Os conhecimentos em gestão de projetos estão se tornando cada vez mais usuais no dia a dia das empresas e das pessoas. Obviamente, cada empreendimento apresenta suas particularidades e características únicas, mas existem ferramentas e processos primordiais para se atingir o sucesso necessário.
Situações delicadas fazem parte do cotidiano dos gestores. Quando os stakeholders solicitam uma atualização do status atual do projeto, por exemplo, esses cenários podem emergir: inicia-se uma correria para entregar um relatório de status completo e que demonstre todo o panorama atual do empreendimento.
É válido afirmar que existem várias ferramentas capazes de simplificar todo esse processo, sendo possível ainda que você saia na frente, e apresente os relatórios de status periodicamente. Assim sendo, você mostrará que a sua empresa tem todos os projetos devidamente gerenciados, além de surpreender os principais stakeholders.
Uma dessas ferramentas é o One Page Report, um relatório sucinto, que, em apenas uma página, é capaz de mostrar aos interessados a situação atual do projeto como um todo. Quer saber mais sobre esse relatório? Continue a leitura deste artigo e conheça 7 dicas para acompanhar o status do seu trabalho por meio do One Page Report.
1. Garanta a objetividade
O principal motivo de se fazer um relatório em apenas uma página (tradução de One Page Report) é a objetividade. Além disso, é necessário que se faça um relatório de fácil entendimento, facilitando a interpretação das informações para todos os stakeholders.
Obviamente, o status report contempla uma gama imensa de informações e indicadores. Portanto, uma das melhores maneiras de se criar um One Page Report é utilizar gráficos, tendências, insights, planos de ações e os possíveis impactos da situação atual do projeto.
Outra dica interessante é sempre pensar no leitor, uma vez que vários deles podem não ter intimidade com os termos e procedimentos do seu projeto. Descomplicar um relatório pode ser um grande diferencial para sua empresa e seus investimentos. Pense nisso!
2. Defina a linha do tempo
Um tipo de informação que pode conter no seu One Page Report é a linha do tempo. Essa espécie de gráfico é de fácil entendimento e demonstra todo o progresso do cronograma de um projeto, bem como a previsão das principais entregas.
Outra vantagem desse esquema é que ele permite que sejam visualizadas todas as atividades que estão sendo executadas conforme o planejamento inicial, bem como as que estão defasadas e as que estão adiantadas ou com desempenho acima do esperero.
O benefício de utilizar imagens, como infográficos, para fornecer informação é que elas podem conter diversas maneiras de interpretação, sendo mais úteis que textos longos, chatos e improdutivos.
3. Acompanhe a curva de avanço do projeto
Uma informação importantíssima — e que deve constar no seu relatório de status — é a curva de avanço do empreendimento e a forma de análise mais conhecida no âmbito de gestão de projetos é a Curva S.
A Curva S é um gráfico que permite identificar, quase que instantaneamente, desvios entre o planejado e o executado nas atividades de um projeto. Além disso, é possível que enxerguemos divergências e tendências que podem interferir nos marcos e metas de um empreendimento.
4. Relacione o Custo X Orçamento
Uma das informações mais importantes para os sponsors de um projeto é a relação custo x orçamento. O valor estipulado inicial de um empreendimento foi analisado rigorosamente pela equipe dos patrocinadores, certificando que o investimento a ser feito é válido.
Sendo assim, é fundamental que se demonstre o status atual dessa informação. É interessante lembrar que imprevistos acontecem, e que podem interferir no custo do projeto. Os patrocinadores do empreendimento devem sempre estar a par das informações financeiras, uma vez que a viabilidade dele depende, entre outras coisas, do montante de dinheiro que deve ser investido.
5. Estabeleça os KPI´s do projeto
Outra informação que pode ser extremamente útil para acompanhar o relatório de status de um projeto são os KPI´s. Os Indicadores Chave de Performance (do inglês, Key Performance Indicators — em tradução livre) nada mais são do que sinalizadores de desempenho que visam verificar se as metas determinadas estão sendo devidamente cumpridas.
Eles devem ser mensuráveis, para permitirem que a eficiência de uma equipe dentro de um projeto seja avaliada e compara aos parâmetros de qualidade e desempenho.
Para definir quais indicadores devem ser acompanhados de perto, basta que o gerente de projetos analise detalhadamente o principal objetivo de um empreendimento. A partir dessa definição, é necessário que ele seja dividido em etapas menores, mais fáceis de serem compreendidas por todos os membros de seu time.
Sendo assim, será possível que cada um saiba a sua posição e sua responsabilidade para o correto andamento das atividades e execução do que foi planejado. Critérios esses, que são fundamentais para o cumprimento de todas as metas estabelecidas, fazendo do projeto um verdadeiro sucesso.
6. Divida os status em cores
Uma maneira de facilitar a leitura e o entendimento do One Page Report é definir cores para o status atual das atividades. Indicadores vermelhos amarelos e verdes, podem, por exemplo, certificar o estado do projeto de uma maneira simples e gráfica.
As cores escolhidas serão utilizadas de maneira análoga às cores de um semáforo. Assim sendo, o vermelho indicaria que a atividade em questão necessita de atenção imediata. Já o amarelo simbolizaria que a etapa está correndo sérios riscos de não cumprir os marcos estabelecidos. E, por último, o verde seria a atividade que está sendo executada de acordo com os padrões esperados.
7. Use um software de gestão de projetos
Visando facilitar a produção do One Page Report é interessante aderir ao uso de softwares de gestão de projetos. Já existem no mercado softwares que simplificam a entrada de informações, agilizando todo o processo de análise e aumentando a transparência na comunicação.
Uma das vantagens de empregar a tecnologia é a possibilidade de gerenciar seu portfólio de projetos em um único ambiente integrado e tomar decisões com mais agilidade, diminuindo erros. Deve-se ressaltar, também, que o software permitirá que sua equipe não perca tempo produzindo relatórios, podendo focar no que é realmente importante.
Outro grande benefício de utilizar um software de gestão de projetos é conseguir uma visão geral de todo o portfólio, tendo rápido acesso à saúde geral de cada um deles. Além disso, é possível acompanhar detalhes por meio de gráficos e indicadores de avanço físico-financeiro, galeria de fotos, timeline de marcos e KPI’s diversos, facilitando o processo de tomada de decisões.
Portanto, é fundamental que você escolha o software certo para aplicar em seus projetos e possa garantir que todo o trabalho de gestão seja realizado da melhor maneira possível. Ademais, procure por programas que te auxiliem na produção de um One Page Report qualificado e que atenda às necessidades dos stakeholders do empreendimento.
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