as suas vantagens.

Já que é comum haver resistência para o novo, os responsáveis pela implementação precisam também ser agentes motivadores para fomentar o apoio de toda a equipe.

2 – Entendimento da situação atual

Uma etapa importante é entender o cenário da gestão de projetos dentro da empresa.

Em geral, elas possuem procedimentos e metodologias, mesmo que não as usem da melhor forma. Entender a situação atual é essencial para identificar exatamente o que fazer.

3 – Designação dos objetivos do PMO

Já que existem diferentes PMO, é importante determinar por qual começar.

Iniciar com um único pode contribuir com o processo de adaptação. E para saber qual o mais adequado para o momento é preciso compreender os objetivos da iniciativa.

4 – Organização do escritório de projetos

Chega a hora de escolher uma metodologia para ser usado no PMO, fazer um catálogo de serviços, mapear os serviços, definir condições, etc.

Enfim, é preciso organizar o escritório, definindo como ele deve funcionar, bem como capacitar os gerentes de projetos.

5 – Ativação do trabalho do PMO

A etapa final é colocar em prática as atividades do escritório de projetos.

Uma dica que ajuda na adaptação de todos é inicialmente fazer um projeto-piloto, com testes rápidos e pontuais. Depois, aos poucos, é possível aumentar a sua abrangência.

Conclusão

Contar com o PMO na sua empresa é um passo importante a caminho da inovação. Por mais que a execução de projetos seja frequente, é necessário criar procedimentos para que o trabalho da equipe se torne mais eficiente.

Se esse cuidado não existir, são grandes as chances de colocar tempo e dinheiro fora. Porém, com um ou mais escritórios de projetos é possível gerenciar iniciativas que gerem resultados positivos.

E como citado neste artigo, as ferramentas certas são essenciais para o processo.

O AEVO é um software de gestão da inovação e estratégia que contribui com o planejamento e realização de projetos.

Se você deseja implementar o PMO na sua empresa ou qualificar o trabalho que já é feito no escritório de projetos, conheça as inúmeras vantagens dessa ferramenta.

Lillian Donato

Formada em Publicidade e Propaganda pela UFES e pós-graduada em BI, Marketing Digital e Data Driven pela PUCRS, Lillian trabalha com marketing há 8 anos, tendo passado por agências de marketing, veículos de comunicação, trabalhando com rádio e televisão, além do setor de tecnologia e software. Ao longo de sua experiência profissional, já trabalhou com design, redação, SEO, mídias pagas, CRO e diversas outras áreas no marketing, tendo como especialidade marketing b2b. Atualmente é coordenadora de marketing na AEVO.

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