Ciclo de vida de um Projeto: como seguir as etapas com sucesso

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Quando uma atividade complexa é realizada em etapas, as chances de oferecer resultados satisfatórios são maiores, já que o trabalho é dividido de forma que a sua realização ocorra de maneira correta e eficiente.

Se você concorda com essa afirmação significa que entende a importância de seguir o ciclo de vida de um projeto. Esse conceito, quando colocado em prática, contribui imensamente com o trabalho da equipe.

Para saber mais a seu respeito do tema e como seguir as etapas com sucesso, continue com a leitura deste artigo e confira as informações presentes nos tópicos a seguir.


O que é ciclo de vida de um projeto?

A expressão ciclo de vida de um projeto tem origem do termo em inglês project life cycle e refere-se às etapas que um projeto deve ter para que possa ser executado de modo adequado.

Dividir um projeto em estágios que se complementam torna a sua execução mais assertiva, pois ajuda a otimizar o desempenho da equipe. Isso ocorre porque a divisão exige maior organização e planejamento.

Por consequência, os resultados obtidos estão em conformidade com o esperado, já que existem chances concretas de atingir os objetivos definidos.

Além disso, com a divisão apropriada de um projeto, é possível fazer mudanças necessárias em cada etapa, evitando que o trabalho fique engessado e não possa ser ajustado para contribuir com o que se deve alcançar ao seu final.

Para projetos muito complexos, é possível criar subdivisões em cada fase, se necessário, a fim de garantir um fluxo mais dinâmico do trabalho da equipe. Utilizar o ciclo de vida de um projeto é um método assertivo para evitar falhas e a perda de foco.


Etapas do ciclo de vida de um projeto

As etapas de um projetos são as seguintes: iniciação, planejamento, execução e encerramento.

Essas divisões podem ser aplicadas nos mais diversos tipos de projetos, pois são estágios bastante flexíveis. Conheça um pouco mais sobre cada etapa e sua importância a seguir.

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Iniciação

Essa é a fase inicial, quando devem ser identificadas todas as necessidades do projeto a ser executado. Para tanto, é preciso definir os objetivos do projeto, que pode ser divididos em principal e secundários.

É esse também o momento de saber quem são as partes envolvidas. Não só o que diz respeito aos setores e, por consequência, aos colaboradores que devem estar mais diretamente ligados aos projeto, como também ao público-alvo.

De acordo com o projeto, pode haver mais envolvidos, como fornecedores e empresas parceiras. Durante a fase de iniciação do ciclo de vida de um projeto, é preciso ainda realizar o seu esboço.

Nele, devem constar as características do serviço ou produto a ser projetado. Essa fase é importante porque possibilita que os envolvidos fiquem bem informados e possam compreender o projeto como um todo.

Isso exige reuniões com todos os participantes, sendo que o número delas pode variar conforme a necessidade. O essencial é que os profissionais consigam atingir o mesmo nível de entendimento para que possam trabalhar em conjunto.


Planejamento

A segunda etapa do ciclo de vida de um projeto consiste em planejá-lo, o que pode ser feito a partir do detalhamento do escopo já criado. Quanto mais o projeto puder ser planejado nesse momento, melhor.

Isso permite que as atividades sigam um fluxo mais dinâmico, sem contar que o risco de faltar informações e haver problemas são menores. Para tanto, é preciso fazer o levantamento de todos os recursos necessários, sejam humanos sejam materiais.

Também são definidas as funções de cada um, o que devem fazer e a que resultados precisam chegar. O planejamento é ainda a hora de desenvolver o cronograma de atividades, indicando a sua ordem e prazos.

A escolha da metodologia pode ocorrer nessa etapa, sendo importante que tudo isso seja definido em conjunto, em reuniões com os envolvidos. Com o adequado planejamento, a tendência é que o projeto ocorra de forma tranquila e satisfatória.


Execução

Chega o momento de começar o projeto propriamente dito, essa é a etapa da execução. Enquanto os colaboradores realizam as atividades já definidas, os responsáveis pelo monitoramento devem controlar o que é feito, que são em geral os gestores de projetos.

Mesmo que os estágios anteriores do ciclo de vida de um projeto tenha sido bem realizados, é possível que durante a execução seja necessário fazer mudanças ou apenas ajustes, principalmente, no que diz respeito a prazos.

Nessa etapa, podem ser realizadas diversas reuniões, sendo que a necessidade e a duração do projeto ditam quantas devem ser. Elas servem para manter todos atualizados sobre a evolução do projeto e para definir possíveis alterações.


Encerramento

Quando o projeto é concluído e entregue, chega-se à etapa final do ciclo de vida de um projeto, ou seja, o encerramento. Nesse estágio, recomenda-se que os participantes se reuniam para realizar uma avaliação geral do que foi feito.

Mesmo que o projeto esteja finalizado, é importante pensar no que foi aprendido, bem como lembrar dos problemas e falhas ocorridos, o que pode contribuir para a sua eliminação em projetos futuros.

É necessário ter em mente que os projetos devem proporcionar conhecimento e experiência, além de ajudarem a aprimorar as atividades que futuramente serão executadas. E um momento final de avaliação contribui em muito com esse processo.


Como construir um ciclo de vida de um projeto ideal

De acordo com o segmento de mercado de uma empresa, um projeto a ser realizado pode não ser idêntico a nenhum outro já executado. Por isso, as suas características costumam variar muito, sendo difícil compará-los entre si.

Com exceção das etapas do ciclo de vida de um projeto, que podem ser sempre as mesmas, já que se adaptam facilmente a inúmeras situações, os demais atributos não seguem uma regra, como duração, subdivisões, número de participantes, etc.

Por isso, como construir um ciclo de vida de um projeto ideal depende do seu propósito, complexidade, necessidades, resultados esperados, quantidade de envolvidos e, em especial, como as atividades são desenvolvidas.

O mais importante é entender que as etapas devem acontecer de modo que consigam alcançar os objetivos do projeto. Isso deve ser feito em um ritmo adequado de trabalho, sem pressa ou pressão, o que exige um bom planejamento.

Também é preciso usar a metodologia apropriada, levando em consideração o volume de atividades que deve ser executado. Esse fator é um dos que mais interferem na forma como é construído o ciclo de vida de um projeto.


4 Dicas para ter sucesso com seu projeto

Além das etapas, existem algumas recomendações úteis. Veja a seguir quais são as principais dicas para ter sucesso com seu projeto.


Faça uma reunião kick off

A reunião kick off é um encontro entre os envolvidos de um projeto que serve para iniciar as atividades. Essa é a hora em que todos compreendem o que deve ser feito e onde se quer chegar.

Essa reunião pode acontecer na etapa de iniciação do ciclo de vida de um projeto, quando os participantes são apresentados, o trabalho a ser executado é detalhado e todas as dúvidas são esclarecidas para que o trabalho possa fluir com dinamismo.


Garanta que haja a adequada comunicação

A comunicação é uma parte essencial do ciclo de vida de um projeto e deve estar presente em todas as suas etapas. Por isso, ainda na fase de iniciação é preciso definir como a comunicação deve acontecer.

Pode ser por meio de e-mails ou com o uso de softwares específicos para projetos, sendo que o melhor é decidir por uma ferramenta com a qual os participantes já estejam familiarizados. É fundamental permitir que a comunicação ocorra de modo constante.


Promova encontros periódicos

Reunir a equipe em todas as etapas do projeto pode ser a melhor maneira de evitar falhas de comunicação e uma série de outros problemas. O momento de cada reunião pode ser definido no planejamento do ciclo de vida de um projeto.

É recomendado que os encontros, que devem ser periódicos, sejam sempre ágeis, para levantar questões pontuais, mostrar resultados e tomar decisões precisas. Não devem se prolongar mais do que o necessário.


Conheça o perfil da equipe

Uma forma de aproveitar ao máximo o potencial de cada colaborador na execução de um projeto é identificar quais são os seus pontos fortes e fracos. Desse modo, cada profissional pode ser designado para a função que está mais capacitado.

Essa estratégia aumenta as chances de sucesso do projeto, que o tempo seja otimizado e que os resultados sejam ainda mais satisfatórios para todos os envolvidos.


Conclusão

Utilizar as etapas do ciclo de vida de um projeto na sua empresa é o jeito certo de tornar o processo eficiente, ao fazer com que a sua equipe atue de maneira dinâmica e os resultados apareçam com maior rapidez.

No entanto, para que isso seja possível é necessário contar com as ferramentas adequadas. O AEVO Innovate é um Software de Gestão da inovação que, entre outras funcionalidades, possibilita o gerenciamento de projetos inovadores.

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