Uma forma simples e eficiente para garantir que tarefas importantes sejam concluídas, é como podemos definir a metodologia ágil Kanban.
Criada no Japão, onde o nome kanban significa algo como cartões gráficos, a metodologia se apoia num princípio de gestão visual. As etapas de um projeto e as tarefas referentes às mesmas são representadas de modo claro, assim todos os envolvidos podem examinar o andamento de cada uma e perceber rapidamente o que está bloqueando o caminho.
O que é metodologia ágil Kanban?
O Kanban integra o conjunto maior das metodologias ágeis, modelos de gestão capazes de acelerar as entregas num projeto e manter a empresa em constante evolução.
Seu diferencial é o foco absoluto na conclusão de tarefas – algo que pode ser um desafio quando profissionais criativos iniciam muitas atividades, mas acabam deixando boa parte delas pelo caminho.
O lema da metodologia ágil Kanban costuma ser descrito como pare de começar e comece a terminar. Se você acredita que esta filosofia pode acelerar os resultados da sua organização, confira os princípios necessários para implementá-la com sucesso.
Etapas do Kanban
A configuração mais simples da metodologia ágil Kanban consiste num quadro com três colunas: To do, Doing e Done, ou Para Fazer, Fazendo e Feito.
Todas as tarefas necessárias ao projeto são incluídas na primeira coluna, e as mais importantes no momento avançam para o espaço intermediário, enquanto são executadas, seguindo então para a coluna final.
O modelo pode ser configurado com a adição de novas colunas, que representam etapas diferentes, cartões coloridos indicando o profissional ou time responsável, múltiplos quadros em projetos complexos, e assim por diante.
Outro arranjo comum trabalha com sete espaços, detalhando melhor as etapas em andamento:
- Para Fazer
- Planejando
- Desenvolvendo
- Testando (ou Revisando)
- Ajustando
- Feito
- Obstáculos, área que pode ficar na horizontal, abaixo das colunas, e recebe as tarefas nas quais algum empecilho está impedindo a execução.
Uma das questões mais importantes na metodologia ágil Kanban é limitar o avanço das atividades entre uma e outra fase, para que cada uma receba a devida atenção e seja executada com maestria. A ideia é manter o time em fluxo produtivo, e não apenas em estado de ocupação.
É difícil pontuar um número exato, já que as tarefas, assim como os grupos, variam em quantidade e complexidade, mas a escala ideal costuma ser de uma a duas responsabilidades por colaborador ou equipe disponível.
A taxa de conclusão é o indicador de sucesso na metodologia, que prioriza qualidade ao invés de quantidade – uma tarefa deve ser bem feita, ou não poderá avançar, e bloqueará o início das demais.
Por que aplicar a metodologia ágil Kanban na sua empresa
Ganho de eficiência: Quando registramos as tarefas antecipadamente, é mais fácil separar o fundamental do superficial. A partir daí, basta seguir a regra: se não está na lista, não deve ser feito.
Flexibilidade: Ao mesmo tempo em que a lista de tarefas reduz as chances de que algo desnecessário seja feito, ela dá abertura para a adição de novas atividades sempre que elas forem necessárias. Isso permite respostas rápidas aos desafios que surgirem no caminho.
Fácil de implementar: A metodologia ágil Kanban não poderia ser mais simples: anote suas tarefas e registre em que etapa elas se encontram. É um modelo fácil de implementar, basta saber o que precisa ser feito.
Fácil de mensurar: Você só precisa olhar para o quadro, e saberá como está o ritmo da equipe. Uma tarefa que passa muito tempo na mesma coluna rapidamente vai chamar atenção, já que ela deve avançar para liberar espaço.
Garantia de qualidade: Se uma tarefa não está pronta, ela simplesmente não avança. Com o Kanban um trabalho não fica pela metade ou é esquecido – a qualidade precisa ser alcançada.
Melhoria na comunicação: Todos os membros do time sabem exatamente em que seus companheiros estão trabalhando, o Kanban não deixa espaço para que a interpretação possa interferir.
Scrum e Kanban – utilizando duas metodologias em um só projeto
Uma metodologia ágil com benefícios semelhantes ao Kanban é o Scrum, e não é raro encontrar os dois modelos sendo aplicados em conjunto.
Baseado em Sprints, blocos que costumam variar entre duas e quatro semanas para que um certo conjunto de tarefas seja realizado, o Scrum é impulsionado pelo Kanban: basta que as tarefas escolhidas para um ciclo sejam adicionadas à coluna To Do – muito semelhante ao Sprint Backlog utilizado pelo Scrum.
Um software como o AEVO Innovate pode combinar facilmente as duas metodologias, permitindo que um projeto seja destrinchado em tarefas para alocar nas etapas definidas.
O quadro é compartilhado em tempo real com todos os membros da equipe, e pode ser impulsionado pelas outras ferramentas de gestão e inovação disponíveis na plataforma, abrangendo desde o plano estratégico até o operacional.
Conclusão
A metodologia ágil Kanban é especialmente valiosa nas empresas que precisam lidar com muitas tarefas, mas não estão conseguindo administrá-las corretamente. Se este é o seu caso, você pode testá-la ainda hoje, e descobrir como os colaboradores reagem ao sistema de colunas.
Quem deseja alcançar resultados superiores também pode conferir o AEVO Innovate e conhecer as ferramentas que a plataforma disponibiliza para fortalecer os princípios do Kanban.