Covid-19: planilhas para implantar um Programa de Ideias

Com o novo cenário da Covid-19, torna-se evidente que grande parte das organizações está sofrendo com os impactos diretos da doença na economia e na nova dinâmica de trabalho – a do distanciamento social. 

Diante de tanta incerteza, é necessário que as empresas se adaptem, não apenas para garantir suas sobrevivências, mas para superar com velocidade os obstáculos do momento atual e, se você acompanha nossos conteúdos, já deve saber que o Programa de Inovação tem trazido resultados extraordinários para grandes empresas como Ambev, Gomes da Costa, Scholle IPN, Aviva, CCP e outras empresas.

Este artigo tem como objetivo te ajudar a colocar as mãos na massa, instigando todos os colaboradores da sua organização a superar as adversidades dessa crise e, para isso, nós vamos te mostrar como lançar um Programa de Ideias em poucos minutos e sem custo nenhum. Vamos lá?

PASSO 1 – ESTRUTURE SEU PROGRAMA DE IDEIAS

Diante desse novo cenário, nós recomendamos que os esforços da sua organização estejam alinhados a três objetivos principais:

  • Reduzir custos
  • Reter novos clientes
  • Aquisição de novos clientes

Entretanto, você pode querer ter uma visão mais estratégica dos obstáculos que a sua organização precisa superar – para isso, você pode conferir nosso vídeo sobre o Canvas do Intraempreendedorismo: conteúdo obrigatório para definir a parte estratégica do seu programa.

Veja também: Como Estruturar um Programa de Ideias de sucesso?


PASSO 2 – VAMOS COMEÇAR?


Para o máximo aproveitamento deste artigo em formato de tutorial, nós temos algumas orientações:

  1. Antes de começar, acesse por um computador para obter uma melhor visualização do texto e das imagens;
  2. Faça download na versão da planilha utilizada no vídeo tutorial clicando aqui.

Agora, se você já quer colocar a mão na massa e resolver os desafios alinhados com o contexto atual, nós criamos uma versão da planilha atualizada para um cenário de crise. Para obter esse conteúdo, basta clicar no link abaixo:

[DOWNLOAD] Planilhas para gerenciar um Programa de Ideias em tempos de Covid-19


PASSO 3 – ENTENDA A PLANILHA:

Agora que você fez download da ferramenta, saiba que a planilha que estamos apresentando foi dividida em 5 abas:

Conteúdo preenchido por colaboradores:

  1. Campanha;
  2. Formulário;
  3. Classificação da ideia.

Conteúdo preenchido pelo gestor do programa:

  1. Configuração;
  2. Controle.

Para tornar nosso conteúdo mais didático, vamos imaginar uma empresa e um desafio fictício, porém, você pode se basear nos desafios sugeridos aqui ou nos mapeados pela sua organização.


PASSO 4 – A ABA DA CAMPANHA

A primeira aba da planilha é a Campanha. Aqui, o gestor é aquele que vai gerenciar o programa de ideias, ou seja, definir o desafio, os multiplicadores e a gamificação (estratégia importantíssima para conquistar o engajamento do seu time).

No exemplo que utilizamos, o desafio está ligado a melhorar a experiência do nosso cliente. É importante lembrar que essa é uma sugestão é apenas um exemplo.

Dê um nome ao desafio

Nessa parte você dará um nome ao seu desafio – é quase como um título e, para que você alcance seu objetivo, lembre-se de defini-lo com clareza e bastante pragmatismo.

Descreva seu desafio

Já na parte da descrição do desafio, fique ligado, ela é muito importante! É aqui que você vai explicar qual é o desafio, como vai funcionar e o que você espera dos colaboradores.

A descrição está diretamente ligada a qualidade das ideias que você vai receber, porque quanto mais claro for o objetivo do seu desafio, mais fácil será para os colaboradores entenderem o que é esperado deles e, consequentemente, gerar ideias extraordinárias.

Defina multiplicadores

Os multiplicadores são pessoas (colaboradores) responsáveis pela divulgação da implementação do Programa de Ideias e de todos os desafios que ali serão lançados. Eles também podem responder perguntas e dúvidas que podem surgir dos outros colaboradores e até mesmo ajudar na construção das ideias. Logo, na parte de multiplicadores, você deve nomear quem serão os seus colaboradores parceiros nesse processo.

Crie engajamento – gamificação

A gamificação funciona como uma premiação e ela é uma excelente maneira de estimular a participação dos colaboradores na campanha. Ela é uma espécie de recompensa que será destinada ao colaborador que apresentar a melhor ideia, de acordo com os desafios identificados por você (gestor do programa).

Aqui, a sua criatividade deve trabalhar! É importante conhecer o seu público (os colaboradores) e saber quais os tipos de prêmios que vão estimular a participação deles.

Como nosso exemplo da empresa fictícia, colocamos algumas recompensas para ser mais didático: 

  1. Primeiro lugar, almoço com o presidente;
  2. Segundo lugar, um curso de PowerBI;
  3. Terceiro lugar, um curso de Excel.

Na nossa organização fictícia, foi percebido que essas recompensas vão engajar nossos colaboradores!


PASSO 5 – FORMULÁRIO DE IDEIAS:

A segunda aba é o formulário de ideias. É aqui que o colaborador vai defender a ideia dele, lembrando que ela deve estar sempre alinhada ao desafio que foi proposto na aba anterior, a de campanha. Essa aba é exclusiva do colaborador.

A seguir, vou utilizar exemplos da nossa organização fictícia para te ajudar a entender o que o colaborador vai inserir em cada parte dessa aba.

  • Autor da ideia: Bono Vox, autor do nosso exemplo fictício;
  • Título da ideia: Como Utilizar Chatbots no Atendimento. O título da ideia é criado pelo autor (colaborador) e deve mostrar do que a ideia dele se trata;
  • Campanha: Melhora da experiência do Cliente. O nome da campanha é decidido por você (gestor) na aba anterior, a de Campanha;
  • Tema: Marketing e Comercial. O tema é a área que essa campanha vai impactar;
  • Gestor da área: Steve Jobs

O colaborador vai inserir o gestor da área que a ideia dele vai impactar;

  • Descrição: Essa parte é destinada para a descrição mais detalhada da ideia do colaborador; 
  • Benefícios: E aqui, o colaborador vai descrever quais serão os benefícios dessa ideia para a organização;
  • Co-autores: Os colegas que contribuíram ou vão contribuir com a ideia do Bono Vox; 
  • Lista de anexos: Esse campo serve para que o colaborador coloque qualquer anexo relevante para embasar a ideia dele, uma pesquisa ou uma proposta comercial, algum orçamento etc.

PASSO 6 – CLASSIFICAÇÃO DA IDEIA:

Essa é a terceira aba e ela é responsável por classificar a ideia do colaborador dentro dos critérios que você definiu para esse desafio.

O interessante dessa aba é que o próprio colaborador é quem vai classificar a ideia dele dentro dos critérios selecionados por você para esse desafio.

  • Complexidade: Grau de complexidade da ideia.
  • Facilidade de implantação: Facilidade para que essa ideia possa ser iniciada.
  • Impacto em SSA: Redução de risco e impacto ambiental
  • Facilidade de implementação: Se refere a facilidade ou dificuldade de uma ação ser colocada em prática.
  • Potencial de ganho
  • Número de pessoas impactadas: Quantidade de pessoas que vão ser beneficiadas com a ideia.

PASSO 7 – CONFIGURAÇÃO:

Agora, com a sua campanha ou desafio definido é necessário determinar os critérios de avaliação das ideias que serão enviadas.

A aba de configuração é a primeira aba destinada ao gestor e é aqui onde você vai selecionar os critérios de classificação que serão inseridos na aba anterior, a de Classificação de Ideia. Esses critérios são aqueles onde o próprio colaborador vai encaixar a ideia dele.

No nosso exemplo fictício, nós usamos critérios como: 

  • Complexidade;
  • Facilidade De Implementação; 
  • Impacto Em Ssa;
  • Potencial De Ganho E Número De Pessoas Impactadas.

É importante ressaltar que cada critério possui sua classificação.

Além disso, nessa aba você também deve fazer o cadastro de gestores, pois são eles que vão participar da campanha, e das áreas que serão impactadas pelo Programa de Ideias.


PASSO 8 – CONTROLE:

Uma vez que você já definiu quais são os critérios do seu Programa de Ideias e também qual é a Campanha ou Desafio que a sua organização está precisando superar, você vai:

  • Ocultar a aba de Configurações, 
  • Ocultar a aba Controle;
  • Enviar a planilha por e-mail para todos os colaboradores que você quer que participe do Programa de Ideias.

Quando o colaborador receber a planilha por e-mail e baixar, ele vai dar de cara com essa imagem, que é aquela campanha que você fez como gestor na primeira aba da planilha, a aba de campanha.

Agora, o colaborador que decidiu participar dessa campanha, vai preencher todos os campos que forem referentes a ele (campanha, formulário e classificação de ideias) e enviar de volta.

Essa última aba, a de Controle de Ideias, funciona basicamente como um Banco de dados. É aqui que todas as ideias enviadas serão lançadas. Aqui também serão lançadas as métricas que você, gestor, vai definir, para fazer todo o controle do seu Programa de Ideias.

Nessa aba, o seu papel como gestor é: 

  • Revisão: de todas classificações das ideias selecionadas pelos colaboradores;
  • Qualificação: status da ideia (aprovada, reprovada ou necessitando de ajustes), justificar o porquê da decisão e quais os ajustes são necessários.

Caso contrário, se achar que está tudo de acordo, você pode:

  • Aprovar a ideia. 
  • Reexibir a aba de Controle: nessa aba terá a ideia do Bono Vox o autor, o(s) coautor(es), o título da ideia, a campanha os critérios do gestor, o status da ideia (parecer do gestor) e o total de pontos dessa ideia. 

CONCLUSÃO:

Ufa, chegamos ao final! Viu que não é lá um bicho de sete cabeças?

Se você chegou até aqui, acredito que já tenha o necessário para dar o pontapé inicial no gerenciamento do seu Programa de Ideias.

Mas, se você perceber que isso ainda não é suficiente, ou de repente você quer envolver um número maior de pessoas, incluir todas as ideias em apenas um banco ou deixar o seu Programa de Ideias um pouco mais transparente e eficaz, clique aqui para conversar com um dos nossos especialistas. 

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