Processo de onboarding: 7 etapas para aplicar na sua empresa

O processo de onboarding traz benefícios que vão muito além do aumento da produtividade da empresa e da chegada de novos colaboradores. Ele traz integração, significado e sentido de pertencimento à vida profissional, consequentemente, faz com que os resultados se aprimorem.

Com o avanço da tecnologia, o mercado ficou cada vez mais competitivo. Por isso, empresas têm buscado formas alinhar diversos pontos com seus colaboradores, visando o ganho da empresa e dos clientes como um todo. E, nesse sentido, entender como funciona o processo de onboarding estratégico é muito importante.

O onboarding é uma etapa primordial para o início da jornada de novos funcionários de uma companhia, no entanto, não se restringe apenas a um momento de recepção, há outras ocasiões em que ele é muito bem-vindo.

Entenda o que é esse conceito, suas etapas e aplicações neste artigo. Continue a leitura.

O que é processo de onboarding?

Explicar o que é processo de onboarding é muito simples, no entanto, é importante se ater a origem do termo. Em inglês, ”onboarding” quer dizer embarcar e/ou entrar e, relacionado às empresas, o significado condensa o conjunto de procedimentos ideais na apresentação da organização e processos aos funcionários.

Estes procedimentos geralmente ocorrem logo após a contratação de um novo colaborador, mas também podem ser realizados posteriormente visando um processo específico ou até mesmo em modelo de capacitação interna.

Mesmo para gestores com bastante experiência, integrar novas pessoas na dinâmica de uma empresa pode ser uma tarefa bem difícil.

Pensando nisso, profissionais do mundo todo começaram a criar um ”roteiro” que pode acelerar esse processo. Dessa maneira, a empresa pode otimizar sua produtividade em níveis significativos.

Etapas do processo de onboarding

Pelo fato da integração de um ou mais funcionários em uma empresa envolver mais de uma etapa, podemos dividir o processo de onboarding em várias fases.

Dessa forma, é possível realizar um controle potencializado dos novos integrantes na cultura organizacional de um determinado ambiente profissional.

Nos últimos anos, as empresas olham com cuidado e atenção para o pertencimento ao funcionário e a sua experiência com a organização.

Além disso, a capacitação, a comunicação e o alinhamento de valores da instituição podem não somente aumentar a eficiência produtiva como tornar as relações entre a equipe mais saudável.

Confira a seguir, 7 etapas para seguir em um processo de onboarding e como aplicá-las.

1 – Comunique a contratação

A melhor maneira de construir um bom processo de onboarding é começar antes mesmo da chegada dos novos funcionários.

Nesse caso, a comunicação com o futuro membro da empresa pode ser especial e personalizada.

Além de orientar sobre os trâmites, exames e documentos necessários para a efetivação, é uma boa prática direcionar com antecedência como ocorrerá a primeira semana de imersão com a empresa.

Ou seja, os gestores em consenso com a área de recursos humanos, poderão informar sobre a agenda, reuniões e apresentações – etapas essas que compõem o onboarding, na maioria dos casos.

Outro ação interessante, é o envio de manual de boas-vindas e o kit de onboarding da empresa.

2 – Alinhe com as áreas o cronograma de onboarding

Para a maior eficiência do período que vai da contratação até o engajamento dos novos profissionais, o alinhamento de onboarding com todos os segmentos é importante.

Nesse sentido, assim como na primeira etapa, o gestor deve deixar claro qual será o cronograma a ser seguido, quem será o responsável por conduzir cada encontro, conteúdo programático (se terá uma apresentação institucional padronizada, se será uma atividade prática, quem será o mentor dentro de um departamento e etc).

Ainda mais, um cronograma preciso e consolidado pode evitar diversos problemas no ambiente profissional.

Com esse cronograma bem definido entre as partes, a empresa garante que não haverá conflito de agendas e, ainda, alinhas as expectativas com o novo colaborador – que terá clareza do que deve ser feito nas semanas inicias.

3 – Capacite colaborador

Em um mundo que se atualiza com novas tecnologias a cada dia, é fundamental que os gestores de uma empresa estejam atentos à capacitação de seus colaboradores.

Nesse canário, é possível melhorar a produtividade dos funcionários através de cursos, seminários e treinamentos internos.

Uma das maneiras mais eficientes é o modelo onde a empresa arca com os custos dessa capacitação ou a promove entre os próprios funcionários. Por exemplo, um gestor pode oferecer um treinamento interno específico de um processo.

Quando externo, apesar de ser um gasto a mais no orçamento, o retorno, em geral, é vantajoso, já que além da melhora produtiva, os funcionários percebem que estão evoluindo em suas carreiras na empresa.

4 – Apresente a missão, visão e valores

É comum encontrar empresas que falam sobre a sua missão, visão e valores – para a equipe e para os consumidores.

Entretanto, isso não representa apenas um detalhe a mais, mas sim a possibilidade de uma integração e engajamento maior entre os colaboradores a marca, companhia ou empreendimento.

Desse modo, é importante que, durante o processo de onboarding, sejam apresentados pela equipe de gestão de pessoas, a alta liderança, diretoria ou até mesmo o responsável direto de um departamento, a missão, visão e valores da empresa.

Só assim os funcionários podem, de fato, aumentar o sentimento de um propósito em suas funções, melhorando o relacionamento entre as equipes e o processo produtivo.

Além disso, com essa ação, o colaborador consegue entender qual o seu papel dentro da missão da empresa, alinhando expectativas de performance e reconhecendo a importância da sua função na estratégia e valores corporativos.

5 – Imersão com todos os departamentos

A imersão de todos os departamentos é um dos pilares para que o processo de onboarding tenha sucesso a longo prazo.

Um profissional de alta performance precisa conhecer muito bem a empresa, o produto/serviço e as áreas do negócio, por isso, é imprescindível que o processo de onboarding contemple ao máximo essa etapa.

6 – Apresente a OKR e os indicadores da companhia

Falando em estratégia e performance corporativa, é fundamental que os novos colaboradores entendam como a empresa está e aonde ela quer chegar.

Por isso, a apresentação do objetivo principal da companhia no ano (o que chamamos de OKR), por exemplo, é primordial em um processo de onboarding.

Mas, para chegar a esse objetivo é preciso que vários indicadores operem em conjunto, correto?

Nesse sentido, se aproximando das tarefas do colaborador, é preciso que ele conheça desde o dia “0” quais são seus KRs dentro da equipe que compõem.

Sendo assim, garantir que o onboarding exponha os objetivos e indicadores, é a forma ideal de iniciar uma relação alinhada e de longo prazo com o profissional.

7 – Avalie o processo de onboarding

Para assegurar que os colaboradores tenham a melhor experiência é preciso avaliar.

Por isso, uma boa prática a ser aplicada é a avaliação do processo de onboarding, de modo anônimo para que o colaborador se sinta à vontade para ser o mais sincero possível.

Com essas informações em mãos, a equipe de gestão de pessoas e recursos humanos pode aprimorar a sua atuação e melhorar esse passo tão importante que é o onboarding.

Assim, todos saem ganhando. A empresa com novos funcionários alinhados a sua cultura e estratégia organizacional, os colaboradores ao terem conhecimento suficiente para começar sua jornada com confiança e alinhamento, e o time de RH por ter um processo azeitado com retornos positivos para a performance.

Outra sugestão comum é a revisão do processo de onboarding a cada 6 meses, por exemplo, evitando que erros permaneçam e gerem problemas a longo prazo.

Conclusão

O processo de onboarding traz benefícios que vão muito além do aumento da produtividade da empresa e da chegada de novos colaboradores. Ele traz integração, significado e sentido de pertencimento à vida profissional, consequentemente, faz com que os resultados se aprimorem.

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