O quanto você entende sobre o PMBoK? Um gestor que se preze deve saber como aperfeiçoar seu trabalho. Desde o controle de recursos internos ao desenvolvimento de soluções para desafios corporativos. A execução e a coordenaçãode um projeto despendem de muito cuidado e organização, principalmente quanto a prazos e planejamentos financeiros.
Para que um empreendimento consiga manter seu potencial diante de um mercado que gradativamente se torna mais competitivo, é primordial que a empresa consiga otimizar sua produtividade e eficiência. Sendo assim, atendendo não só os clientes, mas também todos os colaboradores e profissionais envolvidos.
Com o intuito de explorar o processo administrativo como um todo, o renomado Project Management Institute (PMI)reuniu práticas de gestão em um guia. Dessa forma, sistematizou sua metodologia e seus conceitos. Então, englobando os fatores mais relevantes na gestão: Project Management Body of Knowledge – PMBoK.
O PMBoK , em sua essência, é um conjunto das melhores práticas. Isso envolve metodologias, conceitos e mecanismos que circundam e determinam o princípio, o meio e o fim de um projeto.
É um guia universal que contém práticas e técnicas consolidadasnos primórdios do empreendedorismo e atualizações conforme o “corpo do conhecimento” se expande. Então, sendo adaptável a diversos ambientes, épocas ou segmentos, uma vez que o PMBoKfornece abordagens diferentes a casos específicos.
O manual abrange assuntos como orçamento, planejamento, comportamento organizacional e ciência do gerenciamento , sempre alinhado à gestão de projetos e suas etapas típicas.
Os Processos do PMBoK
Podemos dizer que as práticas do PMBoK podem otimizar e gerar mais resultados a um programa de inovação. Como? partindo de uma análise categórica de todas as atividades internas. Essas práticas são ferramentas fundamentais para gestores de projetos.
Além de compilar clássicas estratégias e suas técnicas , o PMBoK traz uma elucidação do que compreende todos os procedimentos sobre gerenciamento de projetos.
O guia conceitua a gestão de projetos como o emprego de conhecimentos , recursos, habilidades e métodos direcionados às atividades. Dessa forma, permanecendo adequado da expansão de um empreendimento à abertura de uma fábrica.
Se você deseja estruturar e desenvolver um projeto com maestria , além de saber por onde começar, é necessário, antes de tudo, dominar as habilidades do PMBoK. Seguir os cinco grandes grupos de processos do PMBoK é imprescindível. São eles:
- Iniciação:efetiva o princípio de um projeto ou uma etapa nova de uma iniciativa que já existia anteriormente. É nesse processo que são definidas as metas e comprometidos os recursos financeiros iniciais. Os processos decorrentes desse grupo são essenciais nas decisões do projeto em relação a continuação, adiamento ou cessação.
- Planejamento:elabora e trata o conjunto de propósitos. Os custos e os riscos são fortemente considerados, o que torna o planejamento mais que primordial na tomada de decisões e no desígnio de funções nas atividades.
- Execução:põe em prática todos os tópicos metodizados no processo de planejamento. Durante o terceiro dos cinco processos do PMBoK, verifica-se intensamente se o escopo é atingido. Afinal, é por meio dessa objetividade que o empreendimento começa a se edificar.
- Controle e monitoramento:revisa e acompanha o desempenho do projeto. Nessa etapa, é regulado o progresso e identificado no plano onde se faz necessário fazer revisões minuciosas e alterações. Geralmente ocorre em conjunto com a execução, durante a avaliação de resultados.
- Encerramento:finaliza todas as atividades de todos os processos, propendendo concluir o projeto ou uma fase do mesmo. Nessa última etapa, o objetivo principal é a aceitação dos clientes e dos colaboradores. É por meio dela que se é feita uma revisão com o intuito de documentar aprendizado e arquivar documentos substanciais.
É importante ressaltar nesse tópico que a união do PMBoK com metodologias de gestão, como o método Scrum, pode agilizar os processos e agregar às etapas mais credibilidade e maior competência . Vale a pena realizar a integração desses dois mecanismos e investir em suas técnicas.
A Visão de Projetos do PMBoK e a Inovação
Objetivo claro
Um projeto, de acordo com o guia PMBoK, é qualificado por uma série de fatores. Um deles, com certeza, é a especificidade e a compreensibilidade do objetivo. Uma meta bem definida, por consequência, pode ter ameaças bem precisas e delimitadas. O mesmo ocorre com o levantamento dos resultados finais, sendo mais assertivos e precisos.
Saber como priorizar e ter clareza do escopo é uma das práticas que o PMBoK pode oferecer. Em suma, é indispensávelque sejam analisadas todas as importâncias da utilização deste guia como metodologia de gerenciamento.
Prazos
Um fator importantíssimo que caracteriza um projeto, segundo os processos do PMBoK, é a estipulação de prazos para conclusão de acordo com o cronograma. Afinal, planejamento estratégico passa por uma boa gestão do tempo.
Na verdade, essa administração direcionada deixa bem claro que todo projeto tem um final. Caso o projeto fosse permanente, seria impossível que a meta fosse atingida. Ainda mais impraticável de ter seus resultados averiguados.
Administrar prazos influencia diretamente nos recursos e na sequência dos processos. Além disso, outros fatores se envolvem na estipulação de um cronograma. É fundamental em qualquer etapa de um projeto, do planejamento e execução à conclusão.
É importante enfatizar as práticas do PMBoK que aprimoram o projeto, e dentre elas há a padronização de atividades. Em suma, ao controlar e organizar o cronograma do projeto, direciona-se o foco da equipe à execução de suas demandas pelo período de tempo estabelecido.
Entendimento de Limitações
Se você quer previsibilidade, economia e assertividade ao seu projeto, é necessário fazer uso eficiente de recursos.
Para evitar aumento de custos e imperícia, se faz mais que necessário controlar e comedir recursos. A restrição de recursos, sejam eles humanos ou materiais, complementa e determina um projeto conforme os processos do PMBoK.
Por meio do conhecimento desse manual é possível que riscos sejam reduzidos. Dominar as práticas do PMBoK significa ter um objetivo claro, aumentar a produtividade e diminuir o desperdício de recursos.
A ênfase no gerenciamento de recursos humanos, por exemplo, estimula o gestor a designar funções e responsabilidades de acordo com os demais recursos e suas respectivas limitações.
É mais que correto afirmar que o PMBoK providencia um melhor aproveitamento na gestão. Podendo ainda trazer uma renovação para o seu negócio. Por consequência, a conclusão é singular: a aplicação do PMBoK instrui a planejar e executar um projeto com foco no gerenciamento de ideias.
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