Como fazer brainstorming do jeito certo [8 passos]

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Saber como fazer brainstorming corretamente é crucial para evitar uma reunião onde as pessoas perdem o foco e não chegam a lugar nenhum.

Abordar essa atividade como um processo bem estruturado permitirá realizar sessões nas quais o time avança de forma consistente, chegando às ideias necessárias para resolver problemas ou explorar oportunidades, e todos voltam mais confiantes para as suas funções.


O que é Brainstorming

Visando ampliar a criatividade na sua agência de publicidade, Alex Osborn desenvolveu uma série de técnicas para derrubar os principais obstáculos que impediam seus colaboradores de apresentar novas ideias.

O método apresentado em 1942 ficou conhecido como brainstorming, ou tempestade de ideias. Ele consiste basicamente, na construção de ambientes onde as pessoas compartilhem um grande número de sugestões, sem se preocupar constantemente com a opinião de seus colegas.

Você pode saber mais sobre a história e os princípios da técnica no artigo O que é brainstorming, conceito e como começar.


Etapas de um Brainstorming

O brainstorming é quase sempre usado como sinônimo para uma reunião criativa, mas ele também inclui atividades realizadas antes e depois do encontro, e não há como fazer brainstorming da maneira correta sem levá-las em consideração.


Preparação

Idealmente, as pessoas devem receber boas informações e um direcionamento claro sobre o assunto.

Saber em detalhes qual o problema a ser resolvido e quais dados a organização possui sobre a questão é um requisito mínimo para evitar perdas de tempo e foco quando o time se reunir.


Realização

Um mito sobre como fazer brainstorming é a visão de que basta juntar várias pessoas numa sala, e por mágica, elas terão ideias geniais.

Na realidade, não é bem assim. Quem conduz e quem participa da reunião devem seguir algumas diretrizes – que veremos mais à frente – para ter resultados valiosos.


Avaliação

O brainstorming não termina quando as ideias são compartilhadas. É preciso avaliar cada uma, considerar seus prós e contras, selecionar as “vencedoras” e, sempre que possível, entregar um feedback sobre o que faltou nas propostas que não foram escolhidas.

Entretanto, essa avaliação não deve ocorrer durante a sessão, mas sim após seu término. Dessa forma o líder terá mais tempo para tomar decisões.


Como fazer Brainstorming: passo a passo

As três etapas gerais do brainstorming se dividem nos passos a seguir, os quais você pode utilizar como um checklist para garantir que estará organizando uma sessão de qualidade:


1. Identificar o problema

A primeira sugestão sobre como fazer brainstorming do jeito certo é ter clareza sobre o objetivo da reunião, que deve ser direcionada à resolução de um determinado problema.

No cenário ideal, a sessão de brainstorming é convocada para responder uma pergunta específica, por exemplo: Como podemos reduzir o tempo de montagem numa fábrica? Como a equipe de vendas pode fechar mais contratos no primeiro encontro com os clientes?


2. Levantar informações

Uma boa pesquisa é o alicerce do brainstorming, ela oferece uma base a partir da qual os colaboradores poderão construir ideias mais efetivas.

Organize informações sobre o mercado, competidores, processos internos e outros aspectos relacionados ao problema.

Em alguns casos, esse levantamento até pode mostrar caminhos a serem seguidos, dispensando a necessidade do brainstorming.


3. Escolher o grupo

O grupo selecionado pode ser um time ou departamento inteiro, assim como misturar componentes de diversos setores.

A decisão será feita a partir do problema identificado, e é sempre válido selecionar algumas pessoas com experiência sobre como fazer brainstorming para facilitar o andamento da reunião.


4. Preparar o grupo

Após a escolha, todos devem receber um briefing com as informações levantadas anteriormente.

Isso evita que muito tempo seja gasto para apresentar o problema no início da reunião, e as ideias podem começar a ser formuladas após uma breve introdução.


5. Ajustar o clima da reunião

Alguns colaboradores falam demais, outros não se expressam o bastante. Há os mais experientes e os recém-chegados. O time pode estar lidando com problemas pessoais ou conflitos internos.

Questões do tipo precisam ser consideradas, e a pessoa responsável pelo encontro deve usar metodologias adequadas para ter os melhores resultados em cada situação.


6. Fazer um bom registro

Pode ser alguém escrevendo num quadro branco, um documento virtual compartilhado entre os presentes ou um local onde todos possam colar post-its com suas contribuições.

Registrar as ideias conforme elas surgem não só facilita o trabalho na hora de compará-las como também estimula os participantes a fornecer novos insights.


7. Defina os critérios de seleção

Saiba como as ideias serão escolhidas. Seu potencial inovador será mais importante do que a lucratividade no curto prazo? A facilidade de implementação é um fator relevante? Ter bons critérios acelera o processo e evita que os participantes questionem as escolhas feitas.


8. Valorize o feedback

As pessoas querem saber por que suas ideias não foram selecionadas. Fazer com que essa informação seja repassada de forma transparente garante que elas se sintam estimuladas nas próximas reuniões, e não há como manter o brainstorming no longo prazo se não houver esse retorno aos colaboradores.


4 dicas para um Brainstorming efetivo

O passo a passo sobre como fazer brainstorming serve de pilar central para ter bons encontros com o time, mas você pode ir além com estas dicas para tornar as reuniões mais dinâmicas e produtivas.


1. Ter o Líder correto

Idealmente, a pessoa com maior responsabilidade pelo problema a ser resolvido deve convocar e conduzir a reunião. É importante que o líder da sessão tenha um bom conhecimento sobre o que é brainstorming, além de habilidades pessoais para lidar com possíveis desequilíbrios e conflitos.


2. Incentivar a quantidade

A proposta é gerar muitas ideias para encontrar as melhores. Uma sugestão para incentivar a quantidade é trazer desafios no começo da reunião.

Ofereça uma recompensa caso o grupo consiga levantar 100 novas propostas em 30 minutos, por exemplo.


3. Atenção aos detalhes na preparação

O potencial do brainstorming é amplificado conforme damos atenção aos esforços na pesquisa e compartilhamento de informações, montagem do time correto, bom preparado do líder e à escolha de uma metodologia adequada.


4. Clareza nas propostas

É fundamental garantir que todos entendam corretamente o que cada pessoa sugeriu. Você não deve ter boas ideias descartadas por problemas de comunicação. Isso prejudica a equipe, que perde essas sugestões, e afeta a moral das pessoas responsáveis por elas.


O que não fazer em um Brainstorming


1. Discutir

Os participantes devem se adequar ao momento, organizado para oferecer ideias ao líder, e não para disputar créditos.


2. Centralizar

Embora cada um deva se esforçar para contribuir com o máximo de ideias, a reunião foi convocada para escutar todos os presentes.


3. Interromper

O brainstorming é baseado no fluxo livre, mas se uma pessoa começa a falar e a sugestão dela faz você ter uma nova ideia, aguarde antes de expor seus pensamentos.


4. Divagar

É comum haver uma perda de foco após o compartilhamento das primeiras ideias. Nesse momento, podem surgir histórias e piadas, que não são necessariamente ruins, mas costumam fugir do controle.


5. Apressar

Embora seja positivo ter um senso de velocidade na realização do brainstorming, a escolha de uma ideia não deve ser apressada. Olhe para a questão por quanto tempo for necessário.


Ferramentas para Brainstorming

Existem diversos programas que utilizam os princípios sobre como fazer brainstorming e levam as reuniões para o ambiente virtual.

O Mindmeister permite que você crie mapas mentais, encadeando pontos dentro de tópicos e representando visualmente as ideias geradas na reunião. O Miro e o IdeaBoardz cumprem papel semelhante, embora sua interface seja como um quadro branco, onde todos os participantes podem colar post-its virtuais com suas ideias e comentários.

Com o AEVO Innovate também é possível realizar sessões de brainstorming, e ainda expandir a atividade para que ela se torne cotidiana.

Ele permite que os colaboradores apresentem ideias no momento em que elas surgem, e voltem rapidamente às suas funções. Além disso, com a nossa ferramenta, é possível realizar um Programa de Ideias, um passo mais avançado no brainstorming.


Conclusão

Agora você tem um manual sobre como fazer brainstorming, transformando a atividade num método controlável e capaz de ser adaptado às necessidades do seu empreendimento.

A sugestão é começar o quanto antes, e deixar que aos poucos ele se integre à cultura organizacional. Você pode utilizar ferramentas como o AEVO Innovate para acelerar esse processo, permitindo que todos os colaboradores possam ter contato com o brainstorming sem a necessidade de realizar encontros com cada time separadamente.

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