Kick off: 12 Dicas para uma reunião de sucesso

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Organização é essencial para dar início a qualquer projeto em uma empresa, o que pode ser feito através de uma reunião, onde todos os envolvidos atinjam o mesmo nível de entendimento a respeito do que deve ser feito.

Uma reunião com esse objetivo possui nomenclatura própria: kick off. Se você tem interesse em saber mais sobre o assunto continue lendo este artigo e confira as 12 dicas para uma reunião de sucesso.


O que é uma reunião kick off?

Traduzindo para o português, a expressão kick off quer dizer dar início, sendo amplamente usada nos esportes. Também se tornou uma gíria para indicar o começo de um evento ou atividade, ganhando o significado de dar o pontapé inicial.

No meio corporativo, o termo se popularizou para designar um encontro com os envolvidos em um projeto com a finalidade de explicar o mesmo em pormenores, esclarecer dúvidas e permitir que todos compreendam bem o que será realizado.

Também serve para explicar as funções de cada profissional ao longo do projeto, o cronograma e a metodologia utilizada, fazendo com que se transforme em um momento crucial para garantir o seu bom andamento.

Por isso, os colaboradores que participarem do processo devem comparecer. O objetivo da reunião kick off é que ao seu final os profissionais já possam iniciar o projeto, uma vez que todos os pontos necessários foram esclarecidos.


Quais as vantagens de uma reunião kick off?

Como é de se imaginar, há muitas vantagens em realizar a reunião kick off. Como todas as informações foram compartilhadas a respeito da execução de um projeto, as chances de ocorrer problemas, inclusive, devido a falhas de comunicação são escassas.

Além disso, esse tipo de encontro exige que o projeto a ser realizado tenha sido bem planejado, o que também é fundamental para que o seu andamento ocorra dentro do previsto.

Outra vantagem da reunião kick off é a motivação que pode gerar na equipe, uma vez que os colaboradores sentem-se valorizados, parte da empresa, por receberem todas as informações necessárias.

Com isso, eles também conseguem realizar o seu trabalho com um desempenho e produtividade mais satisfatórios.

Por consequência e mais um benefício da kick off é tornar a equipe mais engajada e disposta a fazer o seu melhor. Com essas vantagens, são maiores as chances de atingir os objetivos iniciais do projeto com assertividade.


12 Dicas para uma reunião kick off de sucesso

Para que a reunião kick off cumpra a sua função, é preciso seguir algumas recomendações. Veja a seguir as 12 dicas para alcançar o sucesso.


1 – Alinhe as expectativas dos envolvidos

Uma das dicas mais importantes é alinhar as expectativas na reunião, para que todos os presentes estejam em sintonia e iniciem o projeto de forma adequada. Isso quer dizer que as informações devem ser fornecidas de maneira clara.

Principalmente, o que diz respeito aos objetivos do projeto, sendo que cada etapa pode ter um objetivo diferente, para contribuir com o melhor entendimento do que deve ser feito e onde se quer chegar.

Para ajudar nesse processo, o responsável pelo kick off pode fazer um resumo dos tópicos que deseja levantar na reunião, para que seja conduzida de maneira eficiente.


2 – Deixe claro o escopo do projeto

Mais uma dica de sucesso é ter o cuidado de deixar todos os pontos do projeto muito bem esclarecidos. Avalie os diferentes níveis de entendimento que os colaboradores possuem e procure ser o mais claro possível.

Mesmo assim, é importante ser objetivo e fazer um escopo do projeto. Ou seja, um resumo, o que pode contribuir com a sua explanação e também com o caminhar do encontro.


3 – Mostre a metodologia utilizada

É essencial que todos os colaboradores compreendam a sua parte dentro do projeto, o que é possível por meio da escolha da metodologia adequada.

Da mesma forma, o método utilizado deve ser apresentado na reunião kick off, sendo que deve estar em conformidade com o tipo de projeto. Caso nem todos os participantes conheçam a metodologia, é importante explicar o seu funcionamento.


4 – Apresente todo o cronograma

Outra parte importantíssima em um projeto e, por isso, não pode faltar em uma reunião kick off é o cronograma. O melhor é que ele possa ser o mais detalhado possível, incluindo a ordem das atividades e os prazos.

Embora todos os tópicos do encontro devam estar abertos para que os participantes façam considerações, nesse momento é ainda mais importante que eles possam opinar. E claro, também devem concordar com os prazos estipulados.


5 – Mostre como o projeto será avaliado

Para garantir o sucesso de um projeto, é preciso que os envolvidos entendam como os resultados serão avaliados, inclusive, o desempenho da equipe. Assim, mais uma dica é que os indicadores a serem utilizados na avaliação sejam apresentados.

Desse modo, é possível reduzir os riscos de problemas e falhas ao longo do projeto, já que todos compreendem em sua plenitude como o trabalho deve ser feito e o que se quer alcançar.


6 – Defina como ocorrerá a comunicação

Embora seja um dos momentos mais importantes de um projeto, a reunião kick off não é a única hora em que deve haver a troca de informações. Isso quer dizer que é indicado definir os canais para que ocorra a comunicação.

Além disso, se o projeto é personalizado para um cliente, ele deve acompanhar o seu andamento. Nesse caso, recomenda-se que um profissional seja o responsável por fazer o elo entre ele e a equipe.


7– Apresente a equipe e valorize-a

Apesar de trabalharem na mesma empresa, nem todos os colaboradores podem conhecer uns aos outros, muito menos a função que exercem. Por isso, outra dica para o encontro é separar um momento para realizar as devidas apresentações.

Essa hora também serve para valorizar os profissionais e caso o cliente esteja presente funciona ainda para conferir maior credibilidade à execução do projeto.


8 – Faça uma apresentação atrativa

Para manter a atenção dos participantes é importante ser objetivo e ir direto aos pontos que devem ser levantados. Além disso, o que mais ajuda uma apresentação a ser atrativa é planejá-la, assim, quem a conduz pode pensar nela ao prepará-la.

Essa dica pode contribuir com o seu ritmo, de modo que consiga manter a dinâmica escolhida por todo o tempo que o encontro durar.

Os slides também são grandes aliados nas reuniões, embora sirvam apenas para orientar o que será dito. Ou seja, não é adequado que contenham informação em demasia.


9 – Esteja preparado para as perguntas

Outro ponto essencial para o sucesso da reunião kick off é que a pessoa que estiver conduzindo-a esteja preparada para responder todas as dúvidas dos colaboradores.

Já que esse momento serve para compreender o projeto como um todo, é normal que haja muitos questionamentos. E o responsável deve saber explicar as questões que podem ser levantadas.


10 – Evite prolongar a reunião kick off

Recomenda-se que a reunião kick off não se prolongue por muito tempo, para que não se torne tediosa, o que pode levar à dispersão da atenção da equipe. De acordo com o tipo de projeto, o número de etapas e a sua complexidade pode levar mais ou menos tempo.

Não existe uma regra a respeito disso. O mais importante é manter o foco, assim, quem conduz a reunião precisa estar preparado para direcionar a conversa sempre que ela sair do caminho que deve seguir.


11 – Indique os custos envolvidos

Falar a respeito dos custos envolvidos em um projeto é mais uma dica para um encontro de sucesso. Caso o cliente esteja presente, ele precisa entender quais são as despesas envolvidas que interferem no custo final.

E mesmo que o cliente não esteja presente, é relevante que os profissionais entendam o quanto a empresa gasta com o projeto.

Esse conhecimento pode estimular a equipe a fazer o seu melhor para evitar gastos extras ou desnecessários, que impactem o orçamento disponível.


12 – Abra espaço para as negociações

Por fim, mas não menos importante, outra dica para a reunião kick off é que seja aberto um momento para as considerações dos participantes. Caso o cliente esteja presente, ele pode estar disposto a negociar, sejam prazos, sejam custos.

Já os colaboradores podem querer explanar suas ideias. Mesmo que esse espaço deva ser aberto, é também necessário evitar que as falas de cada um se prolonguem demais. Trata-se de outro momento que o responsável deve fazer a adequada orientação.

As falas dos participantes podem se concentrar no final do encontro ou em partes, conforme os tópicos avançam. O mais importante é que todos fiquem satisfeito ao final do encontro.


Conclusão

Agora que você já sabe como funciona uma reunião kick off, é possível aplicá-la no início do seu próximo projeto.

Afinal, como visto, é uma forma de deixar tudo muito bem organizado e planejado, contribuindo imensamente com o trabalho da equipe e com o alcance dos objetivos propostos.

Esse tipo de encontro, entre outras funções, serve para compartilhar ideias, o que é essencial para o sucesso de qualquer empresa.

Isso pode ser feito com as ferramentas certas, como o AEVO Innovate, um Software de Gestão da Inovação que permite o gerenciamento de projetos, indicadores, progresso de cada iniciativa e muito mais.

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