Você já esteve em uma reunião de horas e saiu dela com a sensação de que apenas perdeu o seu tempo, ou pior, de lidar com assuntos que poderiam ser expostos em um simples email ou lembrete?
Situações assim, quando passam a ser recorrentes, além de serem prejudiciais à organização do seu negócio, geram pouco desejo de participação por parte dos envolvidos.
Conduzir uma reunião produtiva é a base de toda organização em equipe: nela são definidas ideias e projetos, trocam-se experiências e, consequentemente, otimizam o tempo na execução de tarefas quando postas em prática.
No entanto, uma reunião improdutiva retira mais de uma empresa do que otimiza. Por isso, planejamento e estruturação prévias são de extrema importância, assim como o domínio de técnicas para agilizar o processo.
Torne sua reunião produtiva com metodologias ágeis
Você já deve conhecer as metodologias ágeis, mas talvez não tenha pensado em aplicá-las às suas reuniões. Uma de suas principais ideias é a construção de soluções rápidas, que serão testadas na prática e terão seus possíveis erros corrigidos ao longo do processo.
Leve esse conceito para suas reuniões, focando em definir os próximos passos com agilidade ao invés de sentar por horas analisando detalhes sobre as ações de cada pessoa.
Um exemplo de como isso pode ser feito são as reuniões diárias usadas no Scrum, uma das metodologias ágeis mais populares.
Os encontros duram 15 a 30 minutos, definindo o que precisa ser feito no dia e como os membros da equipe podem ajudar uns aos outros. A partir daí, os participantes têm autonomia para identificar a melhor forma de atender à demanda esperada.
12 dicas para ter uma reunião produtiva
1. Estabeleça tópicos
Nada torna uma reunião mais improdutiva do que a falta de clareza e organização do que será debatido. Defina minuciosamente cada detalhe da reunião, tenha sempre claro o que será tratado em reunião, entre eles, o problema, como o problema será abordado e quais os resultados se almeja ao final da reunião.
2. Defina papéis
Uma reunião sem um líder está condenada ou tangenciamento. Cabe ao líder, portanto, ser o facilitador da discussão, responsável por garantir que todos os tópicos planejados sejam debatidos e intervir quando necessário para que o grupo se mantenha focado no assunto.
Um erro comum do líder da reunião é achar que consegue dar conta de tudo sozinho no momento do encontro. Um secretário desempenha um papel importante na organização, sendo responsável por anotar perguntas, organizar a ordem das falas, o tempo de cada uma, além da ata que será disponibilizada ao final da reunião.
3. Selecione e prepare bem os participantes
Um erro muito comum das reuniões é chamar todos os membros da equipe para discutir assuntos que não cabem a todos. Pensando nisso, selecione somente pessoas que estão diretamente ligadas ao objetivo da reunião.
Além disso, é improdutivo você ser o único que conhece o tema do encontro. Não há nada pior do que reuniões misteriosas, e ao informar o que será discutido em reunião você possibilita que os participantes já cheguem com possíveis intervenções para o problema, otimizando tempo e aumentando a qualidade da discussão.
4. Faça pausas planejadas
O segredo de uma reunião produtiva pode estar nos intervalos. Pensando nisso, é interessante fazer pausas estratégicas. Pequenas pausas a cada 30 ou 40 minutos de reunião, com 10 minutos de duração, servem para que a equipe tenha um pequeno descanso mental, possa descontrair, ou pense com mais tranquilidade nos problemas sobre a mesa.
5. Afaste as distrações
Vivemos em uma época que é muito difícil não estarmos conectados. No entanto, em sua reunião presencial, defina que o uso de aparelhos como celulares e tablets seja suspenso, pois o uso em momento desapropriado, além de demonstrar falta de respeito com o tempo dos participantes, também pode ser uma enorme distração.
6. Defina um tempo para cada tópico
A organização nos detalhes define o sucesso do todo; por isso é importante definir o tempo de cada tópico que será discutido. Assim você evita que se gaste muito tempo numa questão, deixando a desejar em outras. Tenha em mente que uma reunião produtiva deve atender com qualidade todas as demandas estabelecidas.
7. Abra espaços para falas
Nenhuma reunião proveitosa se faz com uma única pessoa falando. Portanto, abra espaço para debate e sugestões. Escutando mais vozes, o grupo poderá saber com mais clareza se o problema proposto foi ou não resolvido.
Além disso, se o objetivo é apenas comunicar uma informação, vocẽ pode usar e-mails, ligações, mensagens e aplicativos para o gerenciamento da equipe. Não convoque todos para uma reunião que não vai discutir nada!
8. Faça uma conclusão
Uma reunião produtiva, ao seu término, deverá apresentar o que foi discutido, portanto, sempre tenha esse momento no seu planejamento.
É no término da reunião que o secretário deverá repassar o que será redigido na ata e fazer a recapitulação do que foi definido no encontro. Isso servirá para garantir que todos estão de acordo com os próximos passos, facilitando colocar em prática o que foi discutido pelo grupo.
Como aumentar a produtividade da equipe no home office?
Agora que uma grande parte dos negócios já teve experiência com o home office, está claro que o sucesso está 100% ligado à sua capacidade para conduzir uma reunião produtiva. Confira mais quatro dicas para extrair o máximo desses momentos.
Encontros ainda mais curtos
Reuniões mais e mais objetivas parecem ser o grande segredo para o home office, afinal, são diversas pessoas atrás de suas telas, em realidades diferentes, que muitas vezes precisam lidar com filhos em casa, barulhos na vizinhança, e até mesmo problemas de conexão.
Considere distribuir, antes da reunião, um material com as questões em pauta, para que todos cheguem ao encontro com uma visão geral dos problemas e possíveis soluções já preparadas.
Peça que os participantes abram a câmera
Um problema comum em reuniões por plataformas de vídeos é a sensação de estar falando sozinho. Para evitá-lo, sempre que possível peça aos convidados para manter as câmeras abertas.
Isso ajudará tanto quem está liderando o encontro, quanto quem assiste, pois gera mais responsabilidade em manter-se no local da reunião . Também é uma forma de tornar a reunião produtiva, pois olhar as reações físicas das pessoas pode evitar aquele tempo que gastamos para saber se elas estão ouvindo e entendendo.
Armazenamento na nuvem
Muitas empresas gravam as reuniões para disponibilizar aos participantes. Esse recurso é uma faca de dois gumes, e deve ser usado com cuidado, pois enquanto permite o acesso a uma informação que não tenha ficado clara, também pode gerar falta de empenho da equipe durante a reunião, uma vez que ela estará confiando no acesso futuro. Faça experimentos com seu time antes de tomar uma decisão final.
Considere o uso de recursos visuais
Reuniões por home office precisam manter as pessoas atentas. Nesse caso, um recurso visual bem elaborado pode ser uma ótima ferramenta. Considere trazer vídeos, gifs e infográficos. Até mesmo um meme que se encaixe na discussão pode ser usado, desde que seja adequado ao clima da equipe.
Conclusão
Conduzir uma reunião produtiva é simples quando adotamos pequenas iniciativas antes e durante o encontro. O cuidado na forma de planejar a reunião pode fazer com que você e sua equipe aproveitem da melhor forma o tempo que passam discutindo, e tenham mais clareza sobre os próximos passos.
Por fim, só podemos dizer que uma reunião é produtiva de fato quando suas propostas se tornam ações concretas. Uma plataforma de gestão como o AEVO Innovate é a ferramenta certa para garantir que isso aconteça, transformando ideias em projetos, acompanhando o seu desenvolvimento e apresentando um feedback direcionado à melhoria contínua dessas iniciativas!
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