O guia para entregar bons relatórios de gerenciamento de projetos

Quando ocorre o desenvolvimento de um projeto na empresa, é necessário elaborar relatórios para acompanhar o seu desempenho.

Isso é importante não só para os líderes da organização, mas também tem grande importância para os gerentes, clientes e os participantes das atividades.

Por meio desse acompanhamento, a equipe pode fazer alinhamento estratégicos. Com um relatório em mãos é possível moldar as ações, táticas e correções em direção aos objetivos que foram estipulados.

Quer aprender as melhores estratégias para desenvolver bons relatórios de gerenciamento de projetos? Confira nosso post e saiba mais

O QUE SÃO OS STATUS REPORTS DE PROJETOS E QUAL A IMPORTÂNCIA?

Um projeto no contexto empresarial é um empreendimento temporário, que tem o objetivo de alcançar metas.

As metas são variadas. Podendo ser desde elaborar um novo produto, promover melhorias na empresa, aumentar o faturamento, etc.

Nesse processo é necessário desenvolver documentos. Esses documentos são importantes para informar o estado das atividades.

Os arquivos são os relatórios de gerenciamento de projetos ou status reports. Os gestores têm esse documento como um panorama de como o trabalho está sendo encaminhado.

E a ideia do documento é que ele seja detalhado na medida certa. É importante que o gestor tenha em mãos todas as informações sobre o andamento das atividades.

Se possível ele deve ir além de informações como custos, resultados e o cumprimento do cronograma.

Além disso, eles permitem visualizar erros e acertos e promover feedbacks. Como visto em nosso artigo sobre inovação no RH, essas são atitudes que viabilizam a aprendizagem com as falhas e a continuidade com medidas positivas

Para a própria equipe o documento é fundamental. Com ele, todos podem ter ciência do que está acontecendo, desde as medidas realizadas ao retorno obtido. Assim, é possível coordenar as ações e ter um time mais consciente.

Lembre-se de incentivar os profissionais a terem atitudes mais estratégicas e eficazes com o trabalho.

Esses recursos também permitem mostrar aos stakeholders como o serviço está sendo desempenhado. A viabilidade de um acompanhamento de perto dá segurança e confiança aos envolvidos.

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QUAIS ELEMENTOS UM BOM RELATÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS DEVE TER?

Para que seu relatório de gerenciamento de projetos cumpra com seu papel, é importante que ele contenha alguns elementos básicos. A reunião dessas informações compõem um panorama, informando o status de todo o processo. Confira a seguir!

DADOS SISTEMATIZADOS

Registrar resultados em gráficos e tabelas facilita a visualização e o entendimento da informação. Você pode utilizar essa tática com os resultados parciais e ao final, fazer uma reunião desses dados.

Apresente também os custos, materiais utilizados, tarefas envolvidas e indicadores. É importante ainda incluir trechos explicativos para contextualizar a informação.

Há vários tipos de modelos para a apresentação de informações de projetos. Nos tempos atuais de grandes quantidades de informações, uma forma muito apreciada são os One Page Reports (OPR’s). 

Como o nome diz, são relatórios sucintos que apresentam, em uma única página, as principais informações para uma rápida tomada de decisão.

Encontre a forma que mais se adequa ao seu empreendimento. Aqui você deve pensar além do leitor final. Considere a facilidade de elaboração e leitura e as preferências dos que vão acessar o relatório de gerenciamento.

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CRONOGRAMA PARA AS PRINCIPAIS ENTREGAS E DESVIOS DE PRAZO

Todo projeto deve ser moldado com um cronograma para que ele possa ser desenvolvido de forma adequada. Assim é possível estabelecer períodos para o desempenho de cada tarefa. O relatório das atividades deve conter dados sobre as datas com as entregas de resultados, incluindo os parciais e os finais.

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É preciso também notificar os desvios de prazo. Muitas eventualidades podem ocorrer e o cronograma pode não ser cumprido. Nunca omita esses dados, pois é necessário ser franco com os superiores e clientes. O importante é apresentar as informações dos desvios com as devidas justificativas e propostas de solução.

CUSTOS E ORÇAMENTO – VEJA O QUE É RENTÁVEL

Quando você elabora um plano de projeto, sempre há uma seção dedicada à previsão dos custos com as atividades. No seu relatório, é importante colocar uma descrição dos investimentos. Seja transparente sempre e aponte se os gastos estão dentro ou fora do que foi estimado.

Se o planejamento é certeiro tem a contabilidade reportada periodicamente fica bem mais fácil. A ideia aqui é acompanhar os gastos e saber se eles estão se desviando do que foi preestabelecido.

Com isso, você e sua equipe podem desenvolver estratégias para enfrentar problemas nas finanças. 

Mais importante ainda é avaliar e continuar com ações que têm gerado retorno positivo.

FOTOS DO PROJETO – TORNE TUDO O MAIS VISUAL O POSSÍVEL

Colocar imagens do projeto oferece credibilidade para o relatório e para todo o negócio. 

Quem lê o documento desenvolve mais confiança em você e na sua equipe. 

É incrível como a oportunidade de visualizar como estão as atividades em Kanbans, por exemplo, pode agilizar sua gestão.

Além disso, fotos chamam a atenção e dão mais dinamismo à apresentação de dados. Isso permite que a leitura do documento seja mais atrativa. Muitas vezes longas descrições escritas podem ser bem complementadas com fotos do produto ou das ações sendo colocadas em prática, por exemplo. A compreensão das informações será muito mais fácil e completa.

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ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL

A análise da situação atual é uma sistematização das informações. Você certamente coleta diversos indicadores ao longo do projeto, mas os dados apenas não são suficientes. É importante incluir uma análise subjetiva. Considere o contexto e os conhecimentos que você acumulou em sua carreira. Assim você consegue compreender o processo como um todo.

Nesse momento, é fundamental fazer uma análise da variação, comparando o que foi previsto com o que ocorre na realidade. Avalie os retornos obtidos e compare com os investimentos. Não se esqueça de compor textos coesos, coerentes e objetivos.

Inclua também previsões. Elas podem ser construídas a partir da utilização de dados passados e as informações atuais. Agregue todos os elementos relevantes e produza estimativas. 

São nas análises subjetivas que você tem flexibilidade para aprimorar os projetos. Não tenha medo de incluir sua intuição embasada na experiência de trabalho, no conhecimento do mercado, em discussões com colegas e em indicadores sólidos.

Nessa etapa é necessário também demarcar o que ainda deve ser feito e fazer os apontamentos da qualidade do projeto. Existem muitos critérios importantes para serem atendidos, como cumprimento do plano de custos e do cronograma. Mas sem qualificação, o processo não se torna efetivo.

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DEU ERRADO? MONTE UM PLANO DE RECUPERAÇÃO

O plano de recuperação é necessário principalmente quando o projeto começa a se desviar do que estava definido no escopo. Basicamente, ele envolve estratégias para realinhar os processos com o que foi preestabelecido.

O desalinhamento pode ter ocorrido por diversos fatores. Muitas vezes o culpado é além da área financeira, do cronograma ou dos riscos. 

É importante analisar com os mínimos detalhes essas situações. Muitas vezes há muito capital envolvido. A imagem da empresa e da sua equipe também estão em jogo. 

Avalie quais foram as variáveis que geraram a alteração do escopo e qual a responsabilidade da sua equipe nesse fato.

A partir dessa análise é possível desenvolver um plano corretivo. Se a correção não for completa pelo menos se reaproxima do que foi definido inicialmente. Esclareça os problemas para os seus superiores e clientes. 

Transparência sempre é indispensável para indicar as causas das dificuldades e as propostas de solução.

Os relatórios de gerenciamento de projetos são documentos que informam sobre a gestão e realização desses empreendimentos. Esses relatórios são fundamentais para o compartilhamento dos aprendizados entre os envolvidos, a correção de desvios e a continuidade de procedimentos positivos.

Para compor um bom report é fundamental investir em uma apresentação dos dados adequada.. E então, gostou de nosso guia para entregar bons relatórios de gerenciamento de projetos? Compartilhe sua opinião na sessão de comentários!

 

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