Administrar as tarefas na empresa não é fácil, não é mesmo? É preciso selecionar as atividades, dividi-las entre os colaboradores e acompanhar sua execução. Esse momento inicial, em que você define as necessidades e as organiza, é conhecido dentro das corporações como gestão de demandas.
Ela é uma etapa fundamental que gera efeitos diante de todo o trabalho. O processo é complexo e exige muita habilidade dos profissionais. Mas existem várias estratégias que você pode adotar para simplificar essa tarefa. Neste post vamos mostrar algumas medidas para você otimizar o gerenciamento das demandas. Ficou interessado? Continue com a gente e saiba mais!
O que é a gestão de demandas?
A gestão de demandas é o processo de administrar as necessidades de trabalho na empresa, ou seja, as tarefas que precisam ser realizadas. Isso envolve prever, organizar, distribuir, delegar e priorizar as atividades.
São os objetivos que permitem à equipe definir as demandas e a partir delas, planejar o trabalho. Esse processo é fundamental para que a corporação possa se organizar para cumprir com seus compromissos e atender aos seus interesses.
Como otimizar a sua gestão de demandas?
Tornar a gestão de demandas mais eficiente é o primeiro passo para concretizar seus projetos e atividades. Pode ser desafiador, mas com o apoio das dicas a seguir, você terá muito mais facilidades e sucesso no empreendimento. Confira!
Tenha um bom planejamento
No mundo dos negócios, planejar bem é fundamental para ter bons resultados. Essa medida ajuda você a distribuir bem o trabalho, facilitando para que você saiba quando precisa de mais mão-de-obra e quando você pode contar um uma equipe menor.
Os planos também ajudam no preparo do time. Cada um poderá saber, com a devida antecedência, quais são as atividades que deverá realizar. Assim, é muito mais fácil para os colaboradores se organizarem para com os seus afazeres.
Com uma boa programação você consegue também administrar melhor as finanças e manter boas reservas de recursos. Com isso, lidar com desafios se torna muito mais fácil. Mesmo com todo o planejamento, imprevistos acontecem. Mas com um bom preparo, você terá muito mais facilidade para enfrentá-los.
Adote o padrão SMART
SMART é uma sigla que significa Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-based (especificidade, mensuração, atingibilidade, relevância e temporalidade). O padrão SMART é um sistema para nortear as metas da companhia.
Nesse modelo, quando você define um objetivo, você checa se ele atinge aos critérios da sigla. Entenda melhor cada um deles a seguir:
- especificidade: os objetivos não podem ser gerais, senão eles podem se tornar muito difusos. Metas específicas permitem que a equipe delineie passos palpáveis para alcançar os alvos predefinidos;
- mensuração: ter metodologias para mensurar os resultados é fundamental para dar objetividade às suas avaliações. Assim, você pode perceber se está se aproximando do que foi proposto. Sem as medições, os critérios para avaliar os resultados durante o processo podem ficar muito dispersos e subjetivos;
- atingibilidade: é importante ter metas ousadas, porém, elas não podem ser inviáveis. Se você estabelece alvos que estão no nível da impossibilidade, sua equipe vai ser ver em um esforço desgastante que não será recompensado. Seja gradual ao definir os intuitos da companhia, preocupando-se em avançar e ir além, mas dentro do que é atingível;
- relevância: cada meta estabelecida deve ser relevante para o objetivo maior da corporação. Na empresa, todas as atividades são interligadas de forma sistêmica. Assim, o que é feito no micro gera resultados para o macro. Cada atividade deve estar encadeada de forma a contribuir com a finalidade maior do empreendimento;
- temporalidade: toda meta precisa de um prazo definido para que ela seja colocada entre as prioridades. Do contrário, essa finalidade é colocada em segundo plano e a atividade fica prejudicada.
Aproveite os benefícios da tecnologia
A tecnologia oferece várias alternativas para você otimizar a gestão de demandas no empreendimento. São diversos recursos que facilitam a comunicação, como as ferramentas de acesso remoto, por exemplo.
Outra grande vantagem são os softwares para gestão de tarefas, de vendas, de segurança, de satisfação do cliente e diversos outros tipos. Todos permitem que você tenham mais agilidade e facilidade no desempenho das atividades, pois possibilitam um registro organizado, um planejamento efetivo e o controle das variáveis do processo.
Conheça a rotina de trabalho
Conhecer a rotina da sua equipe é fundamental para realizar uma boa gestão de demandas. Assim você pode perceber as necessidades e separar os deveres de forma adequada.
Um grande erro das corporações é distribuir mal as atividades, de forma que os profissionais tenham momentos de ócio completo e outras situações com um volume exponencial de trabalho. Isso desgasta os colaboradores, gerando estresse e aumentando o risco de doenças laborais.
Se as demandas são bem divididas, a equipe pode se organizar e realizar suas tarefas com antecedência e preparo. Isso aumenta a qualidade do trabalho e o bem-estar do time.
Observe os padrões de necessidades
É preciso estar atento às demandas que se repetem de forma cíclica, seja ao longo do mês ou do ano. Pode ser uma época em que as vendas aumentam, um relatório que deve ser entregue mensalmente ou o pagamento de alguns impostos específicos no início do ano, por exemplo.
Por isso, é preciso observar esses padrões, para se preparar para essas necessidades. A regularidade desses processos pode ser muito favorável, porque ela permite que você e sua equipe se mobilizem para dar conta dessas demandas. Porém, esse processo também requer um olhar atento dos gestores, para que seja possível identificar as regularidades.
Faça revisões dos processos
Revisar as atividades sempre é importante para avaliar a qualidade do que tem sido feito. Na gestão de demandas, essa atividade ajuda a compreender se a definição e distribuição de tarefas foi efetiva. Isso exige uma análise de todo o processo, incluindo o planejamento, colocação desses planos na prática e os resultados obtidos.
A revisão é necessária para qualquer empreendimento, porque ela permite que você notifique os processos que não estão indo tão bem e possa se mobilizar para aprimorá-los. Ela também possibilita denotar os resultados mais positivos, onde você e sua equipe podem comemorar e dar continuidade nessa forma de atuar.
A gestão de demandas é o processo de organizar e gerenciar as necessidades na empresa. Ela é fundamental para que as outras atividades possam ter sucesso, pois o que é definido nela gera efeitos diante de toda a execução do que foi planejado.
Para otimizar o gerenciamento dessas questões, é importante desenvolver um bom planejamento, conhecendo bem a rotina de trabalho dos profissionais e revisando os processos com regularidade. Outra excelente estratégia é adotar o padrão SMART, que traz muitos benefícios para o desenvolvimento de metas.
Além disso, saiba utilizar os recursos tecnológicos ao seu favor. Essas ferramentas podem trazer muitas facilidades, como os softwares para gerenciamento, aumentando a qualidade e a efetividade dos processos.
E então, gostou de saber como otimizar sua gestão de demandas? Aproveite para baixar nosso ebook e aprimorar seus conhecimentos sobre a gestão de projetos!
