O PMBoK Aplicado ao Seu Programa de Ideias

O PMBoK Aplicado ao Seu Programa de Ideias

O quanto você entende sobre o PMBoK? Um gestor que se preze deve saber como aperfeiçoar seu trabalho. Desde o controle de recursos internos ao desenvolvimento de soluções para desafios corporativos. A execução e a coordenação de um projeto despendem de muito cuidado e organização, principalmente quanto a prazos e planejamentos financeiros.

Para que um empreendimento consiga manter seu potencial diante de um mercado que gradativamente se torna mais competitivo, é primordial que a empresa consiga otimizar sua produtividade e eficiência. Sendo assim, atendendo não só os clientes, mas também todos os colaboradores e profissionais envolvidos.

Com o intuito de explorar o processo administrativo como um todo, o renomado Project Management Institute (PMI) reuniu práticas de gestão em um guia. Dessa forma, sistematizou sua metodologia e seus conceitos. Então, englobando os fatores mais relevantes na gestão: Project Management Body of Knowledge – PMBoK.

O PMBoK, em sua essência, é um conjunto das melhores práticas. Isso envolve metodologias, conceitos e mecanismos que circundam e determinam o princípio, o meio e o fim de um projeto.

É um guia universal que contém práticas e técnicas consolidadas nos primórdios do empreendedorismo e atualizações conforme o “corpo do conhecimento” se expande. Então, sendo adaptável a diversos ambientes, épocas ou segmentos, uma vez que o PMBoK fornece abordagens diferentes a casos específicos.

O manual abrange assuntos como orçamento, planejamento, comportamento organizacional e ciência do gerenciamento, sempre alinhado à gestão de projetos e suas etapas típicas.

 

Os Processos do PMBoK

Podemos dizer que as práticas do PMBoK podem otimizar e gerar mais resultados a um programa de inovação. Como? partindo de uma análise categórica de todas as atividades internas. Essas práticas são ferramentas fundamentais para gestores de projetos.

Além de compilar clássicas estratégias e suas técnicas, o PMBoK traz uma elucidação do que compreende todos os procedimentos sobre gerenciamento de projetos. 

O guia conceitua a gestão de projetos como o emprego de conhecimentos, recursos, habilidades e métodos direcionados às atividades. Dessa forma, permanecendo adequado da expansão de um empreendimento à abertura de uma fábrica.

Se você deseja estruturar e desenvolver um projeto com maestria, além de saber por onde começar, é necessário, antes de tudo, dominar as habilidades do PMBoK. Seguir os cinco grandes grupos de processos do PMBoK é imprescindível. São eles:

  1. Iniciação: efetiva o princípio de um projeto ou uma etapa nova de uma iniciativa que já existia anteriormente. É nesse processo que são definidas as metas e comprometidos os recursos financeiros iniciais. Os processos decorrentes desse grupo são essenciais nas decisões do projeto em relação a continuação, adiamento ou cessação. 
  1. Planejamento: elabora e trata o conjunto de propósitos. Os custos e os riscos são fortemente considerados, o que torna o planejamento mais que primordial na tomada de decisões e no desígnio de funções nas atividades.
  2. Execução: põe em prática todos os tópicos metodizados no processo de planejamento. Durante o terceiro dos cinco processos do PMBoK, verifica-se intensamente se o escopo é atingido. Afinal, é por meio dessa objetividade que o empreendimento começa a se edificar.
  3. Controle e monitoramento: revisa e acompanha o desempenho do projeto. Nessa etapa, é regulado o progresso e identificado no plano onde se faz necessário fazer revisões minuciosas e alterações. Geralmente ocorre em conjunto com a execução, durante a avaliação de resultados. 
  4. Encerramento: finaliza todas as atividades de todos os processos, propendendo concluir o projeto ou uma fase do mesmo. Nessa última etapa, o objetivo principal é a aceitação dos clientes e dos colaboradores. É por meio dela que se é feita uma revisão com o intuito de documentar aprendizado e arquivar documentos substanciais. 

É importante ressaltar nesse tópico que a união do PMBoK com metodologias de gestão, como o método Scrum, pode agilizar os processos e agregar às etapas mais credibilidade e maior competência. Vale a pena realizar a integração desses dois mecanismos e investir em suas técnicas.

 

A Visão de Projetos do PMBoK e a Inovação

Objetivo claro

Um projeto, de acordo com o guia PMBoK, é qualificado por uma série de fatores. Um deles, com certeza, é a especificidade e a compreensibilidade do objetivo. Uma meta bem definida, por consequência, pode ter ameaças bem precisas e delimitadas. O mesmo ocorre com o levantamento dos resultados finais, sendo mais assertivos e precisos.

Saber como priorizar e ter clareza do escopo é uma das práticas que o PMBoK pode oferecer. Em suma, é indispensável que sejam analisadas todas as importâncias da utilização deste guia como metodologia de gerenciamento.

 

Prazos

Um fator importantíssimo que caracteriza um projeto, segundo os processos do PMBoK, é a estipulação de prazos para conclusão de acordo com o cronograma. Afinal, planejamento estratégico passa por uma boa gestão do tempo.

Na verdade, essa administração direcionada deixa bem claro que todo projeto tem um final. Caso o projeto fosse permanente, seria impossível que a meta fosse atingida. Ainda mais impraticável de ter seus resultados averiguados. 

Administrar prazos influencia diretamente nos recursos e na sequência dos processos. Além disso, outros fatores se envolvem na estipulação de um cronograma. É fundamental em qualquer etapa de um projeto, do planejamento e execução à conclusão.

É importante enfatizar as práticas do PMBoK que aprimoram o projeto, e dentre elas há a padronização de atividades. Em suma, ao controlar e organizar o cronograma do projeto, direciona-se o foco da equipe à execução de suas demandas pelo período de tempo estabelecido.

 

Entendimento de Limitações

Se você quer previsibilidade, economia e assertividade ao seu projeto, é necessário fazer uso eficiente de recursos.

Para evitar aumento de custos e imperícia, se faz mais que necessário controlar e comedir recursos. A restrição de recursos, sejam eles humanos ou materiais, complementa e determina um projeto conforme os processos do PMBoK.

Por meio do conhecimento desse manual é possível que riscos sejam reduzidos. Dominar as práticas do PMBoK significa ter um objetivo claro, aumentar a produtividade e diminuir o desperdício de recursos.

A ênfase no gerenciamento de recursos humanos, por exemplo, estimula o gestor a designar funções e responsabilidades de acordo com os demais recursos e suas respectivas limitações.

É mais que correto afirmar que o PMBoK providencia um melhor aproveitamento na gestão. Podendo ainda trazer uma renovação para o seu negócio. Por consequência, a conclusão é singular: a aplicação do PMBoK instrui a planejar e executar um projeto com foco no gerenciamento de ideias.

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