Quick wins: o que é e como tornar seus processos mais rápidos

quick wins

Uma característica comum a gestores de todos os setores é o desejo de otimizar os processos internos e melhorar o desempenho dos times. Conquistar isso de forma rápida e pouco complexa é possível, através da abordagem Quick Wins.


O que é a abordagem Quick Wins?

As quick wins são, literalmente, vitórias rápidas. São oportunidades de otimização e aceleração de processos internos de uma organização, em que a implementação é realizada em poucas semanas.

Essas otimizações devem ser mudanças visíveis a todos e devem apresentar resultados rapidamente, mesmo que não perdurem a longo prazo. Elas também não devem oferecer riscos ao processo nem serem de execução complexa.

Dessa forma, as melhorias têm um ROI maior, pois o investimento inicial é muito baixo.


Benefícios da quick wins

Pense na abordagem quick wins quando é necessário solucionar um problema urgente. Por isso, ela é tão vantajosa para as empresas: possui investimento baixo e implementação rápida.

As melhorias proporcionadas pelas quick wins, além do pouco investimento financeiro, também não necessita de uma alta qualificação dos colaboradores envolvidos para acontecerem.

No entanto, é importante lembrar que por mais simples que sejam essas melhorias, elas precisam visar um ganho para a organização. Seja ele, redução de custos, aumento da produtividade, acelerar processos etc.

Leia também: Inovação incremental: Tudo que você precisa saber!


Exemplos de Quick Wins

As quick wins podem ser aplicadas em diversos setores e de diferentes maneiras. Veja a seguir alguns exemplos:

  • Redefinir as prioridades dentro de um processo existente;
  • Supressão de etapas de procedimentos internos;
  • Utilização de softwares para otimizar tarefas;
  • Desenvolver processos estruturados para melhorar a comunicação entre setores;
  • Modificação de metodologias pouco eficientes;
  • Identificar e utilizar atributos pouco conhecidos de um produto.

Podem existir muitas outras quick wins na sua organização, cabe a você, que conhece bem todos os procedimentos, identificar as oportunidades e aumentar a eficiência da empresa.


Como aplicar as Quick Wins nos processos da sua empresa

 As quick wins não precisam de um planejamento e execução como um projeto normal, afinal, sua principal característica é a velocidade de aplicação. Apesar disso, é importante que todos os envolvidos nesse processo atuem com um certo grau de disciplina, para que os resultados sejam positivos.

Veja alguns passos fundamentais para a implementação dessa abordagem:


Conheça bem o seu negócio

Antes de tudo, é essencial que você conheça muito bem o seu negócio, para que seja possível identificar os problemas. Isso porque para implementar melhorias, os processos devem ser maduros o suficiente para serem avaliados.

Estar à par da satisfação dos clientes também faz parte dessa etapa, pois através de pesquisas ou follow ups, você pode identificar empecilhos até então desconhecidos.


Identifique o problema

Você já sabe que, as quick wins devem solucionar problemas específicos. Por isso, é incoerente propor resoluções para processos que não contribuam para melhorar o desempenho da equipe e da empresa.

Encontrar o problema é tão importante quanto propor a solução. Portanto, reúna o seu time, procure pelos pontos que precisam de otimização e defina o que tem maior prioridade.


Registre tudo

Depois de identificado o problema definido o objetivo do processo, é necessário juntar todas as informações importantes para prosseguir. Os dados referentes ao problema auxiliam na busca por uma solução e na tomada de decisões.

Nessa etapa, também é importante estabelecer um prazo para finalizar todo o processo de procurar uma solução e aplicá-la. Dessa forma, a equipe envolvida trabalha mais eficazmente.


Levante ideias

É nessa etapa que o time começa a procurar as possíveis soluções para o problema identificado. Realizar um brainstorming é uma boa prática para esse momento, só é preciso tomar cuidado para que a equipe não se perca do objetivo, utilizar uma metodologia, como o Scamper, pode ser uma boa saída nesses casos.

Não se esqueça dos critérios mais fundamentais para que as ideias levantadas sejam aplicadas: a solução deve ser de fácil implementação, trazer resultados rápidos e de baixo custo. Somente encaixando-se nesses critérios que será uma quick win.

Leia também: Programa de Ideias: Tudo o que você precisa saber!


Implemente as mudanças

Depois de todas as ideias serem apresentadas e discutidas, é hora de definir qual é a melhor solução para o problema proposto e, então, elas devem ser implementadas.

É importante também que o processo de implementação seja organizado. Deixe claro para todos que serão afetados como serão os procedimentos, e esclareça o porquê das alterações.


Mensure os resultados

Após colocar em prática as mudanças desejadas, é o momento de medir os resultados disso, para fazer isso, o ideal é comparar os resultados antes e depois das quick wins. Se o resultado for positivo, o processo em questão terá mais qualidade, produtividade e será mais consistente.


Conclusão

As quick wins devem contribuir para melhorar os processos de uma organização e devem entregar valor a ela. Por isso, ao se deparar com algum problema em um procedimento interno, ou pensar que algum processo pode ser mais eficiente, comece levantando hipóteses de como isso pode ser feito através da abordagem quick wins.

Essa abordagem, além de gerar muitos insights para melhorias, também fomenta a cultura de inovação na organização.

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