Método Kaizen: o que é, como aplicar e quando começar?

Método Kaizen:

Um dia de trabalho é uma oportunidade para melhorar algo. Assim pode ser descrita a filosofia por trás do método Kaizen.

Criado e aperfeiçoado no Japão, foi um dos grandes responsáveis por reconstruir a economia do país ao final da Segunda Guerra.

Ganhando cada vez mais adeptos em países como Brasil e Estados Unidos, o método Kaizen já garantiu resultados invejáveis para empreendimentos de todos os tamanhos.

As empresas que utilizam o método podem notar aumento da produtividade, redução de custos e evolução dos colaboradores, atingindo fatias de mercado maiores e operações mais eficientes.

Nesse artigo, você encontrará um guia para implementar o método Kaizen no seu local de trabalho, e poderá aprender um pouco mais sobre:

  • O que é o método Kaizen
  • Como ele funciona
  • Quais as suas vantagens
  • Como aplicar o método Kaizen na prática, acompanhando um case de sucesso

O que é o método Kaizen?

Mais do que um conjunto de ensinamentos ou técnicas, o método Kaizen pode ser descrito como uma forma de olhar para um mundo, uma filosofia. Na perspectiva do Kaizen, tudo pode ser melhorado, através de pequenos ajustes que se acumulam para trazer grandes mudanças.

Indo além da filosofia, o Kaizen é descrito como um método por apresentar instruções aplicáveis. Ao longo do artigo, você verá passos que pode implementar para mudar a visão e os resultados da sua organização.

O método surgiu no Japão, e embora tenha raízes nos ensinamentos tradicionais da cultura local, foi durante os anos 1950 que se tornou referência no ambiente corporativo. O país havia sido arrasado pela Segunda Guerra Mundial, e sua economia precisava ser reconstruída.

Não é exagero afirmar que o método Kaizen foi um dos suportes para o grande crescimento de gigantes japonesas, como no já conhecido exemplo da Toyota, através do Sistema Toyota de Produção.

Ainda no mercado automotivo, podemos citar também a Honda e a Nissan. Para além dele, nomes como Sony, Panasonic e Canon também são exemplos de como o Kaizen posicionou empresas japonesas em lugares centrais de grandes mercados pelo mundo.


Como funciona o método Kaizen?

Focando na evolução constante de processos para alcançar resultados cada vez melhores, o método Kaizen trabalha com cinco passos, que se tornaram populares como 5S, devido aos seus nomes em japonês:

  1. Seiri – Senso de utilização
  2. Seiton – Senso de organização
  3. Seiso – Senso de limpeza
  4. Seiketsu – Senso de padronização
  5. Sheitzuke – Senso de disciplina

Cada ‘S’ pode ser implementado em diversas frentes, da estratégia à operação, e nunca se limita a uma área ou processo específico.


1. Seiri

Seiri é diferenciar entre o necessário e o desnecessário.

Pode ser alcançado removendo distrações do escritório ou reduzindo as funções de um produto, por exemplo. No nível organizacional, uma aplicação do seiri é no fluxo de informação, ganhando agilidade ao evitar que ela passe de mão em mão até chegar onde realmente importa.


2. Seiton

Ponha tudo em seu devido lugar.

O seiton favorece a dinâmica dos processos através da organização. Em resumo, se um colaborador precisa de certa ferramenta a todo instante, deve tê-la sempre à mão. Isso também se aplica à estrutura da empresa, através de processos ágeis que não fiquem “travados” entre departamentos.


3. Seiso

O seiso defende a ordem e limpeza no local de trabalho.

Manutenção das máquinas, iluminação e ventilação adequadas são alguns exemplos básicos de seiso. Um ambiente limpo e organizado não só gera mais eficiência, como também promove a saúde, motivação e satisfação de quem trabalha nele.


4. Seiketsu

Padronização das boas condutas.

O seiketsu busca garantir que os bons resultados permaneçam e se espalhem. Por um lado, ele direciona a adoção de boas práticas em áreas diferentes da empresa; por outro, incentiva que cada colaborador adote o método Kaizen, no trabalho e até mesmo na vida pessoal.


5. Sheitzuke

Aqui entra em cena a famosa disciplina japonesa, através de um esforço coletivo para que tudo funcione de maneira adequada dentro do método Kaizen.

É importante destacar que, para entregar o máximo de seu potencial, o Kaizen precisa ser adotado de forma conjunta por todos os envolvidos na organização. Ele deve ser usado tanto nas definições estratégicas de alto escalão quanto na compra da impressora mais eficiente.

Tudo isso só pode ocorrer adequadamente se todos agirem com liberdade e disciplina. Se alguém precisa deixar suas funções para cobrar outra pessoa, temos uma ineficiência que deve ser resolvida.


Benefícios do método Kaizen

Hoje em dia já existe uma grande lista de empresas que utilizam os 5S, e podemos falar com segurança dos benefícios trazidos pelo método.

Redução no desperdício – Seja nos recursos físicos ou no tempo de trabalho, desperdícios levam à queda na produtividade e lucratividade de qualquer companhia. O método Kaizen capacita todos os colaboradores para evitar que isso aconteça.

Cultura de bem-estar – Tanto o ambiente quanto os processos de trabalho serão saudáveis, evitando estresse desnecessário e impulsionando o bem-estar coletivo. Isso favorece a captação e retenção de talentos.

Capacitação profissional – Estes mesmos talentos poderão ser desenvolvidos ao máximo. Ao longo do tempo, serão construídos times de profissionais competentes, fazendo a empresa como um todo prosperar em qualquer situação.

Qualidade dos produtos e serviços – O mercado valoriza uma empresa pelo que ela é capaz de entregar. Produtos e serviços cada vez melhores irão aumentar e fidelizar a sua base de clientes, garantindo uma posição de destaque no seu segmento.

Surgimento de lideranças – O método Kaizen faz com que colaboradores possam se destacar nas mais diversas áreas. Eles trazem novas ideias e ainda favorecem a redução do microgerenciamento, liberando a direção da empresa para se concentrar em tarefas de maior importância.


Como aplicar o método Kaizen na prática?

Através do nosso Programa de Inovação, nós pudemos utilizar as técnicas dos 5S em empresas como a Aviva, referência nos setores de turismo e entretenimento com parques e resorts. Com essa experiência, pudemos verificar, na prática, como o método Kaizen funciona.


Facilite o fluxo de informação

Mais de 16 mil ideias foram apresentadas pelos associados da Aviva. Isso foi possível ao facilitar que a informação circulasse utilizando as ferramentas no Programa de Inovação, onde cada pessoa pode inserir suas contribuições em instantes.


Valorize as contribuições

A cultura da Aviva permite que os associados sejam estimulados a contribuir, por saber que suas propostas serão valorizadas. Você pode premiar as sugestões com os melhores resultados, oferecer bônus e avanços na carreira, além de novos desafios, com espaço para que os próprios colaboradores desenvolvam e implementem algumas de suas ideias.


Estabeleça lideranças

A implementação do método Kaizen irá ocorrer aos poucos, e no primeiro momento é fundamental estabelecer um grupo como responsável pelo processo. Na Aviva, isso foi realizado através de um Departamento de Inovação com quatro associados.


Inovação Orquestrada

Francisco Costa Neto, CEO da Aviva, defende que “a inovação precisa ser orquestrada”. A empresa deve ter um direcionamento, assim como uma plataforma de inovação onde os esforços podem ser centralizados.

Utilizando estes princípios, a Aviva conseguiu dar voz ao seus mais de 4.200 colaboradores, trazendo novas ideias que permitiram alcançar um retorno financeiro acima de R$ 55 milhões em 10 anos de inovação contínua.


Método Kaizen x Melhoria Contínua

O método Kaizen é uma mudança de pensamento, e não um projeto a ser concluído. Ele deve iniciar um processo de melhoria contínua e sem fim. Como vimos no começo do artigo, um dia de trabalho é uma oportunidade para melhorar algo.

A organização e seus associados não devem ser vistos como máquinas que fazem as mesmas coisas todos os dias. Testar e aprender coisas novas é uma característica natural do ser humano, potencializada através do Kaizen.

Busque e incentive o aprimoramento constante, priorizando a execução imediata e o aprendizado prático, ao invés de ficar aguardando pela próxima ideia perfeita.


Conclusão

Para obter um resultado acima da média com o Kaizen, você pode utilizar uma ferramenta desenhada a partir desse método, capaz de integrar processos, colaboradores e ideias num só lugar.

Uma sugestão é o software AEVO Innovate, criado para atender as demandas do método Kaizen e favorecer o intraempreendedorismo, com o foco em proporcionar melhoras consistentes para melhorar sempre.

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