Conheça 7 ferramentas gratuitas para gestão de projetos

A realidade é que muitos gerentes operacionais, em especial de pequenas e médias empresas, têm uma rotina bastante atarefada, além de orçamento e recursos humanos extremamente limitados. Esse cenário dificulta o processo de reunir informações de qualidade, no tempo adequado, a fim de tomar as decisões necessárias.

Tudo isso tem efeito imediato no retrabalho, perda de qualidade e, consequentemente, afeta a credibilidade da organização, tanto internamente quanto externamente.

Para reverter essa situação, é essencial ter ferramentas para gestão de projetos que ajudem a otimizar o trabalho e melhorar os resultados da empresa, por meio da ampliação dos benefícios e investimentos feitos pela organização.

No mercado, há várias opções de ferramentas gratuitas que podem ajudar na gestão. É fundamental escolher aquela que atenda aos objetivos da empresa e seja mais fácil de operar.

Confira neste artigo 7 alternativas para auxiliar você a gerir as informações necessárias, cumprir os prazos previstos e ainda melhorar a gestão financeira dos projetos.

1. Calculadora de ROI

A sigla em inglês ROI significa Retorno sobre Investimento. Fazer o cálculo correto desse valor é um ponto estratégico para qualquer projeto. Avaliar como o dinheiro da empresa será utilizado, e ainda, o que se espera recuperar com cada ação, ajuda não apenas a economizar, mas também a escolher em que investir.

Existem ferramentas gratuitas que fazem o cálculo do ROI para a implantação de gestão de projetos profissional. Assim, fica visível e mensurável a quantidade de horas, tanto da equipe quanto do gestor, que podem ser reduzidas com a automatização de processos por meio de softwares específicos.

2. Prezi

As apresentações, sejam elas de kickoff (início), de status report (relatório de status), de reuniões ao longo do projeto ou mesmo de encerramento, não precisam ser monótonas e pouco atraentes. Elas são um meio importante para aumentar o engajamento da equipe e o apoio ao projeto.

O Prezi é uma ferramenta gratuita para gestão de projetos online que traz dinamismo para as apresentações.

A maneira como uma mensagem é apresentada pode tanto ajudar a guardar uma lembrança para o futuro como não deixar nenhuma recordação. Para especialistas, a memória é ativada por uma sensação de pertencimento (fazer parte) em torno de um objetivo em comum.

3. XMind

Essa ferramenta de mapa mental oferece, de forma gratuita, a possibilidade de criar diagramas que ajudam a relacionar diferentes aspectos de uma ideia ou de um projeto. Com isso, o XMind ajuda a visualizar o ponto que se quer resolver.

Algumas pessoas, mais tradicionais, ainda preferem a dupla papel e caneta para desenhar seus mapas mentais, mas com o XMind fica mais fácil editar os componentes do mapa e ainda compartilhar com o restante da equipe.

O programa auxilia tanto em sessões de brainstorming (reunião de ideias), usadas em diversas fases do projeto, quanto em definição do business plan (plano de negócios) de cada empreendimento.

4. Agilefant

Muitas empresas têm adotado metodologias ágeis de gerenciamento de projetos para evitar problemas com o excesso de planejamento, como dificuldades de comunicação e de aceitação de mudanças. Em projetos menores, o risco de cair no preciosismo aumenta as chances de elevar os gastos de forma desnecessária.

Os métodos ágeis partem do pressuposto que alterações fazem parte do processo. Nesse sentido, o Agilefant é uma ferramenta que permite executar as mudanças de forma mais rápida.

Com ele, é possível gerenciar com facilidade desde tarefas e cronogramas até portfólios de projetos, utilizando recursos para aumentar a produtividade e otimizar os recursos disponíveis.

5. PM Canvas

Essa ferramenta utiliza o modelo de negócios Canvas, proposto inicialmente pelo empreendedor suíço Alexander Osterwalder. O Canvas é um mapa visual com 9 blocos do modelo de negócio que permite visualizar os itens que compõem a empresa e compreender melhor aspectos importantes, como clientes, produtos, entregas e custos.

Ele ajuda a responder perguntas fundamentais, como “quem”, “o quê”, “quando”, “quanto”, “como” e “por quê”. Após o preenchimento do Canvas, o planejamento fica mais atraente e fácil para qualquer investidor ou funcionário compreender.

O PM Canvas é gratuito e permite que o mapa de modelo de negócios seja feito de forma colaborativa, como se fosse um WhatsApp. Assim, os vários stakeholders (partes interessadas) poderão incluir suas sugestões onde quer que estejam, já que a ferramenta está disponível para os sistemas operacionais IOS e Andorid.

6. PMO Maturity Cube

Esse modelo de avaliação de maturidade foi criado por Américo Pinto, Marcelo Cota e Dr. Ginger Levin exclusivamente para escritórios de projetos (PMO). De acordo com os autores, o PMO pode ter até 4 níveis diferentes de maturidade, que variam conforme a amplitude e a abordagem.

Por meio de questionários desenvolvido por eles é possível localizar em que ponto do cubo de maturidade está o PMO da sua empresa. A ferramenta serve como uma autoavaliação e ajuda na gestão de projetos, uma vez que permite entender o que é necessário para aumentar a maturidade dessa área.

7. Gantter

Essa ferramenta foi criada apenas para a criação e visualização de gráficos de Gantt, como os oferecidos no MS Project. No entanto, o Gantter é integrado com o Google Docs, o que permite montar os gráficos na nuvem e compartilhar com a equipe ou mesmo com stakeholders.

O Gantter é simples de usar, permite a criação e edição de tarefas, o gerenciamento de recursos e também possui a funcionalidade de exportação do cronograma em formato iCalendar, que pode ser usado até mesmo no Microsoft Outlook e ficar visível em sua caixa de e-mail.

Essas ferramentas para gestão de projetos auxiliam a manter os gastos dentro do orçamento e os prazos conforme o cronograma. Além disso, por serem gratuitas, e muitas delas online, aumentam a produtividade da equipe e garantem ainda o fluxo de comunicação, a fim de que todos fiquem alinhados com as possíveis mudanças e entregas que devem ser realizadas.

Com o uso desses softwares de gestão de projetos você perceberá que a tecnologia não é apenas uma aliada no dia a dia, mas sim, o caminho para a alta produtividade em qualquer tipo de empresa.

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