Com frequência estamos fazendo algum tipo de gestão de mudanças, seja na vida pessoal ou profissional.
No universo das empresas, sempre que possível, as mudanças devem ocorrer de maneira controlada, sendo preciso se adaptar a novos contextos para acompanhar o ritmo de diferentes mercados.
A inovação é fundamental para muitos negócios, e isso envolve passar por mudanças que, muitas vezes, exigem um planejamento cuidadoso.
Neste artigo, vamos te guiar pelo conceito de gestão de mudanças, o que isso significa na prática e quais as estratégias que estão atribuídas a esse processo. Siga a leitura.
O que é gestão de mudanças?
A gestão de mudanças está atrelada ao conjunto de processos pelos quais uma empresa percorre após um período de transição. O motivo pode ser desde a adoção de uma nova ferramenta (por exemplo automatizar determinados processos), até a chegada de uma nova liderança.
Na prática, uma gestão de mudanças bem feita é aquela que consegue oferecer os recursos necessários para que as equipes se ajustem com o passar do tempo.
Dentro de empresas, até mesmo mudanças relativamente pequenas podem impactar na forma como os colaboradores se relacionam com o ambiente e, por isso, é importante mapear esse tipo de processo, garantindo uma adaptação mais confortável.
Diferente de comunicar de forma vertical, a gestão de mudanças propõe que as empresas acompanhem o processo junto às equipes.
Cada etapa visa estabelecer uma relação mais transparente, o que beneficia aspectos como engajamento, confiança e também evidencia o compromisso da empresa com melhorias contínuas.
Importância da gestão de mudanças nas empresas
Em um mundo onde a transformação empresarial é cada vez mais necessária, e pode ocorrer repentinamente, gestores precisam estar capacitados para atravessar esses processos da melhor forma possível.
Neste contexto, adotar estratégias de gestão de mudanças ajuda a comunicar de forma mais organizada e transparente os objetivos da empresa. Com isso, também é possível investir em planos de capacitação do quadro de funcionários, realizar as mudanças em etapas e acompanhar o ritmo de adaptação com menor tempo de resposta.
Principais estratégias para gestão de mudanças
O motivo de uma mudança organizacional pode ser composto por inúmeras razões. A mudança pode ocorrer por fatores econômicos, sociais, políticos, tecnológicos, e como testemunhamos nos últimos anos, até mesmo por uma combinação de todos eles.
As empresas e seus quadros de gestão precisam estar cada dia mais preparados para lidar com possíveis mudanças. Para isso, existem estratégias que auxiliam no desenho das etapas que vão desde aceitar a necessidade de mudança, comunicar a empresa como um todo, adotar as medidas e acompanhar seus resultados. Confira:
1 – Modelo de Lewin
O modelo de Lewin surgiu a partir de um psicólogo alemão, Kurt Lewin, que tinha aprofundamento em práticas de comunicação. Ele é um modelo baseado em três etapas, que considera os principais atravessamentos gerados em processos de mudança necessários:
- Descongelamento: é a primeira etapa e tem como foco atuar para diminuir a resistência de equipes em relação à mudança. É onde a gestão busca entender os pontos contrários à mudança, e contrapô-los com as justificativas do novo modelo. Em resumo, é uma fase de preparação de times para o futuro;
- Mudança: nessa etapa, ocorre a implementação necessária. Em situações de mudança de sistemas, protocolos e até pessoas, o processo em si pode ser várias etapas, então o ponto de mudança pode variar em sua duração;
- Recongelamento: é o momento em que as mudanças já foram feitas, e as empresas precisam assegurar que os novos protocolos se tornem padrão. É possível implementar play books, treinamentos e outros materiais de consulta, já que o processo de adaptação pode ser diferente para cada pessoa, até que tudo esteja alinhado.
2 – Modelo ADKAR
Já o modelo ADKAR deriva das palavras em inglês awareness, desire, knowledge, ability e reinforcement.
Seu principal diferencial está em focar nas pessoas para facilitar o processo de mudança, alinhando com expectativas e temperamentos individuais. Desta forma, cada etapa trabalha um tipo de evolução:
- Awareness: entendimento e absorção da necessidade de mudança dentro do contexto;
- Desire: trabalha o engajamento e o desejo de contribuir e apoiar a mudança;
- Knowledge: consciência do seu papel e do que deve ser feito para atingir o sucesso da mudança;
- Ability: execução individual dos protocolos na hora de implementar a mudança;
- Reinforcement: compromisso de manter o novo sistema, garantindo as boas práticas e compartilhando os processos com novos colegas.
3 – Modelo de Kotter
Por outro lado, o modelo de Kotter estabelece oito passos fundamentais para gerenciar processos de mudanças organizacionais. Além de assegurar esse momento de transição para empresas e pessoas, o modelo também acaba servindo para guiar processos de inovação, já que permite trabalhar a cultura interna.
Vamos passar por esses oito passos e suas contribuições para empresas que desejam inserir uma cultura de inovação, ou que já possuem e querem reforçar seu compromisso com esse protocolo.
Etapas para implementar a gestão de mudanças
É válido considerarmos que cada empresa pode, e deve, encontrar sua própria maneira de realizar a gestão de mudanças. Porém, técnicas como as apresentadas anteriormente são úteis ao auxiliar o mapeamento de boas práticas, restando que a empresa faça as adaptações necessárias para o contexto de seu segmento e de suas equipes.
Criação de senso de urgência
Ao executar uma gestão de mudanças, é importante gerar o senso de urgência. Equipes, e até mesmo o mercado, irão apresentar resistência à mudança, e fazer com que eles enxerguem que ela é algo fundamental para reduzir o impacto dessa reação.
O senso de urgência também pode ser uma etapa para empresas que já inovam, mas precisam ter um tempo de resposta maior em relação às transformações de mercado. Um exemplo são empresas de tecnologia que lidam com inteligência artificial, ou indústrias que atuam com fontes de energia renováveis.
Formação de coalizões estratégicas
As razões pelas quais uma empresa opta por mudar são muitas, e o nível de complexidade caminha alinhado a isso. Imagine, por exemplo, uma mudança de sistema, que vai tornar mais ágil as entregas de determinado time, mas exige uma adaptação tecnológica e mudanças profundas no processo de outros.
O caminho mais indicado é fazer uso de equipes multidisciplinares que vão atuar estrategicamente para mitigar os impactos dessa mudança. Enquanto uma equipe trabalha ativamente na comunicação antecipada das mudanças, outra já planeja o cronograma de treinamentos e monitora a evolução da mudança.
Esses times alocados em etapas específicas enriquecem a gestão de mudanças, e permitem a aplicação de estratégias mais assertivas conforme a necessidade da empresa.
Desenvolvimento e comunicação da visão
Times de marketing e gestão de pessoas podem ter um papel ativo nessa etapa. Elaborar um plano de comunicação que faça sentido para o contexto da empresa, e que tenha total transparência em como a mudança será feita, é a base desta etapa.
Mesmo que surjam dúvidas e questionamentos durante a transição, as equipes terão acesso facilitado aos motivos de tal mudança, e com o tempo tendem a ficarem menos combativas.
Comunicação é a chave, desde materiais para circulação interna, até canais de contato direto para esclarecimentos.
Empoderamento dos colaboradores
Evidencie o papel dos colaboradores nas etapas de mudança. Ao implementar uma nova ferramenta, deixe claro como ela é direcionada para melhorar a rotina de produtividade, e que eles possuem autonomia para fazer adaptações e sugerir melhorias, uma vez que isso reflete diretamente na qualidade de trabalho individual.
Geração de vitórias de curto prazo
Garanta que a empresa e as equipes consigam ver os benefícios do que foi implementado em um curto prazo.
Pode ser a redução de custos que favorece investimentos em outro setor, a redução no tempo gasto em tarefas repetitivas que agora pode ser usado para projetos mais complexos, ou até mesmo autonomia dos times.
É o momento de demonstrar que possíveis desconfortos com a implementação da mudança, foram recompensados. Que o momento atual está melhor que o anterior, embora ainda possa passar por melhoria, mantendo os canais abertos para feedbacks e métricas de sucesso.
Consolidação de conquistas e cultura
Parte fundamental de qualquer gestão após um processo de mudança, é garantir que o objetivo foi alcançado e que os benefícios com a transição serão mantidos. Isso envolve mapear o bom uso de ferramentas, estabelecer processos padronizados, trabalhar materiais de reciclagem de times e renovar os códigos de cultura empresarial.
Como superar a resistência à mudança nas empresas?
Mesmo com todo o planejamento e seguindo à risca cada etapa, sempre vai existir algum tipo de resistência à mudança. Por vezes ele vai ser menor, em um ambiente onde a mudança é vista como benéfica pela maioria, mas o temor pode ser em relação à manutenção desse novo sistema ou até mesmo despreparo da empresa.
Executar uma gestão de mudanças eficiente é trabalhar para identificar, prever e mitigar essa resistência. Além disso, combinar estratégias já aplicadas ou desenvolver novas maneiras de envolver as equipes nesse processo, já que elas são diretamente impactadas.
Anteriormente, falamos de algumas estratégias de mudança organizacional que costumam existir em empresas, mas sempre é possível inovar. Em cenários onde a cultura empresarial é mais habituada com inovação, trazer os colaboradores para perto das etapas de decisão pode ser uma saída criativa e benéfica.
Ferramentas e técnicas de apoio
Até aqui, foi possível entender um pouco mais sobre o papel da gestão de mudanças, principalmente para dar suporte aos times durante esse processo que pode ser tão intenso.
Mas, além das estratégias que trouxemos de exemplo, os profissionais podem contar com recursos que aumentam o potencial da comunicação, tornando esse momento menos estressante para todos os envolvidos.
Algumas opções são usar formulários online, para captar a percepção das equipes antes, durante e após a mudança, o que impacta diretamente em suas rotinas. Isso facilita estabelecer um cronograma de mudança que faça sentido e permita a gestão identificar fatores de resistência e também de confiança dos times.
Investir no desenvolvimento de treinamentos e atividades de formação também reforça o compromisso da empresa com a melhoria contínua de seus processos e equipes. Eles podem ser presenciais, online e ainda contar com a participação de especialistas externos, referência no setor.
Acima de tudo, mantenha um canal de comunicação prático, eficiente e próximo das equipes, durante todo esse processo. Oferecer apoio e transparência em qualquer etapa de mudança é fundamental para manter a confiança dos times na empresa, e fortalecer a conexão em períodos onde a perda de engajamento pode ser um risco.
