As metodologias de projetos são conhecidas por muitos, porém, nem todos as utilizam em sua plenitude. Isto se deve ao fato de serem costumeiramente confundidas com padrões de projetos ou de não serem estudadas com a devida atenção.
Este post funcionará como um miniguia, com as principais informações relacionadas às mais conceituadas metodologias de projetos disponíveis. Nele você vai entender que nenhuma metodologia funciona sem uma infraestrutura básica que emerge do conhecimento das técnicas de implementação corretas.
Também te ajudaremos a saber diferenciar uma metodologia de um padrão e a conhecer e evitar os principais erros na hora de colocar essas metodologias na rotina do dia a dia da gestão de projetos.
Ficou curioso? Então, siga em frente na leitura e desvende esses segredos valiosos.
1.Entenda o que é metodologia de gestão
Uma metodologia de gestão é uma combinação de técnicas e processos que visam aumentar a eficiência de determinados projetos para alcançar melhores resultados.
Ao adotar uma metodologia para gestão de um projeto, são implementadas novas formas de realização do trabalho, determinados os indicadores de desempenho e estabelecidas as metas de resultados.
2.Conheça as metodologias mais usadas no mercado
Gerir projetos é um desafio instigante, já que envolve uma diversidade de pessoas, algumas vezes dispersas geograficamente, sem falar de toda a gama de tarefas e metas a serem cumpridas.
Conhecer as metodologias de gestão e colocá-las em práticasão atitudes que contribuemmuito para o sucesso dos seus projetos. Estas são as principais metodologias:
PDCA
PDCA, sigla da metodologia de gestão Plan-Do-Check-Act, que significa Planejar, Executar, Controlar e Agir. Foi divulgada e primorosamente aplicada pelo engenheiro William Edward Deming, visando a melhoria do processo produtivo e a ampliação da qualidade dos produtos, processos e serviços.
A metodologia PDCA é representada por um círculo dividido em quatro quadrantes, sendo que em cada um é colocada uma das letras da sigla.
A figura escolhida, um círculo, é para demonstrar que seu ciclo é infinito, começando com o planejamento, passando pela execução e o controle e terminando com as ações corretivas, padronizações e melhorias, para, então, ser iniciado um novo ciclo com as mesmas etapas já aperfeiçoadas.
Planejar é a etapa mais importante da gestão de projetos, pois implica em estabelecer objetivos e metas, desdobrar as tarefas, escalar responsáveis, programar treinamentos, definir os processos, prever os recursos necessários (tecnológicos, materiais, humanos e financeiros), estabelecer os prazos, determinar as métricas e os indicadores de desempenho, mapear os riscos, entre outras atividades.
Aprender a planejar o seu projeto é importantíssimo. Quando negligenciada esta etapa, as chances de sucesso são reduzidas drasticamente. Invista em cursos de capacitação para o planejamentopara ter visão ampla de todas as circunstâncias que envolvem cada projeto.
Executar é colocar em prática todas as tarefas e processos planejados, articular a provisão, integração e gerenciamento dos recursos, observar o cumprimento dos prazos etc. É, basicamente, fazer com que o projeto saia do papel para a plena realidade.
Controlar é estabelecer momentos, ao longo da execução do projeto, em que a equipe envolvida possa mensurar e avaliar os resultados em relação às metas pretendidas. É assim que os desvios – atrasos, estouro de custo, perda de membros da equipe, quebra de parcerias, entre outros – podem ser identificados, bem como os desempenhos excepcionais – muito abaixo ou muito acima da média – podem ser demonstrados com total clareza.
Agir é o melhor caminho para corrigir os desvios e os desempenhos ruins e para valorizar as performances acima da média. É nesta hora que os processos bem-sucedidos são padronizados e divulgados aos membros da equipe e planos de ação complementares são concebidospara redirecionar o projeto para sua trilha original e assegurar o tão esperado sucesso.
Percebeu como esta metodologia é simples e pode ser facilmente colocada na rotina do dia a dia? Então, mãos à obra.
BSC
O Balanced Scorecard, metodologia de gestão do desempenho mais conhecida como BSC, nos ensina a estruturar os projetos sob as seguintes perspectivas: financeira, do cliente, dos processos internos, do aprendizado e crescimento.
Com esta metodologia, todas as métricas do projeto são agrupadas de acordo com sua relação com os objetivos estratégicos, de forma balanceada, considerando as interdependências e as perspectivas estabelecidas. Veja como tratar cada uma das perspectivas citadas:
Perspectiva financeira
É por esta ótica que serão planejados os objetivos e metas financeiros do projeto, considerando a previsão das receitas, custos, despesas e investimentos que serão necessários.
Perspectiva do cliente
Por esta perspectiva, os objetivos e metas devem levar em consideração as expectativas do cliente e as relações comerciais decorrentes, fazendo seu alinhamento com a perspectiva financeira para que seus resultados impulsionem o alcance das metas projetadas.
Perspectiva dos processos internos
Levando em conta que cada perspectiva tem uma relação de causa e efeito entre si, quanto melhor forem planejados os processos internos de funcionamento do projeto – que norteiam a integração entre a equipe interna, os colaboradores externos e o cliente – melhor será sua ação catalisadora do cumprimento das metas relativas à perspectiva do cliente.
Na prática, quando for estabelecer os objetivos desta perspectiva, pense: quais são os pontos em que os processos internos devem ser mais eficientes para alavancar bons resultados?
Perspectiva do aprendizado e crescimento
Ao criar o seu projeto, sintonize nas seguintes questões:
- Meu time interno tem os conhecimentos e capacitações necessários para cumprir as tarefas programadas e otimizar os resultados dos processos internos?
Se a resposta for não, determine as metas de aprendizado e crescimento visando extinguir as deficiências percebidas e estabeleça as estratégias de aquisição de conhecimento – por meio de cursos, consultoriaou contratação de novos talentos.
- Já fizemos projetos semelhantes dos quais podemos resgatar experiências e lições aprendidas?
Se sim, acesse os dados dos projetos anteriores e enriqueça o conhecimento da equipe atual. As experiências passadas aceleram o crescimento do desempenho da sua equipe.
Com o BSC, os objetivos mais relevantes ficam evidenciados, permitindo direcionar os esforços para as ações e objetivos que realmente influenciarão os resultados. Balanceie as metas de cada uma das perspectivas desta fantástica metodologia e você verá como o desempenho geral será potencializado.
Gerenciamento pelas Diretrizes – GDP
Segundo esta metodologia, são estabelecidas diretrizes macro para o projeto, alinhadas à estratégia empresarial, que tem como ponto de partida a visão da alta administração da empresa.
As diretrizes macro são desdobradas verticalmente em vários níveis na estrutura hierárquica existente. Cada diretriz é relacionada àsmetas específicas atribuídas aos membros da equipe envolvida.
Desta forma, as metas desdobradas ficam mais fáceis de serem compreendidas e realizadas, somando para o alcance da meta superior.
Com o GDP, o desdobramento das diretrizes e metas associadas torna-se consistente e suficiente, de modo que os planos de ação e os itens de controle decorrentes, assim como os indicadores utilizados para medição e monitoramento dos resultados obtidos, estejam coerentes com a estratégia traçada.
Esta metodologia é especialmente recomendável quando um projeto é desafiador e de difícil realização, pois torna-se possível fragmentar suas metas em diversos níveis, de modo que cada nível hierárquico envolvido dará sua contribuição para o cumprimento da meta principal.
No gerenciamento pelas diretrizes, as responsabilidades são bem distribuídas entre todas as pessoas, as metas tornam-se objetivas e consegue-se ganhos em produtividade, qualidade e alto desempenho.
3.Aprenda como implementar uma metodologia de gestão
A implementação da metodologia de gestão tem que ser tratada com a devida atenção aos detalhespara garantir a elevação do número de projetos entregues dentro do orçamento, prazo e expectativas planejados.
As metodologias servem para estruturar uma sequência lógica de ações de forma coordenada e coesapara que não haja desperdícios de tempo e outros recursos primordiais.
Seja qual for a metodologia escolhida pela sua equipe, existem alguns fundamentos básicos que precisam ser atendidos para que haja resultados efetivos.
Siga as dicas que daremos a seguir e potencialize as chances de ter sucesso na aplicação das metodologias de projetos:
Padronizar e automatizar os processos
Processos padronizados resultam em maior organização, que é o alicerce básico do sucesso. Além disso, proporcionam a otimização dos fluxos de trabalho, informações e comunicações e o alinhamento de práticas entre equipes, independentemente da sua localização geográfica.
Eles dão a segurança de que todos os aspectos relevantes da gestão de um projeto estão sendo considerados por todos os envolvidos.
E o melhor:permitem agrupar os projetos por tipo, duração, complexidade, custo, assunto, situação e outros padrões de classificação que sejam estabelecidos, tornando rápido e prático ter uma visão panorâmica dos projetos executados e em execução.
Muitos processos podem ser automatizados com o uso de um software de gestão de projetos. São atividades repetitivas, que não agregam valor, mas que precisam ser feitas, bastando definir regras claras de execução por meio de parametrização do sistema informatizado. Com isso, ganha-se tempo para dedicação a outras atividades mais importantes.
Delegar responsabilidades
A gestão de projetos é um processo colaborativo entre os membros da equipe.Para que funcione de forma satisfatória é necessário que cada pessoa conheça o seu papel e as responsabilidades que lhe foram delegadas. Isto auxiliaa manter claras as entregas que serão cobradas ao longo do tempo.
Os papéis e responsabilidades precisam estar declarados em organogramas e descrições de funçãopara que sejam bem documentados e possam ser consultados periodicamente pelas partes interessadas.
Capacitar a equipe
Segundo o Guia PMBOK, são dez as áreas de conhecimento – escopo, cronograma, custo, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições, stakeholders (partes interessadas) e integração – que a sua equipe de projetos deve desenvolver, especialmente o gestor que a lidera.
Por exemplo, os riscos de um projeto precisam ser identificados, avaliados e gerenciados. Capacite a sua equipe para desenvolver uma percepção de risco apurada e estabelecer uma metodologia padronizada de classificação segundo sua probabilidade e a gravidade do impacto que podem causar e que seja apropriada para sua gestão.
A capacitação da sua equipe nesta área de conhecimentopermite que eles saibam que atitude deve ser tomada diante dos diferentes tipos de riscos apresentados.
Existem condutas apropriadas para cada tipo de risco: alguns podem ser eliminados, outros podem ser transferidos ou compartilhados ehá ainda aqueles que podem ser assumidos quando são insignificantes ou quando geram oportunidades que não podem ser perdidas.
Saber a forma correta de tratar cada tipo de risco é um ponto crítico de todas as metodologias de projetos.
Algumas vezes, devido à especificidade de determinados projetos, é conveniente buscar a consultoria de especialistas para auxiliar a equipe interna no gerenciamento dos riscos.
Este exemplo foi para demonstrar a abrangência e profundidade de uma única área de conhecimento.Agora imagine o tamanho do desafio que representa ter domínio destas dez áreas aqui referenciadas. Nada que um bom planejamento de treinamentos não resolva com maestria.
Logicamente, estas capacitações tomam tempo e requerem investimento financeiro.Sendo assim, devem ser considerados na composição de custos e no gerenciamento de cronogramas dos projetos, de modo que possam ser rateadas proporcionalmente.
Saber estabelecer prioridades
As atividades de um projeto muitas vezes apresentam interdependências, que devem ser conhecidas e respeitadas para evitar atropelos.
Quando vários projetos estão em andamento simultaneamente, é preciso fazer o seu alinhamento com as estratégias empresariais para determinar qual a prioridade de cada um.
Portanto, desenvolva uma técnica de priorização de tarefas e projetos para aumentar a produtividade da sua equipe e ter a garantia de um fluxo operacional contínuo e que gera bons resultados.
Ter mecanismos de rastreamento
As atividades, os custos, as despesas, as receitas, a equipe e os resultados de cada projeto precisam ser vinculados de forma específica, de modo que haja a rastreabilidade completa de tudo o que aconteceu.
Isto facilita os acompanhamentos de previsto x realizado, o esclarecimento de dúvidas e a recuperação de informações presentes e históricas – para embasamentos de ações futuras e tomada de decisões.
Fazer a gestão do conhecimento
Cada projeto realizado traz consigo experiências e conhecimentos que precisam ser mantidos na organização. Pense em maneiras de aproveitar as lições aprendidas.
Mantenha dossiês, realize palestras, treinamentos e workshops para repasse de expertise entre os membros da equipe de projetos, utilize plataformas colaborativas, enfim, use a criatividade de modo a preservar e multiplicar o conhecimento adquirido.
Adicionalmente, permita o contato da sua equipe com grupos de estudo, a participação em palestras, seminários e congressos externos e o relacionamento com entidades ligadas ao gerenciamento de projetos para assegurar a atualização permanente do conhecimento.
Percebeu como todas estas dicas transcendem todas as metodologias de projetos? São providências impulsionadoras do sucesso! Aplique-as e comece a obter resultados muito melhores do que os convencionais.
4.Evite estes 8 erros em metodologias de projetos
São diversos os motivos que levam às falhas na implementação de metodologias. Por isto, investir na formação adequada da equipe envolvida na gestão de projetos é primordial para minimizar estas ocorrências.
Errar é humano, mas aprender com os erros dos outros para otimizar os resultados é divino! A seguir, apresentaremos alguns dos erros mais comuns na aplicação das metodologias de projetos. Fique atentopara poder evitá-los.
1. Confundir metodologias com padrões
As metodologias estão voltadas para prover orientações e princípios que podem ser aplicados a situações específicas, funcionando como uma trilha que demonstra as diversas etapas de consecução de um objetivo, desde sua concepção até sua entregae encerramento.
Os padrões dizem apenas o que deve ser feito, mas não informam como. Já as metodologias de projetos são ricas em orientações de como fazer.Elas te fornecem uma trilha a seguir, que encurta o caminho por meio de práticas consagradas e testadas há décadas em diversos países do mundo.
Padrões são normas técnicas que estabelecem requisitos, regras, diretrizes ou características de produtos, processos ou serviços, tal como as normas da ISO (International Organization for Standardization) eda ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e os guias do PMI (Project Management Institute).
O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge – Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute), é um padrão frequentemente confundido com uma metodologia. Por ser um guia muito abrangente, ele se popularizou entre os gestores de projetos, porém, muitos não têm a clareza desta diferenciação.
Ele traz os fundamentos do gerenciamento de projetos e aborda três conceitos essenciais: o ciclo de vida eo processo administrativo de um projeto e as dez áreas de conhecimento necessárias para seu pleno gerenciamento.
O Guia PMBOK é um padrão reconhecido mundialmente.Ele fornece as ferramentas essenciais para que o gerente de projetos exerça seu papel com excelência e entregue resultados compatíveis com as expectativas organizacionais.
2. Não conhecer suficientemente a metodologia
Antes de introduzir uma metodologia na gestão de projetos, é imprescindível treinar toda a equipe envolvida, de modo que o conhecimento de todos fique nivelado e a aplicação do aprendizado seja otimizada.
Uma metodologia deve ser seguida com o devido rigor para produzir os bons frutos que tradicionalmente proporciona.
3. Usar o chamado “jeitinho brasileiro”
Nem pense em improvisar na gestão do projeto e/ou no meio do caminho começar a usar uma metodologia desconhecida de todos ou da maioria da equipe. O famoso “jeitinho brasileiro” é um sinal de falta de compromisso com o resultado pretendido.
O improviso desnorteia as pessoas, descompassa os processos e degrada os resultados. Equipes de alta performance aplicam as metodologias com total disciplina e profissionalismo.
4. Expectativas não realistas
Por falta de experiência e/ou excesso de otimismo, algumas vezes os gestores de projetos determinam objetivos e metas que fogem da realidade factível.
Por este motivo, fazer um benchmarking para conhecer os resultados similares que têm sido alcançados no mercado é muito importante.
Nenhuma metodologia pode assegurar o sucesso de um projeto mal avaliado e/ou mal dimensionado.
5. Definição simplista de requisitos
Quando os requisitos de um projeto são definidos de forma superficial, a avaliação de riscos se torna ineficaz e a gestão de mudanças ineficiente, já que faltarão elementos indicativos do direcionamento a tomar.
Portanto, dedique um espaço de tempo maior para examinar minuciosamentetodos os requisitos que precisam ser abordados.
Errar neste ponto pode provocar prejuízos financeiros, atrasos, fracassos e afetar o moral da equipe envolvida, entre outras possibilidades.
6. Não acompanhar as métricas
Tanto os objetivos e metas quantoos indicadores de desempenho e resultado devem ser monitorados periodicamente.
Sem um acompanhamento adequado, seu projeto fica à deriva e ninguém reconhece as conquistas já realizadas nem tem noção do quanto falta para chegar ao destino traçado.
As métricas do seu projeto não são meras determinações formaisouburocracia, elas demonstram um comparativo entre as expectativas de resultados e os resultados efetivos e evidenciam as tendências de sucesso ou insucesso.Por meio delas, sua equipe fica ciente do que funciona e do que não funciona, podendo reforçar as boas práticas e corrigir as ineficiências.
7. Falta de suporte tecnológico
Muitas atividades do dia a dia da gestão de projetos podem ser automatizadas, desde que haja regras de negócios bem definidas e um software de gestão adequado às necessidades da organização.
Com o suporte tecnológico bem ajustado, o foco da equipe envolvida se converge para as atividades que agregam maior valor ao projeto e são evitados erros e retrabalhos. Deste modo, as rotinas da metodologia de projetos fluem com mais leveza.
8. Falta de suporte processual
Os processos administrativos devem ser suficientes para abranger todas as etapas da gestão do projeto: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento/Controle e Encerramento.
Para que a metodologia escolhida gere os frutos planejados, o suporte processual bem concebido é indispensável.
Os processos administrativos interferem diretamente no fluxo de informação e comunicação de um projeto e na tomada de decisões, que se forem prejudicados podem levar a outras falhas consecutivas.
Conclusão
Grande parte do fracasso de alguns projetos é provocado pelo equívoco de se utilizar padrões como se fossem metodologias de projetos. Sem uma trilha bem definida, a equipe se dispersa e cada um busca uma maneira individual de implementar soluções.
As metodologias auxiliam muito na organização e estruturação robusta de projetos, de modo que seja possível gerenciar um portfólio diversificado sem perder o foco das atividades prioritárias de cada um.
Elas tornam dinâmica a sistemática de medição e monitoramento de resultados, possibilitando uma atuação proativa na percepção de tendências desfavoráveis, que podem ser revertidas antes de comprometerem o alcance das metas, tal como facilitam a reação imediata a situações negativas já ocorridas.
Sua implementação depende de providências importantes e da aquisição de conhecimentos indispensáveis para que possam gerar bons frutos.
Agora que você já sabe informações de grande relevância para aumentar a eficácia dos seus projetos, que tal baixar o nosso Guia Definitivo da Gestão de Projetos de Sucesso?
