Para todo gestor que se envolve com a busca por melhorias de resultados dentro da sua empresa é sempre importante tentar diminuir possíveis perdas, mas tudo fica um pouco mais difícil se o tempo é curto e os recursos são limitados.
Especialmente nesses tipos de situações, a gestão de riscos de um projeto deve ser feita de maneira cuidadosa e atenta. Se você quer ter maior controle sobre eles e saber como fazer isso de forma correta, precisa estar atento e se organizar.
O que é a gestão de riscos
Apesar de a maioria das pessoas pensar em risco com uma coisa potencialmente ruim que pode ou não acontecer, em gestão de projetos o risco é basicamente a probabilidade de que algo venha a ocorrer e produzir algum tipo de impacto sobre o projeto.
Ele pode, então, ser positivo ou negativo e ser conhecido ou não. Um risco negativo afeta o projeto de uma maneira ruim, como a falha na entrega de um fornecedor, mas também pode ser algo bom, como uma negociação que acaba tendo melhores condições de prazo ou de valor de contrato do que se havia estipulado inicialmente.
Quanto a ser conhecido ou não, depende do que se tem conseguido saber do projeto e de sua magnitude. No caso da hipótese anterior, em que o fornecedor não entregou o que deveria no tempo acordado, ele poderia ser um risco conhecido, uma vez que esse fornecedor já tinha algum relacionamento com a empresa e em outra ocasião também pode ter se atrasado.
Já um risco desconhecido geralmente ocorre em função de alguma variável externa. Uma mudança muito brusca de mercado, a entrada inesperada de um concorrente ou a divulgação de uma nova tecnologia são bons exemplos.
Por que a gestão de riscos é importante
Uma vez já tendo entendido o que é o risco e lembrando sempre que ele pode ser positivo ou negativo, fica mais fácil de perceber que a sua gestão ajuda no desenvolvimento do projeto.
A ideia é sempre buscar entender o que está acontecendo ou o que pode vir a acontecer e tomar uma atitude frente a situação.
Se o risco for positivo, o melhor a se fazer é encontrar formas de potencializar o seu efeito sobre o projeto. No caso da negociação que acabou saindo melhor do que o esperado, uma boa atitude é tentar conseguir manter os padrões deste acordo para futuros contratos.
Por outro lado, se for algo negativo como o exemplo do fornecedor, tanto se pode incluir cláusulas contratuais que venham a multá-lo por atrasos nas entregas, o que pode ajudar a diminuir este tipo de riscos, como também lançar mão de outros fornecedores que existam no mercado.
Como fazer a gestão de riscos
A melhor forma de garantir condições favoráveis de seu projeto ter sucesso é fazer uma gestão de riscos de maneira profissional e cuidadosa. Entender e analisar o contexto é primordial neste momento. A partir deste ponto, a gestão de riscos acompanha toda a empreitada.
Identifique os riscos positivos e negativos
A primeira coisa a se fazer é uma listagem o mais completa possível dos fatores que podem afetar o seu projeto, gerando resultados tanto potencialmente negativos como positivos.
Este mapeamento ajudará você e sua equipe a se concentrarem naquilo que realmente poderá fazer com que o seu cronograma e a utilização de recursos humanos e financeiros tenham melhores ou piores resultados.
Dimensionar corretamente os riscos
Alguns gestores, na hora de fazer a gestão de riscos, podem acabar se enrolando por uma falta de dimensionamento e entendimento dos riscos. Isto ocorre porque, ao se tentar mapeá-los, principalmente aqueles não conhecidos, a lista começa a crescer demais e acaba-se perdendo o controle.
Para evitar este tipo de situação, o correto é avaliar as reais chances de os riscos que estão sendo identificados acontecerem. Assim, ao identificar alguma potencial interferência no projeto, é preciso avaliar tanto a sua probabilidade quanto o seu impacto.
Itens com alta probabilidade e grande impacto devem ser os melhores trabalhados, de forma que os de baixo impacto e baixa probabilidade acabarão por não tomar tanta atenção da equipe.
Planeje as respostas aos riscos
Sabendo quais dos itens identificados são os que têm maior probabilidade de impactar o projeto de maneira significativa, não se deve esperar que eles ocorram para se pensar qual a melhor reação a ser tomada.
Por isso, para cada um desses pontos, deve-se ter uma orientação por escrito pensada previamente. Este tipo de precaução garante que a tomada de atitude em caso de concretização do risco seja rápida, o que garante melhores respostas para o projeto.
Acompanhe os riscos
De nada adianta entender os possíveis impactos dos riscos de um projeto, fazer um mapeamento cuidadoso, mas não acompanhar cada um deles.
Com fácil acesso ao seu controle de riscos, busque tocar o projeto acompanhando em cada fase os riscos inerentes. Risque fora aqueles negativos que forem sendo vencidos e também os positivos, tendo sido bem aproveitados ou não.
Essa prática garantirá que a sua gestão de riscos tenha muito mais aderência à gestão de projetos.
Registre e atualize as lições aprendidas
A gestão de riscos de um projeto é uma das áreas de conhecimento de gestão de projetos, e isto implica que ela tem uma atuação em conjunto com as demais, por isso não pode ser tratada como um item isolado.
Uma forma de garantir a melhoria contínua da sua gestão de projetos é registrar as lições aprendidas em cada projeto, e isto inclui a sua gestão de riscos. Anote o que houver conseguido assimilar no controle dos riscos para que em novos projetos você possa utilizar este conhecimento já adquirido a seu favor.
Sabendo enxergar bem e tomar as devidas providências perante todos os riscos de um projeto, a sua chance de sucesso fica muito maior. Por isso, habitue-se sempre para dar a atenção devida à gestão de riscos. Verá que com o tempo, este tipo de trabalho ficará mais intuitivo e suas habilidades cada vez mais apuradas.
Se por acaso você conhece outra boa dica que venha ajudar a fazer a gestão de riscos, passou por alguma experiência interessante ou tem uma dúvida sobre o tema, deixe um comentário abaixo. Queremos saber como anda a sua gestão de riscos.
