A gestão de projetos é uma área que representa uma gama imensa de termos específicos. Nesse sentido, existem alguns que são facilmente confundidos e podem ocasionar alguns prejuízos para o projeto.
Os campeões de dúvidas são as premissas e restrições. Pode-se afirmar, inclusive, que esse tipo de dúvida é bastante comum, pois as pessoas não estão habituadas a prever situações adversas na fase de planejamento. Assim, quando se deparam com esses termos há certa dificuldade de entendê-los.
Porém, uma das maneiras de se garantir que um projeto seja executado dentro do que foi previsto e que ele cumpra com os principais requisitos de custo, escopo, prazo e qualidade se dão por um planejamento bem elaborado. Neste sentido, premissas e restrições são conceitos fundamentais para o sucesso de um projeto.
Mas, você sabe a definição de cada um desses termos? E, quando se deve utilizá-los? Continue a leitura deste artigo e veja o que você precisa saber sobre premissas e restrições em projetos.
O que são as premissas?
Premissas podem ser definidas como hipóteses, algo que se assume como verdadeiro em determinado momento, por não se ter informações suficientes. Portanto, pode-se dizer que as premissas são essenciais para o planejamento de um projeto.
Muitas vezes não é possível contar com todas as informações necessárias para se realizar o planejamento. Sendo assim, é comum utilizarmos algumas suposições, que estejam mais próximas da realidade, buscando deixar o planejamento cada vez mais real.
As suposições podem ser chamadas de premissas, que em geral, são riscos que devem ser considerados no projeto. Em outras palavras, as premissas são sentenças consideradas verdadeiras e que não se pode comprová-las, pois dependem de fatores externos.
E as restrições? O que são?
Já as restrições podem ser definidas como limitações internas ou externas ao projeto. As principais restrições podem ser a obrigatoriedade de se realizar determinada tarefa ou a forma de trabalho de uma equipe, por exemplo.
O estado e a qualidade de um determinado serviço é uma das restrições mais acompanhadas na gestão de projetos, pois afetam diretamente a usabilidade e o desempenho do produto/serviço final.
Portanto, as restrições nada mais são do que eventos e ações que podem delimitar a execução do projeto, sendo conhecidas como inibidores de atuação dos principais stakeholders de um projeto, sejam eles a equipe, fornecedores ou clientes, por exemplo.
Por que usar premissas e restrições em projetos?
As premissas são comumente utilizadas na etapa de planejamento, como já destacado. Elas são fundamentais para embasar e respaldar o gerente de projeto de suas escolhas.
Porém, é preciso lembrar que o mundo é cheio de incertezas e não é possível considerar todos os cenários para um projeto. Caso o fizéssemos, jamais seria possível concluir uma única etapa.
Assim, para deixar esta etapa mais prática e rápida, adotam-se algumas premissas. Após o levantamento destas, é preciso realizar um acompanhamento rigoroso, verificando se as sentenças adotadas se tornarão, ou não, realidade. Fazendo isso, o gerente de projetos saberá exatamente o que deve ser feito para prover o devido aproveitamento das oportunidades e a mitigação das ameaças.
As restrições, por sua vez, são utilizadas para garantir que um projeto seja executado de acordo com os limites estabelecidos. De nada adiantará entregar um projeto natalino em fevereiro, não é mesmo?
É importante lembrar que um projeto pode ser executado de inúmeras maneiras, e registrar os processos de escolha e os motivos que levaram o gerente de projetos a tomar um determinado caminho não é nada fácil.
Por isso é preciso definir qual o caminho específico deve ser seguido, descrevendo algumas situações que possam esclarecer o que deve ser realizado. Além disso, as restrições também são utilizadas para garantir que os documentos do plano do projeto sejam cumpridos, como cronograma, plano de custos, matriz de riscos, etc.
Como são utilizadas?
Na teoria, os conceitos são mais simples e fáceis de se entender. Mas, quando levamos para a prática, tudo se torna um pouco mais complicado. Certamente, não seria diferente com as premissas e restrições em projetos.
Existem algumas maneiras de utilizar cada um dos conceitos, garantindo que seu projeto seja mais bem gerenciado. Para aprender como utilizá-las, veja os exemplos a seguir:
Exemplos de Premissas
- Em um projeto de desenvolvimento de software um gerente de projetos pode ter a opção de escolher determinada linguagem de programação, mesmo tendo ciência de que esta não é padrão de mercado;
- Na construção civil, é preciso determinar qual será o tipo específico de revestimento, caso o cliente não apresente nenhuma restrição;
- Uma festa de aniversário também pode ser utilizada como exemplo. Neste caso, pode-se optar por uma área aberta, mesmo sabendo que há o risco de chuvas.
- Assim como festas de aniversário, uma viagem também contém algumas premissas. É preciso definir determinada região de destino, lembrando-se que sua esposa pode estabelecer alguns limites.
Exemplos de Restrições
- Custo: imagine que você deseja construir um novo prédio para sua empresa, nos moldes da Prudential Tower, mas o custo máximo permitido é de R$500.000,00.
- Prazo: a confederação de futebol da Rússia deve entregar todos os estádios para a copa do mundo de 2018 6 meses antes do início dos jogos.
- Normas: sua empresa foi contratada para construir um novo sistema de operação de radares de trânsito. É preciso respeitar as normas e legislações específicas da área.
- Dias trabalháveis: os computadores e demais recursos tecnológicos da empresa passam por manutenções em todos os finais de semana. Portanto, não se podem considerar esses dias no cronograma de dias trabalháveis em um projeto.
As premissas e restrições são definições fundamentais em um projeto. Além de facilitar a vida do gerente de projeto, elas podem melhorar o desempenho das principais equipes e, ainda, prover a otimização de alguns processos.
A utilização de um software de gestão de projetos pode simplificar a definição, análise e, principalmente, o monitoramento e controle das escolhas realizadas. Dessa maneira, será possível agregar as melhores práticas do mercado de forma clara e objetiva.
Assim, o gestor conseguirá entregar seus projetos no prazo determinado, dentro do custo previsto, cumprindo todo o escopo e com a qualidade esperada. Vale a penha conhecer, não é mesmo?
Independentemente das escolhas a serem feitas e do seu respectivo impacto no projeto, é preciso atentar para as premissas e restrições em projetos. Para concluir, destaca-se que as premissas são imprescindíveis para a execução de um projeto, enquanto as restrições devem estabelecer os limites para realização do empreendimento.
E aí, aprendeu o que deve ser analisado para utilizar premissas e restrições em projetos? Quer obter novos conhecimentos sobre o assunto? Então, não deixe de conhecer essas 5 ferramentas de gestão!