Gerentes de projeto que coordenam mais de um empreendimento necessitam de muita habilidade e organização. Afinal, gerenciar orçamentos, escopos, cronogramas, recursos e pessoas de várias iniciativas de uma vez só não é nada fácil.
Diversas vezes os gerentes de projetos se veem com sobrecargas de trabalho, de informações e de tarefas, o que pode prejudicar a qualidade das entregas e afetar a sua produtividade. Vale ressaltar, ainda, que o gestor que busca sempre a eficiência deve ter a capacidade de se adaptar facilmente às diferentes realidades dos portfólios de projetos que administra.
Além disso, é necessário estar atento às equipes e suas particularidades, aos processos internos, à veiculação de uma grande quantidade de informações diferentes e outros fatores inerentes aos projetos — perder o controle sobre eles pode dificultar a gerência e a coordenação dos empreendimentos que estão sob sua responsabilidade.
Existem algumas habilidades que podem te ajudar a gerenciar, simultaneamente, todos os portfólios de projetos que estão sob sua incumbência. Continue a leitura deste artigo e entenda como administrar um portfólio de projetos. Confira!
Delegar tarefas
É praticamente impossível realizar uma gestão de portfólio de projetos acompanhando todos os indicadores importantes e tomando as ações necessárias sem delegar tarefas. O processo de dividir as responsabilidades e as atividades de um empreendimento é uma das etapas fundamentais para garantir o sucesso deste.
É imprescindível que se tenha conhecimento total de todos os componentes de sua equipe, tendo ciência de suas habilidades e competências. Sendo assim, você poderá designar as funções de acordo com a capacidade de cada profissional, sem sobrecarregá-los e sem prejudicar o andamento das atividades.
Além disso, por meio de relatórios de status periódicos será possível certificar como está o desenvolvimento das atividades e os marcos a serem cumpridos. Esses relatórios são de fundamental importância, pois te ajudarão a agir e facilitarão todo o processo de delegação de tarefas.
Priorizar projetos
A gestão de projetos diversos também exige maestria na priorização das atividades. Saber dividir seu tempo de acordo com o que cada empreendimento necessita certamente auxiliará no processo de gestão.
Assim, empreendimentos com atividades mais críticas, prazos arrojados e orçamento controlado necessitam de mais atenção. É válido, inclusive, escolher profissionais extremamente qualificados e proativos para atuar no desenvolvimento das atividades desses projetos.
O processo de priorização não é simples e envolve inúmeros fatores. Uma maneira de facilitar esse procedimento é aplicar os conhecimentos de gestão de riscos em seus empreendimentos.
Ao fazê-lo, você terá a noção exata das ameaças e das oportunidades envolvidas em cada projeto e, então, você terá prazo suficiente para garantir que tudo possa ser solucionado da melhor maneira possível.
Além disso, a gestão de riscos te fornecerá informações que, aliadas a dados como escopo, prazo, custo e retorno sobre o investimento, te ajudarão a escolher quais projetos e atividades devem ser priorizados.
A ordem de prioridade dos projetos deve sempre ser revista, pois existem diversos fatores que podem impactá-la — mitigações de riscos, fatores externos, ações da natureza e influências do mercado podem afetar a priorização de seus projetos. Preste bastante atenção!
Focar no agora
Outra prática comum de profissionais de sucesso na administração de projetos múltiplos é ter foco no que estão fazendo agora. Ao lidar com vários projetos sob sua responsabilidade é quase impossível não pensar nos problemas e possíveis soluções constantemente. Porém, é necessário ter foco no que se está trabalhando agora.
Após realizar a priorização de projetos, é crucial que o gerente dedique o tempo certo para cada empreendimento, sem ficar pensando nas atividades preteridas. Nesse momento, o que importa é o projeto que está em análise e não os demais.
Fazendo isso, o profissional garantirá que todas as atividades sejam realizadas com a maior qualidade possível. Ao focar em apenas um empreendimento você saberá que todos os problemas deste serão solucionados e, então, a prioridade será mudada, alterando o foco de todas as suas próximas ações.
Caso contrário, o gerente de projetos não conseguirá solucionar os problemas do empreendimento em questão e muito menos analisar os projetos preteridos. Ou seja, o único efeito de suas ações será a perda de tempo — e nós sabemos como o tempo é um fator fundamental para se conseguir administrar projetos múltiplos, certo?
Utilizar um Software de Gestão de Projetos
Uma dica que contribui para o melhor gerenciamento de projetos múltiplos é a utilização de softwares de gestão de projetos. O AEVO Innovate, por exemplo, é um software capaz de fornecer uma visão geral do seu portfólio de projetos, oferecendo o detalhamento em um One Page Report (relatório de status do projeto em apenas uma página) e uma análise crítica com os as causas dos desvios das principais atividades.
Aplicar a tecnologia na gestão de projetos também será útil para simplificar a entrada de informações, agilizar a análise de dados e aumentar a transparência da comunicação. Outra vantagem é que se pode gerenciar todos os projetos em um único ambiente integrado, tomando decisões necessárias para o sucesso dos projetos antes que seja tarde demais.
Outro grande benefício de aplicar a tecnologia na administração de projetos múltiplos é a grande facilidade controlar as ações e o andamento das atividades. Todo o processo de gestão se torna mais profissional, sendo acompanhado de perto por um especialista e reduzindo, assim, o micromanagement.
Investir em softwares de gestão de projetos pode ser de grande valia para seu portfólio de projetos. Administrar projetos múltiplos se tornará muito mais fácil com a ajuda da tecnologia, pois o gerente de projetos terá acesso a todas as informações e KPI’s na tela do computador, sem depender de funcionários e da burocracia empresarial.
Delegar as tarefas de acordo com cada componente de sua equipe, priorizar os projetos respeitando as suas particularidades e especificidades, focar no que está sendo realizado agora e utilizar softwares de gestão de projetos são ações cruciais para o sucesso de seus projetos, bem como de sua carreira.
