Por que sua falta de tempo prejudica a gestão de projetos?

A falta de tempo prejudica a gestão de projetos, isso é fato. Entretanto, se você é um gerente de projetos e se vê constantemente sem tempo para desenvolver suas tarefas diárias, a causa pode estar em sérios problemas de administração. 

Ter uma agenda sempre lotada de atividades não quer dizer que a maior parte do seu tempo é produtiva. Muitas vezes, você pode estar apenas se ocupando com obrigações que não resultam em avanço significativo sobre os processos. 

E não adianta colocar a culpa nos ponteiros do relógio. Na realidade, em grande parte das ocasiões, ter mais tempo não resolveria as dificuldades e nem otimizaria o andamento dos projetos.

O que é preciso, em casos como esse, é entender que a gestão — como um todo — deve ser melhorada para que os planejamentos não sejam afetados. Acertar o gerenciamento de tempo é desencadear uma melhoria geral de todos os outros processos administrativos.

Quer entender como liderar projetos de maneira mais aprimorada? Continue a leitura!

Organização de tarefas

A organização de tarefas é essencial por dois motivos. O primeiro é assegurar que você e sua equipe estejam focados naquelas ações que realmente devem ser feitas no momento presente. Ou seja, não basta fazer mais em menos tempo. Também é preciso cumprir os deveres certos, na ordem mais adequada.

O segundo motivo é justamente permitir que você gaste menos tempo com as atividades que decidiu fazer agora. Abaixo reunimos os melhores métodos e ações para colocar esses aspectos em prática: 

Metodologia GTD

O GTD (Getting Things Done, ou “A Arte de Fazer Acontecer”, em português) é uma metodologia de gerenciamento de tempo focada em produtividade. Na realidade, essa metodologia é muito mais do que um conjunto de dicas para gerenciar e organizar o tempo. É também uma forma de gerenciamento total do ambiente profissional para criar um sistema de trabalho livre de estresse.

Esse sistema organizacional proposto pelo método não implica regras sobre como você realiza seu trabalho, mas sim foca em como você captura o trabalho que precisa fazer, como organiza e como escolhe o que precisa da sua atenção. 

A metodologia do GTD é baseada em cinco passos que transformam o caos em ordem e permitem que quem os aplica tenha espaço e estrutura para ser mais estratégico, criativo e focado.

1. Capturar

Consiste em anotar todas as tarefas que passem pela sua cabeça e que você tem que fazer. Você pode escolher um sistema ou ferramenta de sua preferência para fazer isso — pode ser o velho papel e caneta ou um aplicativo específico para tal. 

O importante é recolher informações sobre essas tarefas assim que elas surgirem na sua mente (independentemente da urgência, importância, coisas grandes ou pequenas). 

2. Esclarecer

Pegue tudo que você anotou e se pergunte se cada uma das tarefas é possível de ser feita. Se não pode, descarte, use como referência futura ou deixe essa tarefa incubada. 

Se sim, analise se a atividade pode ser realizada em menos de dois minutos. Em caso positivo, faça-a logo. Caso contrário, delegue ou coloque essa tarefa em uma lista e determine em qual contexto você vai realizá-la (detalhamos essa lista abaixo).

3. Organizar

Organize cada um dos itens em categorias e ordem de prioridade. Determine prazos de entrega para aquelas atividades que podem ter uma data específica e crie lembretes para que você acompanhe o andamento de cada tarefa. 

Comece a realizar a próxima tarefa da lista, de acordo com a prioridade de cada uma. Uma vez que você concluir essa atividade, passe para a seguinte, sempre realizando uma de cada vez. 

4. Refletir

Olhe para a sua lista frequentemente para escolher quais são as próximas ações a serem tomadas. É nesse passo onde a etapa “esclarecer” entra em jogo, pois você deve conseguir selecionar uma atividade que tenha tempo e energia para realizar.

Reveja sua lista periodicamente e siga identificando se você está progredindo, ajustando suas prioridades e determinando se o sistema está funcionando para você. 

5. Engajar

Use o sistema que você montou para escolher sua próxima ação e faça-a com confiança e significado. Nesse ponto, você organizou as tarefas por categoria e prioridade e já sabe quais e quando fazer.

Ou seja, você sabe que o que está fazendo naquele momento é a coisa mais importante que poderia estar fazendo — porque você a estabeleceu previamente e pode realizá-la com tranquilidade.

As 7 listas do método GTD

Digamos que sua tarefa possa ser realizada, mas não possa ser feita em menos de dois minutos. Nesse caso, é preciso movê-la para as listas específicas sugeridas no método GTD: 

Caixa de Entrada

Tudo o que leva mais de dois minutos para ser feito entra, primeiramente, na Caixa de Entrada. É a partir daqui que você distribuirá suas tarefas nas demais listas.

Projetos

Sempre que uma pendência possuir mais de uma ação, ela deixa de ser uma tarefa e se torna um projeto. Por exemplo, comprar um presente de aniversário para o seu filho é uma ação. Já organizar a festa de aniversário dele é um projeto.

Próximas Ações

Nessa lista entram todas as ações simples (que não são projetos). Também entram aqui ações que façam parte de um projeto maior, mas que não têm uma data específica — nesses casos, o ideal é marcar a ação para que você saiba de qual projeto ela faz parte.

Calendário/Agenda 

Aqui você reúne todas as ações que possuem uma data restrita. Por exemplo, o comparecimento a um evento. Dica: não inclua na agenda nenhuma ação que não precise de uma data específica para ser realizada.

Algum dia/Talvez

Essa lista é simples: reúne aquelas tarefas que você ainda não tem certeza se vai realizar ou não.

Espera

Lembra que comentamos sobre delegar tarefas? As ações que você deixou por conta de outras pessoas ficam nessa lista, já que você está esperando resultados.

Referência

Para finalizar, a lista de referências ajuda a simplesmente organizar informações no seu cotidiano. Aqui você não precisa incluir ações, mas sim assuntos e tópicos que você gostaria de consultar futuramente.

Ao aplicar a metodologia GTD no seu dia a dia você usa pouco tempo para se organizar e, somado a isso, economiza uma quantidade ainda maior de tempo que gastaria com trabalhos desnecessários e pouco produtivos. 

Em retorno, você será mais bem organizado e relaxado, uma vez que não precisará se estressar sobre o que fazer a seguir, como fazer e quando teria tempo para fazer — o seu sistema terá isso tudo organizado para você.

Pare de apagar incêndios

Por vezes, mesmo utilizando um ótimo método, alguns imprevistos podem surgir e exigir que você apague incêndios, sempre correndo atrás de minimizar problemas e entregar o melhor resultado possível. Entretanto, de forma alguma essa cultura deve ser incorporada na rotina ou considerada algo normal.

A “síndrome de apagar incêndios” acaba por instalar-se e se tornar presente quando não são desenvolvidas abordagens sistemáticas para a resolução dos problemas. Ao invés disso, você se habitua a criar soluções provisórias que só permitem que você escolha entre qual tarefa vai resolver e qual vai acabar adiando. 

É assim que você se vê, dia após dia, com mais e mais problemas e gargalos para resolver, deixando que tudo se acumule em uma grande bola de neve. Dessa maneira, os processos até que funcionam, mas sem uma direção clara e com uma alta taxa de desgaste de recursos.

Os sintomas mais evidentes dessa “síndrome” são: 

  • Falta de tempo para resolver todos os problemas;
  • Soluções provisórias e/ou incompletas;
  • Problemas resolvidos apenas em seus aspectos superficiais;
  • Retorno das mesmas pendências, de tempos em tempos;
  • Urgência que precede a importância, fazendo com que esforços sejam voltados apenas para o curto prazo.

Se você convive com sintomas como esses, é hora de repensar e mudar o modo como lida com isso. Existem métodos táticos, estratégicos e culturais que podem combater, com eficácia, a cultura de apagar incêndios. Conheça-os:

Método tático

O método tático consiste em soluções que podem ser implementadas rapidamente:

1. Use, temporariamente, funcionários “solucionadores de problemas”: quando a quantidade de contratempos é significativamente elevada, contar com pessoas voltadas especificamente para resolver essas tarefas pode ser uma boa solução. Entretanto, esse método é efetivo quando situações como essas são esporádicas e não crônicas. 

2. Paralise as operações: quando o número de problemas se torna excessivo, você pode “fechar as operações” momentaneamente até que todos sejam resolvidos. 

3. Faça uma triagem: admita que alguns problemas podem não ser resolvidos. Faça um diagnóstico completo de cada situação e tente identificar quais são os pontos operacionais que resultam em gargalos e outras consequências negativas. 

Uma vez encontrada essa fonte de problemas, use membros da equipe atual e decida quais recursos devem ser remanejados para encontrar boas soluções. Da mesma maneira, também é possível se antecipar a possíveis novos contratempos, identificando-os antes mesmo que apareçam. 

Método estratégico

A implementação desse método é mais demorada, mas suas vantagens no longo prazo são maiores.

1. Solucione conjunto de problemas, e não problemas individuais: sempre que possível, agrupe contratempos aparentemente divergentes. Depois, busque conhecer as causas desses problemas e aprender sobre elas. 

2. Implemente linhas de aprendizado: que nada mais são do que elaborações criadas para maximizar a solução dos problemas. Utilize essas linhas para juntar dados, testar experimentos de diagnóstico, examinar os processos que geram problemas e criar possíveis soluções. 

3. Desenvolva pessoal capacitado: explore membros da sua equipe que possam se tornar capazes de resolver problemas simples, exigindo que você ou outros experts sejam somente solicitados em casos mais complexos. 

Método cultural

Esse método pode exigir mudanças na mentalidade da equipe e no comportamento gerencial. Os seguintes princípios vão contribuir para que os comportamentos de “apagar incêndio” não sejam repetidos: 

1. Não tolere soluções provisórias: você deve saber distinguir as decisões que “quebram galhos” das que são definitivas e que realmente vão ajudar o negócio a melhorar. 

2. Não exija o cumprimento de prazos a qualquer custo: isso pode fazer com que as soluções que “apagam incêndios” voltem à tona. Ser flexível em relação a prazos e medir o desenvolvimento do trabalho (em termos de soluções implantadas e problemas ainda pendentes) ajuda a equipe a criar soluções definitivas. 

Outro ponto fundamental da boa gestão é fazer com que o planejamento de riscos ande lado a lado com qualquer novo projeto. Como já diz o ditado, “é melhor prevenir do que remediar”, certo? 

Um plano de riscos pode ser realizado de maneira simples, de acordo com os seguintes passos: 

  1. Crie uma lista com os possíveis riscos do projeto: não precisa ser nada muito complexo. Busque o que deu errado em projetos anteriores e comece a listagem;
  2. Classifique a probabilidade de o risco acontecer: seja realista e considere probabilidades baixas, médias e altas; 
  3. Identifique os impactos que o risco traz ao projeto, caso se consume de fato: avalie o tamanho do problema que ele pode causar, usando o mesmo medidor de baixo, médio ou alto impacto;
  4. Desenvolva o plano B: é hora de pensar em estratégias para evitar ou minimizar as chances de os riscos prejudicarem o projeto. 

Lembre-se de atualizar o planejamento de riscos conforme o andamento e a realidade do projeto.

Delegar não é problema

A importância de delegar tarefas

Independentemente do método de gestão de tempo que você utiliza, uma das formas mais eficientes para fazer mais em menos tempo é delegar tarefas. 

Pense na seguinte situação: imagine que o negócio, como um todo, é um trem e que precisa ser controlado para que funcione. O trem é como se fosse o dia a dia da empresa, no qual o gerenciamento e as atividades não podem parar.

Você, como gestor, é o maquinista que precisa tanto controlar os vagões quanto cuidar da direção do trem para que ele não perca o sentido e a velocidade. Logo, é impossível que você faça tudo sozinho. Você não pode controlar o trem e, ao mesmo tempo, trocar uma peça em um dos vagões. Você precisa contar com uma equipe capaz de se responsabilizar pelos cuidados necessários àquele ajuste.

Na realidade da gestão de projetos, a coisa é bem parecida. Uma equipe bem treinada é apta a resolver problemas. Lembre-se que, mesmo que você queira “abraçar o mundo” e executar o maior número de tarefas possível, a centralização demasiada pode acabar prejudicando o andamento das operações.

Você precisa saber que, no andamento de um projeto, tanto você quanto sua equipe estão trabalhando juntos e reunindo esforços para atingir um mesmo objetivo. Todo o time está mobilizado em função de uma meta única, com muita energia focada nisso. 

Para expandir o negócio e crescer de maneira saudável, um bom líder precisa delegar e passar tarefas adiante, para que sua equipe tome conta. Ao fazer isso, você fortalece a cultura da descentralização e oferece maior colaboração entre os integrantes do time. 

O resultado dessa atitude gera benefícios, não só para o melhor andamento do projeto, mas também para a otimização dos processos internos como um todo. Os membros da sua equipe passam a ser mais responsáveis e a ter menos necessidade de serem microgerenciados. Você ganha mais tempo para cuidar da gestão de maneira mais ampla, sem precisar estar presente para resolver pequenas adversidades. E a empresa ganha em agilidade na execução dos processos.

Como delegar, afinal? 

Para começar esse sistema de descentralização e delegar mais tarefas, é preciso que você se desapegue da ideia de que vai perder o controle sobre os processos e se concentre em cuidar mais da questão estratégica da gestão.

Para isso, você pode contar com soluções tecnológicas. Softwares de gestão de projetos podem ajudar você e sua equipe a acompanhar o progresso de cada um dos trabalhos de forma simplificada. Além disso, é possível verificar a entrada de informações, agilizar as análises e aumentar a transparência na comunicação. 

Veja agora algumas dicas de como colocar em prática a ideia de delegar mais tarefas e incentivar seus colaboradores a assumirem maiores responsabilidades: 

Conheça seu time

Conhecer bem sua equipe é o primeiro ponto para delegar tarefas de maneira correta. As funções devem ser distribuídas para aqueles que você sabe que são capazes de realizá-las.

É preciso que o funcionário tenha qualificação tanto no papel quanto no desempenho real do trabalho. Se comunique com os membros da equipe, para saber como cada um se relaciona com as obrigações que lhe foram dadas.

Defina prazos e seja claro

Para que as tarefas delegadas sejam cumpridas da maneira certa, você deve ser bastante claro sobre o que espera de cada pessoa. Dê instruções exatas de execução e de como cada trabalho impactará no resultado final do projeto. 

Seus mecanismos de cobrança para avaliar o andamento de cada tarefa também precisam ser definidos, dentre os quais o prazo é um dos mais importantes. Defina datas intermediárias em cada uma das etapas, para acompanhar o desenvolvimento do projeto como um todo.

Não esqueça de dar suporte

Delegar é diferente de negligenciar a responsabilidade. É seu papel ajudar seu time a retirar os obstáculos — como falhas de equipamentos, problemas de prazos etc. — do caminho, para que o trabalho seja bem realizado. Procure entender as principais dificuldades da equipe e dar condições para que os funcionários se dediquem ao que você delegou. 

Acompanhe e meça os resultados

É necessário que você acompanhe a execução das tarefas. Para isso, você não pode somente esperar que os colaboradores levem a você o status de cada etapa. Você precisa acompanhar o desenvolvimento de todas as tarefas, desde o escopo até o custo e a qualidade de cada uma. 

O objetivo é assegurar que sua equipe tenha autonomia para realizar os trabalhos, mas você também precisa deixar claro que vai acompanhar tudo de perto. Relatórios periódicos podem facilitar esse trabalho.

Outro fator importante é medir os resultados da equipe. Quando cada atividade for finalizada, você precisa ter a certeza de que os resultados obtidos foram os esperados e que todos os parâmetros foram respeitados. Mensurar os resultados permite que você conheça a produtividade de cada membro do time.

Se você não tem tempo, como vai inovar?

A falta de tempo impede você de repensar os processos com clareza, de realizar brainstorms produtivos com a sua equipe e de ter novas ideias para o negócio. O mal gerenciamento do tempo pode acabar tirando a sua motivação e prejudicando o processo de aperfeiçoamento da própria empresa. 

Ter a inovação como parte da cultura da organização é essencial para o crescimento e fortalecimento dela no mercado. Afinal, é preciso estar de olho na concorrência e nas tendências do mercado para detectar melhorias nos processos.

A inovação não pode ser vista somente como um evento pontual. Ela deve ser uma ação constante e precisa ser posta em prática para que a empresa se mantenha ativa.

O que as empresas ganham ao inovar?

As organizações que buscam inovar estão mais preparadas para imprevistos e tendem a ser mais sustentáveis. Olhar constantemente para a inovação ajuda as equipes a identificarem saídas mais rapidamente em casos necessários.

Uma grande vantagem é que organizações inovadoras otimizam processos, reduzem custos e, geralmente, são menos burocráticas do que as que não inovam. O benefício mais claro é também o mais evidente: serviços e produtos inovadores são grandes vantagens competitivas em relação aos concorrentes. 

Portanto, os motivos são grandes para você voltar o foco à inovação. Não só você se beneficia sendo um grande incentivador, como a empresa ganha como um todo. 

Como colocar em prática

O modelo para manter a inovação como um foco da companhia é cíclico e precisa contar com alguns pilares para que se estruture. Veja agora como você pode começar a implementação: 

Liderança

É a definição dos profissionais responsáveis por todo o processo de inovação. Você pode distribuir essa responsabilidade para membros da equipe (ou nomear um gestor da inovação) e definir objetivos e processos a serem seguidos para inovar. 

Competência

Proponha análises que identifiquem no que a empresa é boa e quais são seus pontos fortes. Essas são questões fundamentais para saber em quais processos a organização pode inovar. Por exemplo: uma empresa que fabrica máquinas pode buscar novas tendências tecnológicas para entregar ao mercado modelos mais modernos e que gerem melhores resultados. 

Estratégia

É aqui que você determina qual estratégia será seguida para criar inovação a partir dos pontos identificados anteriormente. Também é nesse ponto que você define os processos que vão contribuir para esse objetivo. 

Pessoas

Como os colaboradores serão estimulados a inovar? Como você e sua equipe podem identificar ideias inovadoras? Como a cultura da inovação será espalhada pela empresa? Encontrar as respostas para perguntas como essas ajuda você a colocar as inovações em prática. 

Conclusão

Agora que você entendeu, de maneira mais aprofundada, como a sua falta de tempo prejudica a gestão de projetos, já pode começar a agir naquelas situações que mais atrasam o desenvolvimento das suas atividades. Evoluir como gestor é importante para a melhor atuação da empresa como um todo.

Olhe para a sua agenda hoje e repense sua forma de trabalhar, buscando maneiras para se manter em constante melhoria. O seu time e a empresa se beneficiam quando você administra melhor o seu tempo. 

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