Por que a empolgação pode ser um risco na gestão de projetos?

Você e seu time tiveram uma ideia brilhante e agora querem concretizá-la. O projeto, a princípio, parece infalível e facilmente pode se tornar realidade. Com algumas reuniões, vocês já têm várias certezas e podem solicitar orçamentos e colocar as inovações na prática.

Seria muito simples se fosse assim, não é mesmo? Começar com muito entusiasmo, mas sem o devido planejamento, pode fadar o empreendimento ao fracasso. Quer entender por que a empolgação pode ser um risco na gestão de projetos? Confira nosso post e saiba mais!

Por que a empolgação pode ser um risco na gestão de projetos?

Ter entusiasmo com o projeto é importante para motivar e engajar a equipe. Porém, a empolgação deve ser manejada com cuidado. Entenda os problemas do seu excesso a seguir!

Ampliação do escopo

Se você e seu time partem para a ação sem planejar o suficiente, vocês podem ter problemas com as atividades, mais à frente. O escopo — ou seja, as entregas necessárias em cada fase — acaba aumentando.

Isso porque a base construída foi tão pouco sólida, que logo a gestão percebe que é preciso realizar modificações. Seja inserindo novas etapas, realizando correções ou incluindo momentos para refazer trabalhos que não saíram bons.

Ampliar o escopo acaba sendo dispendioso, demandando que ocorram as discussões que não foram feitas no início. Entretanto, isso leva a reuniões com um acréscimo de urgência, pois o projeto já está em andamento, o cliente pode estar com várias expectativas ou até frustrado e sua equipe já está tendo vários gastos.

Geração de atrasos

Ao se entusiasmar demais com uma ideia, é comum os gestores fazerem cronogramas bem rápidos, quase sem pensar. Tudo parece muito simples e os riscos são mínimos, logo, não é preciso nem inserir um tempo adicional para imprevistos.

Entretanto, esse pensamento e essas atitudes podem gerar muitos problemas. A falta de planejamento dos períodos para cada etapa acaba gerando atrasos na entrega dos resultados, pois não se demarca um tempo adequado para o cumprimento das tarefas.

Dessa forma, um processo atrasa, a próxima parte é adiada e o mesmo acontece com as seguintes. Isso causa o aumento dos gastos e impacta diretamente na credibilidade da empresa frente ao cliente.

Aumento dos custos

A princípio, quando você faz um planejamento de projeto, é preciso estipular os custos que terá com todas as atividades, incluindo:

  • Mão de obra;
  • Consultores e outros fornecedores;
  • Treinamentos;
  • Material;
  • Deslocamentos;
  • Apoio de especialistas.

Se você começa as práticas na empolgação, sem programar bem, acaba por não fazer uma definição adequada dos valores que a serem investidos.

Assim, rapidamente novos gastos começam a aparecer. Podem ser com novas aquisições, pois foram comprados equipamentos incompatíveis por falta de pesquisas ou com a necessidade de contratar mais profissionais para ajudar, por exemplo. Esse tipo de ação gera muitos custos para a organização e encarece o projeto.

Além disso, com o alongamento do cronograma, sua empresa acaba tendo muitos outros custos. São mais recursos utilizados para manter a mão de obra, materiais extras e ajuda especializada, indo além do que foi estipulado.

Redução da eficiência e da qualidade da entrega

Com muita empolgação e pouco planejamento, o projeto está extremamente suscetível a falhas e erros. O time acaba estabelecendo medidas de forma precipitada, optando pelo que é barato e rápido, atentando menos para a qualidade e mais para ver as atividades se solidificarem.

O preço disso é uma baixa eficiência e queda no desempenho. Os erros, atrasos, uso de recursos que não são os melhores, a necessidade de muitas revisões e ajustes levam à entrega de um produto ou serviço que tinha o potencial de ser muito bom, mas que não alcançou a excelência devido à falta de preparo.

Muitos improvisos e emendas acabam se tornando visíveis, e isso certamente desagrada o cliente. A incompetência e a precipitação do time também ficam evidentes. Esses fatores prejudicam a imagem do empreendimento e desmotivam os consumidores a contratarem os seus serviços.

Desorganização da equipe

Quando você e seu time se empolgam muito com as inovações e agilizam demais os processos, o time se desorganiza. A divisão de tarefas acaba sendo feita na euforia, sem critérios adequados.

É fundamental alocar os colaboradores nas frentes de trabalho, de acordo com as suas formações e experiência. A habilitação e a facilidade que cada um tem para realizar as tarefas é um parâmetro importante a ser observado.

Outra questão fundamental é que a distribuição de atividades deve ser feita de forma igualitária. Divisões injustas podem desencadear atritos, sobrecargas e frustração nos profissionais. Ao fazer uma gestão das equipes muito apressada, você acaba não se atentando a esses fatos e, com isso, gera problemas em todo o projeto.

Como garantir melhores resultados nos projetos?

Algumas medidas podem ajudar você a alcançar bons resultados nos projetos. Confira a seguir!

Faça um bom planejamento

O planejamento do projeto é fundamental para começar bem. Reúna as equipes e aposte na integração de ideias. Divida o gerenciamento em áreas diferentes, como gestão:

  • Do escopo;
  • De prazos;
  • De custos;
  • Da comunicação;
  • Dos riscos;
  • Das aquisições (compras);
  • Dos recursos humanos.

Procure sistematizar as ideias discutidas em relatórios, planos de ação, mapeamentos e esquemas. Se você compartilhar esse conteúdo com os profissionais, será mais fácil fazê-los compreender os planos, caso se lembrem do que foi preestabelecido e cooperarem nas ações de trabalho.

Defina bem as expectativas

Ter expectativas com o projeto é natural, pois, quando empreendemos nossas forças em algo, esperamos um retorno. O importante é investir em ideias realistas. Para isso, é necessário avaliar bem a margem de possibilidades, considerando tanto efeitos positivos quanto negativos.

Isso não significa desmotivar a sua equipe. É fundamental acreditar no potencial do time para a obtenção de bons resultados. Entretanto, é preciso considerar que o retorno será proporcional à qualidade do trabalho realizado, compreendendo que há riscos e que nem tudo pode dar certo.

Acompanhe o time

Na realização do projeto, é importante que o gestor esteja ao lado dos colaboradores, oferecendo suporte e orientações. Muitos gestores falham deixando o escopo definido e colocando a equipe para resolver tudo por si.

É fundamental acompanhar o time e ver como anda o desempenho do processo. Isso é vantajoso para ajudar você a perceber quando há obstáculos e para remediar essas dificuldades com rapidez. Dessa forma, você evita que os problemas sejam protelados ou que ocorram falhas de comunicação; o que pode gerar grandes complicações.

A empolgação pode ser um fator de risco na gestão de projetos porque ela gera decisões precipitadas e uma planificação frágil. Com isso, as atividades ficam muito sujeitas a erros, atrasos, aumento de custos, emendas e retrabalho. Esses fatores reduzem a qualidade geral dos resultados, o que pode desagradar clientes e trazer uma imagem negativa para a organização.

Para evitar esse tipo de problema, procure investir em bons planejamentos, sistematizando os planos e ações e desenvolvendo relatórios, esboços e esquemas. Tente também definir expectativas de forma realista e acompanhar a equipe para apoiá-la na realização dos processos.

E então, gostou de aprender mais sobre os riscos da empolgação na gestão de projetos? Aproveite e compartilhe este post nas redes sociais!

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