Programa de Sugestões e ideias: o que é e como estruturar?

A inovação só acontece a partir de um ativo principal: as pessoas. Mas, para criar processos e estruturar meios para que as pessoas inovem, as empresas podem recorrer a ferramentas específicas para a implantação e gestão da inovação. Este é o caso do Programa de Sugestões.

O conceito de um Programa de Sugestões não tem uma origem precisa. Ela pode ser associado ao conceito de caixa de sugestões, Programa de Ideias e Programa de Intraempreendedorismo.

Além de sinônimos, o que todos eles têm em comum é o seu motivador: gerar inovação.

Entenda melhor sobre a utilidade e benefícios de um Programa de Sugestões para as empresas. Siga a leitura.

O que é Programa de Sugestões?

Programa de Sugestões é um recurso de inovação que visa coletar os insights de colaboradores para gerarem oportunidades e resolverem problemas em uma empresa, essas ideias podem atender às demandas de melhoria em processos, produtos e serviços já existentes, ou também possibilitar a criação de novas soluções.

Na perspectiva histórica, após a Segunda Guerra Mundial, formas de geração de ideias começam a se popularizar. Pouco a pouco, o número de ideias nas organizações começa a aumentar, trazendo novos desafios de gerenciamento.

O Programa de Sugestões, quando está corretamente estruturado, funciona como um processo contínuo e gerenciável, que passa da ideação à implementação dos projetos de inovação.

Ao tirar, literalmente, ideias de valor do papel, a empresa alcança seus objetivos corporativos e aproveita de uma série de benefícios como, por exemplo: diferenciais competitivos no mercado, maior engajamento e satisfação dos colaboradores, além da satisfação dos clientes.

Em resumo, necessidades do mercado geram ideias que, por sua vez, direcionam ações de desenvolvimento, pesquisa e marketing que alcançam o próprio mercado.

Nesse ciclo, todos entendem o potencial e a importância da inovação em proporcionar mudanças não só em uma empresa, como em um nicho de mercado – que, quando desafiado, precisa inovar para se manter relevante e competitivo.

Como funciona um Programa de Sugestões e Ideias?

Para exemplificar melhor o que é e como funciona um Programa de Ideias (nomenclatura mais utilizada no mercado atual), o especialista em inovação e CEO na AEVO, Luís Felipe Carvalho, explica o passo a passo necessário para implementar uma estratégia de inovação a partir da geração de ideias e sugestões dos colaboradoras.

Confira no vídeo:

Agora que o conceito está bem formulado, apresentaremos os diferentes tipos de Programa de sugestões.

Quais são os modelos de Programas de Sugestões?

Quando se fala de Programa de Sugestões, existem duas abordagens principais que são a base para metodologias até hoje.

Essas abordagens são conhecidas como o modelo ocidental e o modelo oriental.

Como já vimos, o período pós-Segunda Guerra Mundial foi importante para a adoção de Programas de Sugestões.

No entanto, isso não significa que já não existiam sistemas de Programas de Sugestões em desenvolvimento.

Modelo Ocidental

O modelo ocidental, também chamado de abordagem tradicional ou norte-americana, é fortemente caracterizado por seu estímulo à geração de ideias. Nesse caso, a busca por ideias inovadoras é estimulada por recompensas econômicas.

A forma como a remuneração da recompensa é feita pode variar. Conforme o sistema é estabelecido, pode ser uma quantia já negociada. Ou, ainda, um percentual sobre os ganhos que a empresa terá ao implementar a ideia.

O processo do modelo ocidental parte da análise de ideias, que são verificadas na sequência para poderem trazer benefícios para a empresa.

Após essa análise, é realizada a aprovação e a autorização dessa ideia pela administração competente. Nessa etapa, é importante a verificação de sua viabilidade técnica e econômica. Ou seja, são considerados os investimentos e os retornos que poderão ser gerados a partir dessa ideia.

A prioridade na seleção e geração de ideias está em seus benefícios. Nesse caso, a gestão de inovação deverá oferecer ferramentas que possam mensurar e elencar os principais benefícios.

A implementação das ideias selecionadas é realizada por um projeto de inovação com um planejamento já definido. Dessa forma, os recursos, as metas e os prazos já são definidos para que a ideia gere resultados.

Por conta dessa qualificação no sistema, a gestão do modelo ocidental é menos exigente.

Isso ocorre, também, por conta da geração de ideias mais controlada e por deixar que os colaboradores tenham a iniciativa e sejam recompensados economicamente. Com isso, os sistemas podem ser implementados mesmo sem a necessidade de uma vinculação com o modelo de gestão da empresa.

Modelo Oriental

O modelo oriental, ou a abordagem japonesa, tem como sua principal característica a contribuição voluntária de todos os colaboradores. Diferentemente do modelo ocidental de Programa de Sugestões e de seus estímulos financeiros, as recompensas são simbólicas e visando reforçar e otimizar o processo interno.

Por não priorizar apenas ideias que geram resultados, o modelo oriental pode gerar maiores resultados econômicos.

Isso porque o principal objetivo do modelo oriental tem sua base na filosofia Kaizen Teian (do japonês, Kaizen = melhoria contínua e teian = proposta/sugestão). Com a participação de todos os funcionários, o modelo oriental busca um clima favorável para a solução de problemas rotineiros.

Na filosofia do Kaizen, quanto maior a participação de todos, maior será a acumulação de conhecimentos.

A sugestão é o ponto de partida para colocar o Kaizen em prática por meio das atividades que serão exercidas pelo grupo.

O processo dessa abordagem exige que haja um controle de qualidade que possa colocar a filosofia do Kaizen em prática.

Acima disso, é preciso que haja um incentivo à participação e colaboração entre os funcionários. A inovação contínua no modelo oriental, sob a filosofia do Kaizen Teian, anda de mãos dadas com a melhoria do ambiente interno.

Exemplos de Programa de Sugestões

Para entender como as ideias inovadoras geradas em um Programa de Sugestões impactam diretamente nos resultados e cultura da empresa, selecionamos exemplos reais. Confira:

AERIS

Fundada em 2010, a Aeris está no ramo da energia sustentável. Essa organização é especialista na fabricação de pás eólicas, suprindo a necessidade desse mercado com muita inovação. 

Nesse caso, houve implementações contínuas de inovações incrementais em escala industrial, gerando grandes resultados em redução de custos.  

Quando a organização percebeu seu potencial inovador, ela investiu no Programa de Ideias envolvendo todos os colaboradores da empresa.

Alguns meses depois, os resultados apareceram:  

• Um ROI (retorno sobre o investimento) de 6.8x;  
• Resultado financeiro superior a meio milhão;  
• Redução de custo de mais de 900 MIL reais otimizando apenas dois processos;  
• Recebeu mais de 1.700 ideias no Programa.  

Apesar do exemplo de inovação via Programa de Ideias da Aeris não estar diretamente ligado ao seu produto final, podemos perceber que a organização gera valor em diversas frentes – financeira, otimização de tempo, redução de custos e engajamento dos colaboradores. 

O programa da Aeris conta com um modelo de pontuação, ao atingir um número de ideias enviadas, aprovadas e implementadas, o colaborador vai somando pontos ao ranking, que podem ser trocados por prêmios e brindes, estimulando a competição sadia entre as pessoas, os engajando ainda mais com o programa de inovação.

Ajinomoto

O grupo Ajinomoto tem atuação global no segmento de alimentos e aminoácidos, além de desenvolver atividades no agronegócio, Food Services, nutrição animal e na indústria farmacêutica.

Desde 2012 a empresa conta com um Programa de Ideias e Sugestões, porém sem suporte de uma plataforma.

Ao optar pelo uso do AEVO, plataforma de gestão da inovação e estratégia, com um módulo dedicado ao programa de ideias, a empresa bateu recordes nos números de ideias implantadas.

Entre os dados do programa de inovação da Ajinomoto, podemos destacar:

• Mais de 1000 ideias lançadas;
• Mais de 514 ideias implantadas;
• Milhões em retorno financeiro;
• Maior transparência nos processos de seleção e implantação das ideias;
• Maior engajamento dos colaboradores.

Belgo Bekaert

A Belgo Bekaert é uma empresa brasileira que atua na transformação de arames de aço, que surgiu de uma parceria estratégica entre a ArcelorMittal e Bekaert. A organização tem a inovação como um dos seus valores centrais, por isso, explorou a inovação por meio de um programa de intraempreendedorismo.

Com a implementação de um Programa de Ideias há pouco mais de um ano, a empresa criou mais 26 comitês de inovação destinados ao gerenciamento do programa, veja mais alguns dos resultados da iniciativa:

• Mais de 200 ideias implantadas;
• Mais de 3.000 ideias enviadas;
• ROI alcançado em 6 meses de Programa;
• 66% dos usuários da plataforma são colaboradores da linha de frente.

Como criar um Programa de Sugestões

O modelo ideal do Programa de Sugestões para cada empresa não é uma resposta exata. Por isso, é preciso que haja uma análise da cultura interna da organização pelos profissionais que serão responsáveis pelo programa.

Dessa forma, é possível descobrir qual abordagem está mais alinhada com o modelo de negócio e organização.

Para criar um Programa de Sugestões, em linhas gerais, é importante definir os seguintes aspectos:

• Objetivo do Programa: é preciso que o objetivo do Programa de Ideias (modelo ocidental e oriental) esteja alinhado à estratégia da empresa;

• Recompensas: as recompensas – financeiras ou simbólicas – são importantes para que o engajamento pessoal tenha sucesso. É preciso que as técnicas utilizadas para engajamento, como conquistas e prêmios, estejam de acordo com as expectativas dos colaboradores;

• Participantes: é importante saber se o Programa de Ideias gera maiores resultados de acordo com o número e a qualificação dos participantes. Modelos ocidentais tendem a restringir as ideias e, por consequência, as pessoas mais capacitadas em seu sistema. Já modelos orientais buscam o maior número possível de colaboradores, independentemente do cargo e de sua qualificação;

• Fluxo de aprovação: é necessário que o sistema possa ter a aprovação de sugestões consoante a realidade da empresa. Alguns modelos, como os ocidentais, exigem a aprovação de pessoas do alto escalão da companhia. Modelos orientais permitem que gerentes e pequenos gestores dentro da organização tenham autonomia para aprovar e implementar as ideias geradas.

É importante que as regras do programa sejam estruturadas de acordo com o que poderá gerar melhores resultados para a empresa. Outro ponto que precisa ser citado é em relação à flexibilidade do Programa de Sugestões.

O Programa de Ideias (ou Sugestões) evolui na mesma medida em que suas normas evoluem, acompanhando o progresso da própria cultura de inovação da empresa.

Como dar boas ideias?

A inovação promove respostas aos desafios da empresas e do mercado, criando soluções diversas e como exploramos nesse conteúdo, as melhores ideias surgem das pessoas.

Para gerar boas ideias para a empresa algumas dicas podem ser seguidas como, por exemplo:

• Procure responder aos problemas que você enfrenta no dia a dia do trabalho e busque soluções para ele, depois, envie como ideia no Programa de Sugestões da empresa;
  
• Identifique como um processo se conecta estrategicamente com os objetivos da empresa e como ele pode ser otimizado, isso pode gerar bons insigths;
  
• Reúna-se e se comunique com pessoas de diversos departamentos da empresa para compreender os diferentes desafios;
  
• Organize reuniões de brainstorming.

Já para os gestores, uma boa prática é a procura por metodologias e capacitações a serem aplicadas com os colaboradores, além de buscar preservar a cultura participativa na empresa (onde todos têm voz e importância) e utilizar ferramentas que possam auxiliar no processo de inovação no Programa de Sugestões.

Além disso, estabeleça ações de reforço, reconheça e premie os colaboradores que derem as melhores ideias, ao notar que outras pessoas da empresa fizeram a diferença por meio da inovação, com certeza, outros profissionais se empenharão e se engajarão em seu Programa de Sugestões.

Estruturando seu Programa de Ideias com o AEVO

Para que a empresa tenha um Programa de Sugestões que gere resultados e contribua efetivamente com a inovação, existem obstáculos. O maior deles geralmente está em gerenciar o Programa de Ideias em si.

Nem toda gestão está preparada para lidar com a geração de ideias de uma forma organizada e efetiva.

Com as soluções da plataforma AEVO, é possível implantar e gerenciar todos os diferentes modelos de Programa de Ideias. A empresa tem à disposição uma plataforma responsiva, disponível para acesso via celular e desktop, pensada para facilitar o acesso a todos os colaboradores.

A solução permite uma rápida análise, aprovação e implantação de ideias, e de diferentes modelos de Programa de Sugestões.

A plataforma AEVO permite que a estratégia de inovação possa estar alinhada com seu negócio e oferece uma experiência completa para a gestão da inovação.

Além do programa de ideias, o software possibilita o uso de suas soluções de maneira integrada, onde o gestor poderá implementar as ideias escolhidas tornando-as projetos de inovação; e ainda, caso queira, utilizar um módulo de inovação aberta, que permite que a empresa interaja com o ecossistema de inovação.

Você tem interesse em potencializar ideias e aumentar o engajamento de seus colaboradores? Conheça as funcionalidades do AEVO e saiba como ampliar seus resultados!

Conclusão

Compreendida a importância do Programa de Sugestões, as empresas podem atuar de maneira ordenada e assertiva, garantindo que boas ideias não se percam com o tempo ou em planilhas dispersas.

Sendo assim, possibilite que as pessoas da sua empresa possam inovar e construir soluções incríveis para o momento presente e futuro com um programa bem estruturado.