O risco de planejar demais: como fazer gestão de projetos de forma simples e objetiva?

Realizar um bom planejamento do projeto é um fator crucial para o seu sucesso. Mas o que é um projeto bem sucedido? Itens como não perder de vista o orçamento, prazo, entregar os benefícios propostos e atender às expectativas dos clientes e de outros stakeholders são preponderantes para que seja considerado assim.

Um bom plano do projeto é fundamental para alcançar esses objetivos. Porém, é comum encontrarmos situações em que o excesso de preciosismo no detalhamento do cronograma e outros planos acaba atrapalhando mais do que ajudando. Isso é especialmente mais importante nos projetos mais simples do seu portfólio, em que tipicamente temos menos recursos para manter os planos atualizados.

Problemas do excesso de planejamento

A princípio, tudo nos leva a crer que quanto mais detalhado forem os planos, maiores as chances de sucesso na execução. No entanto, essa abordagem excessiva pode esconder algumas armadilhas, que estão listadas a seguir:

Esforço de manutenção

Pouco adianta elaborar um planejamento minuciosamente detalhado no início do projeto e depois nunca mais atualizá-lo nas demais etapas. Durante o andamento da execução do projeto, fatalmente as coisas sairão diferente do planejado e os planos precisam estar sempre sendo retroalimentados para guiarem corretamente os próximos passos.

O problema é que alterar e manter atualizado um plano super detalhado exige um esforço contínuo enorme e isso pode acabar não acontecendo, seja por falta de recursos ou por outras prioridades. Com isso, os planos ficam obsoletos e consequentemente inúteis para a gestão do projeto. 

Resistência a mudanças

O responsável pelo planejamento dedicou-se como nunca – horas extras, finais de semana e até de madrugada. Como resultado, um cronograma de mais de mil linhas, com atividades quebradas até o nível mais detalhado de execução. Uma obra prima!

Após as duas primeiras semanas de andamento, no entanto, ficou claro que a estratégia escolhida para a execução deveria mudar para atender aos requisitos do projeto. Infelizmente, isso exigiria uma profunda mudança no cronograma.

Nesse cenário, em muitos casos, o responsável pelo planejamento ficará extremamente resistente para realizar as alterações no cronograma, pois a nossa tendência é de evitar os grandes retrabalhos. É comum, inclusive, que sejam apresentadas várias justificativas pelas quais o primeiro cronograma deva ser mantido, mesmo que sejam óbvias as vantagens da mudança solicitada.

Dificuldade de comunicação

É amplamente reconhecido que a falha na comunicação com as partes interessadas seja uma das principais causas do insucesso em projetos. Manter os stakeholders engajados e informados sobre os assuntos relevantes é fundamental para que os requisitos sejam atendidos.

Mas como manter um bom alinhamento com planos muito complexos? Nos tempos atuais, com a Internet e as formas ágeis de comunicação, documentos extensos e densos têm uma tendência grande de não serem lidos. Assim, mesmo que contenha o “mapa da mina” para o sucesso, um planejamento mais detalhado do que o necessário pode paradoxalmente gerar falta de entendimento para as pessoas fundamentais para o projeto.

Foco demasiado na operacionalização

Conforme já mencionado, um plano muito complexo e burocrático tende a exigir um grande esforço das pessoas envolvidas no projeto para mantê-lo atualizado. Caso isso efetivamente ocorra, existe um efeito colateral relevante: os responsáveis pela gestão e planejamento do projeto provavelmente irão passar um tempo muito grande sentados à frente do computador para alimentar as informações necessárias.

Com isso, naturalmente, as reuniões e alinhamentos com os stakeholders ficarão prejudicados, ocasionando graves falhas de comunicação e provavelmente levando ao fracasso do projeto. Em resumo, quanto mais complexo for o plano, menos tempo a equipe de gestão terá para efetivamente comunicá-lo e engajar os envolvidos.

Como manter o planejamento simples e efetivo

Agora que já conhecemos os problemas que podem ser ocasionados pelo excesso de detalhamento do plano do projeto, vamos entender algumas formas de acertar no planejamento.

A ideia geral deve estar comunicada

É fundamental que o plano do projeto comunique de maneira clara a visão geral do projeto para as partes interessadas:

  • A que o projeto se propõe? Quais os principais benefícios a serem buscados? Que indicadores medirão o seu sucesso?
  • Quais as entregas mais relevantes?
  • Serão contratados fornecedores para executar alguma parte do projeto?
  • Quais são os custos mais impactantes?
  • Existem riscos que valham a pena ser considerados? Caso positivo, que ações devem ser feitas para mitigá-los?
  • Quais as pessoas mais importantes a serem envolvidas para a execução do projeto e para a tomada de decisão?

Essas perguntas devem estar objetivamente respondidas e comunicadas para os stakeholders do projeto.

Atualmente, é comum a utilização de modelos de Canvas para organizar sucintamente os principais pontos do plano do projeto. O sucesso por trás desses métodos é exatamente a simplicidade e efetividade da comunicação com os envolvidos, compartilhando com todos a visão macro do projeto.

O cronograma deve ser gerenciável

O nível de detalhes do cronograma nem sempre precisa entrar na operação de cada hora de atividade. Além de inviabilizar a sua atualização, isso também limita a criatividade e a capacidade de inovação da equipe.

Em primeiro lugar, é essencial que as atividades que produzem as principais entregas estejam bem definidas e com um responsável claramente atribuído. Isso evita que o projeto deixe de gerar os seus principais benefícios e facilita encontrar, quando necessário, as pessoas relevantes para cada entrega.

Uma outra regra importante é associar o nível de detalhamento das atividades à frequência de reuniões de acompanhamento e tomada de decisão no projeto. Assim, por exemplo, se o projeto terá reuniões mensais de controle, é importante que as atividades não tenham mais do que um mês de duração. Caso contrário, eventualmente passariam-se duas reuniões de acompanhamento para avaliar se a tarefa está atrasada, o que pode significar uma decisão tomada tardiamente.

Ao mesmo tempo, em um projeto com reuniões mensais de controle, um cronograma com atividade de uma hora de duração é excesso de preciosismo para a gestão. Pode até ser necessário um plano ou um checklist detalhado para apoiar a execução, mas essa informação não é relevante para a gestão geral do projeto e tende a complicar se incluída em um plano divulgado a todas as partes interessadas.

Priorizar conforme importância e recursos disponíveis

Em um portfólio de projetos, tipicamente haverá alguns mais complexos e outros mais simples, alguns mais relevantes e outros de menor importância. Assim, é importante que os projetos sejam priorizados de forma que os principais sejam gerenciados de maneira mais próxima e os demais sejam monitorados de forma macro.

Além disso, é fundamental se adequar aos recursos disponíveis. Se o projeto é muito grande e há uma equipe relevante destacada especificamente para ele, faz sentido criar planos mais detalhados, pois eles provavelmente serão mantidos atualizados. Por outro lado, se o projeto não tem uma equipe focada e terá que disputar alocação de recursos com os processos de rotina, é melhor optar por uma gestão mais simples e objetiva. Nesse caso, o bom é inimigo do ótimo!

​Preparar-se para o aprendizado e mudanças

Pela própria característica de gerar resultados exclusivos, há muitas incertezas no início de cada projeto. Assim, durante o seu andamento, vamos aprendendo com a empreitada e descobrindo as melhores alternativas para atingir o sucesso pretendido.

Por isso, é muito importante que os planos sejam produzidos de maneira a estarem abertos às mudanças e detalhamentos progressivos. Isso certamente gerará menos resistência às alterações que certamente serão necessárias e, com isso, produzirá melhores resultados para o projeto.

Vimos assim que elaborar um plano de projeto é um fator crucial para seu sucesso. Porém, é importante não gastar um tempo excessivo ou criar um planejamento complexo demais pois isso pode levar a uma mão contrária, gerando problemas de comunicação, atrasos e dificuldades em sua execução.

O gerenciamento de projetos deve zelar pela simplicidade e objetividade, procurando fazer o uso de ferramentas que levarão a uma boa comunicação com os stakeholders, facilitando o entendimento dos planos e aumentando o engajamento dos envolvidos para produzir o sucesso esperado.

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