A comunicação adequada é algo fundamental em qualquer setor de uma empresa. E na gestão de projetos ela é ainda mais importante.
Para se ter uma ideia do quanto a comunicação falha pode influenciar nessa área, podemos exemplificar um levantamento feito pelo Project Management Institute Brasil (PMI), com 300 empresas de grande porte. 76% dos fracassos em projetos foram cometidos, justamente, devido às falhas de transmissão de informações.
E por que isso acontece? Primeiro porque os gestores não costumam se atentar para a importância da comunicação em projetos, e segundo porque todo mundo acha que sabe se comunicar bem, afinal é algo que fazemos naturalmente desde que somos crianças. Mas será que isso é verdade?
Se você tem notado que a comunicação não anda adequada em seus projetos ou deseja ter resultados ainda mais expressivos, reduzindo os riscos, continue a leitura e saiba tudo sobre esse assunto!
O que é uma comunicação eficiente em projetos?
Embora todo gestor de projetos saiba o que é comunicar, nem todos se atentam aos vários elementos que estão presentes nesse ato. Muitos se importam, somente, em arquivar relatórios, dados de reuniões e outros documentos importantes para a execução do projeto, mas não prestam atenção sobre como estão falando com os seus times, repassando os seus gestos e a sua comunicação não-verbal.
Se todos estão compreendendo adequadamente a mensagem passada, os ruídos que podem interferir nesse entendimento e muitos outros itens essenciais que atrapalham a boa comunicação são eliminados.
Uma comunicação eficaz é aquela na qual a mensagem enviada é compreendida totalmente pelo receptor. Apesar de parecer simples, essa é uma missão, muitas vezes, extremamente complicada.
Hoje nós vivemos na era da informação, o que significa a existência de muito mais dados disponíveis do que somos capazes de assimilarmos. A função do gestor de projetos é justamente “filtrar” todas essas informações que recebe e repassar apenas o essencial para cada uma das partes interessadas.
Para conseguir isso é preciso: saber ouvir com atenção, pensar de maneira objetiva, discutir abertamente com a sua equipe, ter sensibilidade e responder de forma rápida às necessidades apresentadas.
O gestor de projetos ainda deve pensar em quais canais são mais interessantes para expor determinada informação, como canais interativos (reuniões, conferências, telefonemas), ativos (memorandos, cartas, e-mails, relatórios) ou passivos (e-learning, intranet).
Por isso é importante que o planejamento da comunicação também esteja presente em toda a execução do seu projeto. Analise as partes interessadas e envolvidas, o tipo de linguagem mais adequado a ser usado, o formato para a entrega da mensagem, a abordagem que será usada e, claro, também realize a medição desse progresso e documente as principais decisões e responsabilidades.
O que pode ocorrer com a falha de comunicação?
Uma comunicação ineficiente pode trazer inúmeros prejuízos para a gestão de projetos e até mesmo levar ao fracasso da tarefa em questão. Isso porque ela pode ocasionar desentendimentos sobre o que é esperado, dificuldades em entender o planejamento, inconsistências quanto às responsabilidades e muitas outras questões.
Quer um exemplo? Quem não se lembra do caso da sonda espacial Mars Climate Orbiter, a qual custou mais de 125 milhões de dólares e sofreu uma falha irreparável na hora em que se preparava para entrar na órbita de Marte, em 1999?
O motivo do problema foi a comunicação ineficiente entre as equipes de engenheiros que construíram o satélite, em Colorado, nos Estados Unidos e os responsáveis pela navegação na Califórnia. A situação aconteceu porque uma das equipes usava unidades inglesas, enquanto outra usava unidades do sistema métrico.
Sem conseguirem se comunicar adequadamente para detectarem o erro a tempo, a sonda acabou sofrendo pane e 125 milhões de dólares foram perdidos.
Embora essa não seja uma situação propriamente relacionada à gestão de projetos, ela nos mostra como um simples erro de comunicação pode impactar negativamente em qualquer trabalho em equipe, inclusive levando a prejuízos financeiros consideráveis.
Dentro do setor de projetos, esses descuidos também são cruciais. A mesma pesquisa que citamos no início deste artigo mostra que as empresas que fracassam em um projeto podem perder grande quantidade de dinheiro, já que 46% dos entrevistados disseram ter investido entre R$1 milhão a R$10 milhões nessa área.
Mas não são apenas as perdas financeiras que preocupam. Uma comunicação ineficiente pode atrasar toda a execução do projeto, aumentar as taxas de retrabalho ou até mesmo colocar em risco a realização do que foi planejado.
Isso pode acontecer, por exemplo, quando um funcionário detecta um problema, mas por medo resolve não reportá-lo e tenta “consertá-lo” por conta própria, o que pode levar a atrasos e até mesmo ao comprometimento do resultado final.
Qual a importância da comunicação no gerenciamento de projetos?
A comunicação adequada na gestão de projetos é essencial para definir o que será feito, por quem, de que forma, em qual prazo e qual o resultado final esperado.
Para que todos consigam executar o melhor trabalho possível, é essencial que eles tenham informações suficientes para isso, entendam qual é o fluxo de trabalho e encontrem o ambiente favorável para executar tarefas.
É por meio da comunicação que o gestor consegue coletar as informações necessárias para a realização do projeto, estabelecer vínculos entre as pessoas envolvidas, gerar ideias e disseminar informações vitais para o sucesso do projeto em questão.
Mas não é só isso. Além dos canais formais de comunicação, o gestor de projetos ainda deve se atentar àquelas redes informais, como as conversas nos corredores, no café e em outros momentos não planejados. Essa troca informal de ideias também pode impactar positiva ou negativamente o que está sendo realizado.
Para uma comunicação eficiente, o gestor de projetos precisa ficar atento a algumas “barreiras” que impedem o amplo entendimento da informação, como:
- barreiras relacionadas à informação (dados incompletos ou com falta de clareza);
- barreiras relacionadas ao indivíduo (conhecimentos, educação e experiência de cada pessoa);
- barreiras relacionadas à relação entre o emissor e o receptor (necessidades distintas, posição, status e competição entre quem fala e quem ouve);
- barreiras relacionados ao projeto em si (falta de um plano de comunicação ou de uma comunicação mais frequente e assertiva).
Assim, o gerenciamento da comunicação em um projeto inclui processos que assegurem que as informações passem por um planejamento correto, sendo coletadas, criadas, partilhadas, catalogadas, armazenadas, gerenciadas, monitoradas e apresentadas de forma clara e acessível.
Além de todas essas questões, o gestor de projetos ainda deve trabalhar de forma a criar um ambiente favorável para a comunicação. O que isso significa? Saber envolver os colaboradores com as ideias propostas e escutar genuinamente a opinião de cada um dos membros da equipe.
A comunicação eficiente em gestão de projetos é aquela que acontece de maneira circular, ou seja, na qual todos podem participar com ideias e sugestões, sem medo de repreensão ou outras atitudes autoritárias.
Tornar o ambiente de trabalho um local com fluxo de informações frequente é uma maneira eficiente de evitar que erros e falhas aconteçam (ou que deixem de ser reportados por medo dos colaboradores). Com isso, novas ideias poderão surgir e os funcionários poderão se dedicar a realizar as responsabilidades e as tarefas designadas, exercendo a responsabilidade que possuem para o sucesso dos projetos.
Antes de começar a se comunicar com os membros dos seus times, faça um exercício de reflexão, pensando sobre o que deverá ser falado (demandas, funções, fluxos e prazos), qual o melhor meio de realizar essa comunicação (reuniões, e-mails, memorandos) e de que maneira e linguagem abordar as informações.
10 formas de otimizar a comunicação na gestão de projetos
Agora que você já entendeu a importância da comunicação em projetos, que tal algumas dicas práticas?
1. Use o método Canvas
O método Canvas tem sido amplamente utilizado por diversas empresas de todos os portes e segmentos, em áreas distintas, inclusive na gestão de projetos e com altas taxas de sucesso.
A ideia é bem simples e consiste em fazer uma espécie de “mapeamento visual” de todas as funções e atividades do setor analisado. No caso da gestão de projetos, é possível utilizar essa ferramenta para entender o fluxo de trabalho, as responsabilidades e também para ir atualizando o andamento das ações.
Por ser uma ferramenta extremamente visual, ela ajuda a entender rapidamente o cenário e a não perder o foco do que é realmente importante. Ela melhora, de maneira significativa a comunicação, já que todos os passos e responsabilidades estão bem visíveis e detalhados.
O método Canvas pode ser tanto usado de forma bem tradicional — lousa ou mural — quanto de maneiras mais tecnológicas — softwares de gestão de projetos mais modernos —, permitindo melhorar a comunicação com todos os envolvidos no projeto.
2. Aposte na gestão de mudanças
Melhorar a comunicação nunca é uma tarefa simples e exige que todas as partes estejam comprometidas com esse objetivo. Nenhuma gestão de projetos será realmente eficiente se as pessoas envolvidas não decidirem modificar a forma como trocam informações.
A gestão de mudanças vem ao encontro dessa ideia, já que permite a quebra de paradigmas, transformando até mesmo os níveis mais profundos da empresa, melhorando as estratégias e os procedimentos usados.
Não é porque a comunicação sempre foi feita de maneira X que essa seja a forma mais eficiente de realizá-la. Pense em novas soluções, utilize as tecnologias disponíveis, converse com os envolvidos para ouvir novas ideias e invista na mudança de mentalidade.
Integrar todos os colaboradores em um projeto é uma tarefa que pode ser bastante difícil. Por isso, quanto mais ferramentas você tiver à sua disposição, melhor será o cenário. Não tenha medo de propor inovações e nem de tentar táticas para envolver todos os membros do time.
3. Use um software de gestão de projetos
Hoje, a tecnologia já oferece soluções muito interessantes para a área de gestão de projetos as quais, entre outras vantagens, tornam a comunicação entre as partes de um processo muito mais eficiente.
Com um bom software de gestão, você conseguirá estabelecer prazos e responsabilidades, definir orçamento e metas para a as atividades, escolher os melhores Key Performance Indicators (KPIs) — indicadores-chave de desempenho, na tradução — que balizarão a realização das tarefas, antecipar os riscos, controlar a execução dos trabalhos e analisar e recuperar os desvios.
Nesses sistemas, todos os envolvidos com o projeto tem à disposição, de forma simples e clara, as informações de que precisam, além de poderem atualizar suas tarefas, oferecendo sempre conteúdos novos para os demais setores envolvidos.
Metrificando os trabalhos e as atividades realizadas, ficará mais fácil controlar o que está sendo feito de forma incorreta ou fora do estabelecido, reduzindo as chances de erros e até mesmo de falhas na comunicação.
4. Envolva os colaboradores
Uma boa comunicação em projetos não é aquela que se dá apenas de cima para baixo, mas sim que flui em sentido circular. O que isso significa? Que todos precisam colaborar e se envolverem com o projeto em questão.
Se apenas quem fala são os diretores ou os funcionários de alta hierarquia, os demais colaboradores que executam as ações podem sentir-se dissociados do projeto ou que as suas opiniões não têm validade. Isso aumenta as chances de desvios comunicacionais e de troca de informações fora do ambiente formal, como boatos e a famosa “rádio-peão”.
Favorecer a comunicação e envolver os colaboradores no projeto pode aumentar a motivação dos funcionários, que passam a se sentir mais livres para expressar suas opiniões e ideias, essenciais para o sucesso de qualquer gestão de projetos.
5. Ofereça feedbacks
Como os seus colaboradores saberão se estão atuando de maneira correta ou tomando ações dentro do esperado, se você não os orienta de maneira adequada? Evitar problemas quando as ações ainda estão sendo tomadas envolve, justamente, a troca de feedbacks — tanto positivos quanto negativos.
Isso não significa criticar exageradamente as equipes de trabalho, mas saber pontuar de forma educada e gentil os erros e acertos, orientando as melhores soluções para se conseguir atingir os objetivos propostos.
6. Crie uma agenda de comunicação
Não adianta pensar na comunicação apenas para um projeto em específico, sendo que quando ele termina, tudo volta ser como antes.
Gerir a comunicação em projetos é um processo contínuo e que deve estar, o tempo todo, sendo aprimorado e repensado. Ao criar uma agenda de comunicação, será possível trocar ideias e informações constantemente, expondo os resultados alcançados e as metas futuras.
Durante o andamento dos projetos, não se esqueça de criar momentos de comunicação com as suas equipes. Mesmo que tudo pareça andar dentro do esperado, esse contato é importante para reforçar e garantir que todas as informações estão sendo passadas de forma objetiva e direta.
Não se esqueça de deixar claro aos colaboradores que quaisquer dúvidas ou mensagens podem ser enviadas mesmo fora desses momentos pré-agendados, o que ajuda a aumentar a confiança e a evitar que problemas diagnosticados sejam “mascarados” por não haver um momento certo de expor os fatos.
7. Escute o público externo
Muitos gestores acreditam que uma comunicação em projetos eficaz é apenas aquela pensada e realizada internamente, e isso não é verdade. Ouvir atentamente o que os seus clientes, fornecedores e outros públicos de interesse dizem pode ajudar você a ter novos insights e até a readequar alguns projetos.
Em razão disso, ofereça canais de comunicação voltados a ouvir esses públicos. Atualmente, existem plataformas específicas que permitem que um determinado grupo de clientes testem algumas inovações e ofereçam o seu feedback sobre os produtos ou serviços.
Dar a oportunidade para que os consumidores e usuários coloquem as suas opiniões é algo extremamente vantajoso e capaz de impedir a criação de determinado item que os clientes não querem ou com pouca funcionalidade no dia a dia de toda a sua cadeia produtiva, por exemplo.
8. Faça um planejamento de comunicação
Planejar quais passos e etapas envolverão a sua comunicação na gestão de projetos é algo necessário e que te ajuda a nortear as suas decisões. A definição da agenda também auxilia na garantia de que todas as informações serão passadas de forma adequada.
Antes de começar, faça um levantamento sobre:
- quem serão os receptores da mensagem (gestores, colaboradores, fornecedores, clientes). Cada público possui um enfoque diferente e deverá ter um planejamento específico;
- quais os meios e os modelos de comunicação serão usados. Para cada tipo de informação e receptor, um determinado meio pode ser mais indicado do que o outro, como reuniões, e-mails e comunicações via software de gestão;
- qual será a frequência da comunicação. Entender qual é a necessidade do grupo ajuda a definir uma periodicidade mais adequada para a troca de informações.
Se possível, tente nomear um profissional responsável por gerir a comunicação em projetos, garantindo que o planejamento será cumprindo e que as dúvidas serão sanadas.
9. Cultive o respeito
Nenhum funcionário está alocado em determinado projeto sem motivo. Isso significa que todos são importantes e têm algo a contribuir. Assim, todas as opiniões contam e precisam ser ouvidas e respeitadas, gerenciando os conflitos de maneira adequada.
É claro que, em diversas situações, as opiniões e os pensamentos dos participantes com nível hierárquico maior podem prevalecer, mas é importante que todos sintam-se motivados a exporem o seu posicionamento.
Afinal, nem sempre o gestor tem o mesmo conhecimento que os seus funcionários técnicos e um projeto pode fracassar justamente por uma questão técnica que não foi considerada, por exemplo.
10. Seja transparente, conciso e claro
Por último, sempre busque ser o mais objetivo possível em todas as suas mensagens. Defina qual é a informação importante a ser passada e foque nela.
Antes de digitar um e-mail ou fazer uma ligação, considere: qual é o objetivo da comunicação? Quem é a minha audiência? E qual é o resultado esperado?
A partir desses itens, entenda qual a principal informação a ser passada e simplifique a sua comunicação. Evite incluir muitos itens em um só e-mail, por exemplo, ou escrever com parágrafos longos e prolixos.
Se você sentir necessidade, peça para que o colaborador confirme a informação passada, se ele visualizou o e-mail e se entendeu o que foi colocado. Essa atitude pode impedir que problemas maiores aconteçam ou que as pessoas se percam em explicações que nada agregam ao projeto em questão.
O mesmo vale para os outros formatos. Reuniões longas e improdutivas, memorandos que não agregam informação, relatórios com dados sem propósito apenas servem para tornar a sua transmissão de informações mais complicada. O que é mais importante pode acabar sendo desconsiderado em um “mar” de outros itens sem fundamento.
Conclusão
Como você pode notar, a comunicação, embora seja natural do ser humano, é algo complexo e que pode gerar muitas distorções e dificuldades. Nem sempre o que se fala é entendido da mesma maneira por quem recebe, e isso pode criar inúmeras dificuldades dentro de uma empresa.
Na área de gestão de projetos, a comunicação é algo extremamente importante, já que é ela que define como será realizada a execução das tarefas e até mesmo o sucesso (ou não) do projeto em questão.
Entender quem será o receptor das suas mensagens, envolver os colaboradores, criar um ambiente favorável à comunicação e pensar em quais canais podem facilitar a troca de informações são passos importantes nesse sentido, mas não são os únicos.
É preciso aproveitar os benefícios trazidos pelas novas tecnologias, saber ouvir atentamente todos os públicos envolvidos nos seus projetos, filtrar os dados mais relevantes, ser objetivo e sempre se certificar de que tudo foi entendido de maneira correta.
Dar feedbacks, orientar os processos e estar disposto a melhorar a comunicação são atitudes essenciais e que podem fazer toda a diferença entre o sucesso ou o fracasso de determinado projeto.
Quanto mais você trabalhar as ferramentas de comunicação das suas equipes e motivar os seus colaboradores a contribuírem com ideias e sugestões, mais fácil e simples serão os seus processos de comunicação em projetos. Consequentemente, também as chances de sucesso serão maiores.
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