O que é PMO, funções, importância e como implementar

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Empresas que desenvolvem projetos devem saber como geri-los de forma adequada para que atinjam os seus objetivos. Esse trabalho exige foco e empenho, além de uma estrutura que permita a sua concepção e execução corretas.

Para tanto, o PMO é essencial. Você sabe o que é PMO, funções, importância e como implementar? Para aprender como tornar mais eficiente os projetos na sua empresa continue lendo este artigo e confira as informações presentes nos tópicos a seguir.


O que é PMO?

O PMO, sigla para Project Management Office, em tradução livre, escritório de projetos funciona como um departamento da empresa. O seu objetivo é o de padronizar os processos que envolvem a gestão de projetos.

Ele centraliza e controla os projetos, além de disponibilizar os recursos necessários para que sejam viabilizados. O PMO também acompanha o trabalho para verificar se a metodologia adotada é seguida pela equipe.

Além disso, uma empresa pode ter um ou mais escritórios de projetos. Para uma maior organização dos procedimentos, pode haver um PMO que abranja os demais. Esse é o corporativo, que trabalha de forma estratégica.

O PMO departamental auxilia uma determinada área. E o PMO operacional atua em um único projeto, sendo que é usual ele encerrar as suas atividades quando o projeto em questão for concluído.


Para que serve um PMO e qual sua importância?

O escritório de projetos é de grande importância para empresas que devem gerenciar diferentes projetos de forma simultânea. Isso porque o PMO serve para consolidar a documentação dos projetos, que é uma parte essencial da gestão de projetos.

O PMO faz com que os projetos sejam executados seguindo as boas práticas, fazendo uso apropriado das metodologias e ferramentas disponíveis e seguindo as diretrizes e políticas de governança.

Ou seja, o escritório de projetos está presente em todas as etapas, orientando a equipe para que os objetivos sejam alcançados com eficiência. É importante ainda por acompanhar todo o trabalho executado e gerar relatórios para a empresa.


Categorias de PMO

Como já mencionado, existem diferentes tipos de PMO. Veja a seguir quais são alguns deles:


PMO de suporte

É um escritório importante de ser implantado quando a empresa está começando a desenvolver projetos. Isso ocorre porque seu nível de controle é menor em relação aos demais PMOs.

Oferece consultoria para os gerentes de projetos, principalmente, orientando sobre os melhores modelos, técnicas e ferramenta para cada iniciativa.

Está ainda entre as suas atribuições a de organizar os documentos para que as informações referentes a um projeto sirvam de lição para os seus sucessores.


PMO de controle

Oferece apoio aos gerentes e verifica se os projetos estão de acordo com as normas estipuladas, uma vez que esse PMO também é responsável por capacitá-los. A verificação é feita por meio de auditorias, quando se buscam falhas no processo.

O objetivo é promover revisões para que seja aperfeiçoado e, por consequência, o mesmo ocorra com os projetos. Esse escritório deve controlar o portfólio de projetos por meio da organização e priorização de iniciativas.


PMO diretivo

É o escritório que mais possui controle, até porque é o seu papel direcionar os recursos para cada projeto. É o seu papel definir o gerente de cada projeto e os recursos financeiros necessários para a iniciativa.

O PMO diretivo deve ter excelência na gestão de projetos e por isso é mais um escritório que realiza recomendações e promove as adequadas metodologias para o trabalho. As auditorias também são de sua responsabilidade.


Funções do PMO

Já é possível ter uma noção das diversas funções do PMO nas empresas. Veja a seguir mais sobre as principais atribuições do escritório de projetos.


Determinar e revisar a gestão de projetos

O PMO deve definir um conjunto de tarefas e sua ordem de execução para que o projeto atinja o seu objetivo. Esse cuidado é importante para padronizar o trabalho e possibilitar que os processos sejam mais eficientes.

Para contribuir com essa tarefa, os processos de gestão são divididos em iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.


Estabelecer metodologias para a gestão de projetos

O PMO é responsável por determinar as metodologias de gestão de projetos aplicadas na empresa, bem como por capacitar os gerentes de projetos para usá-las.

São três os principais tipos de metodologia de gestão de projetos: as metodologias clássicas, as metodologias ágeis e as metodologias híbridas. É importante saber qual delas utilizar em cada iniciativa.


Administrar fluxo e portfólio de projetos

O fluxo de projetos em uma empresa pode ser intenso e o PMO precisa definir quais realmente devem ser colocados em prática, pois são os mais importantes. Além disso, é necessário identificar aqueles que merecem prioridade.

Essa tarefa exige foco, conhecimento do segmento de mercado e do público consumidor para fazer as avaliações assertivas.

Além de identificar e priorizar os projetos, o escritório deve monitorar as iniciativas, para que sejam realizadas no prazo e não prejudiquem o fluxo.


Priorizar a ordem de execução dos projetos

Esse é um dos grandes desafios do PMO, pois em meio a tantas iniciativas que podem aparecer na empresa, apenas parte delas tem a oportunidade de ser colocada em prática. Isso exige a priorização dos projetos.

A boa notícia é que há métodos que contribuem com essa escolha. Alguns exemplos são a Matriz 4×4, a Matriz GUT, a Matriz BASICO e a Matriz RICE. É essencial conhecê-las para contribuir com o processo de decisão.


Como implementar um setor de PMO na empresa?

Para que o escritório de projetos funcione de maneira apropriada, é fundamental que ele seja bem implementado na empresa. Confira a seguir quais são as etapas do processo:


Preparação da empresa para a mudança

O primeiro passo para implantar o PMO é promover a comunicação. Todos os envolvidos devem estar cientes da mudança e entender as suas vantagens.

Já que é comum haver resistência para o novo, os responsáveis pela implementação precisam também ser agentes motivadores para fomentar o apoio de toda a equipe.


Entendimento da situação atual

Uma etapa importante é entender o cenário da gestão de projetos dentro da empresa. Em geral, elas possuem procedimentos e metodologias, mesmo que não as usem da melhor forma. Entender a situação atual é essencial para identificar exatamente o que fazer.


Designação dos objetivos do PMO

Já que existem diferentes PMOs, é importante determinar por qual começar. Iniciar com um único pode contribuir com o processo de adaptação. E para saber qual o mais adequado para o momento é preciso compreender os objetivos da iniciativa.


Organização do escritório de projetos

Chega a hora de escolher uma metodologia para ser usado no PMO, fazer um catálogo de serviços, mapear os serviços, definir condições, etc.

Enfim, é preciso organizar o escritório, definindo como ele deve funcionar, bem como capacitar os gerentes de projetos.


Ativação do trabalho do PMO

A etapa final é colocar em prática as atividades do escritório de projetos. Uma dica que ajuda na adaptação de todos é inicialmente fazer um projeto-piloto, com testes rápidos e pontuais. Depois, aos poucos, é possível aumentar a sua abrangência.


Conclusão

Contar com o PMO na sua empresa é um passo importante a caminho da inovação. Por mais que a execução de projetos seja frequente, é necessário criar procedimentos para que o trabalho da equipe se torne mais eficiente.

Se esse cuidado não existir, são grandes as chances de colocar tempo e dinheiro fora. Porém, com um ou mais escritórios de projetos é possível gerenciar inciativas que gerem resultados positivos.

E como citado neste artigo, as ferramentas certas são essenciais para o processo. O AEVO Innovate é um software de gestão da inovação que contribui com o planejamento e realização de projetos.

Se você deseja implementar o PMO na sua empresa ou qualificar o trabalho que já é feito no escritório de projetos, conheça as inúmeras vantagens dessa ferramenta.

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