Conhecida como uma frente estratégica, para negócios de todos os tipos e tamanhos, hoje, a digitalização de processos ocupa um papel ainda mais essencial dentro da rotina de empresas.
Algumas ferramentas de digitalização empresarial conseguem suprir demandas básicas, como eliminar a necessidade de armazenamento físico de documentos, até aumentar a segurança na emissão e assinatura dos mesmos, por exemplo.
Uma das principais vantagens é o ganho em velocidade de atividades que antes eram 100% manuais, e passam a ser automatizadas, o que reduz consideravelmente os custos operacionais e aumenta a produtividade.
Criada como uma prática associada à evolução das tecnologias corporativas no geral, a digitalização de processos se tornou a base para muitos setores funcionarem dentro de empresas.
Neste artigo, vamos esclarecer um pouco mais sobre o que permitiu que o mundo corporativo e industrial chegasse ao nível de digitalização de processos existente atualmente, além de um aprofundamento nos benefícios obtidos por essa prática a curto, médio e longo prazo, para empresas em diferentes níveis de maturidade digital.
O que é digitalização de processos?
Dentro da transformação digital de empresas, a digitalização de processos ocorre na substituição de dados no formato físico (documentos impressos, mídias de armazenamento, etc) por dados digitais.
Essa ação promove a transição para o armazenamento de informações em nuvem (que ainda usam um servidor externo), mas que agora independem de espaço físico para serem acessados e tratados.
Na prática, o que antes demandaria de catalogação em arquivo, identificação por etiquetas e maior tempo para acessar, passa a ficar disponível via dispositivos autorizados conectados à internet.
A digitalização de processos pode acontecer de forma simultânea (um arquivo criado em nuvem com disponibilidade imediata), ou em etapas (no caso de empresas com arquivos físicos que vão sendo digitalizados aos poucos).
Para realizar a digitalização de processos, empresas contam com diversas ferramentas, como softwares de gestão e edição de documentos, bancos de dados, sistemas de informação e sites ou portais.
Isso garante que as informações fiquem disponíveis de forma unificada, mas sempre considerando a segurança necessária no acesso e compartilhamento de dados.
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Principais benefícios da digitalização de processos
Podemos destacar os benefícios da digitalização de processos apenas em aspectos administrativos, mas a verdade é que eles excedem esse escopo.
Digitalizar processos impacta em ter uma visão moderna de negócios, implementar uma cultura de melhoria contínua e, claro, ver resultados financeiros e de rendimento em diferentes áreas. Confira outras vantagens:
1. Redução de custos e maior eficiência
Investir em digitalizar processos é uma forma de pensar no médio e longo prazo, cortando custos com aluguel de espaços, limpeza e manutenção, do que passa a ser armazenado de forma digital.
A assinatura de serviços de armazenamento em nuvem, proteção digital e a velocidade com que esses materiais podem ser acessados custa uma pequena parcela em relação ao que é direcionado para manter processos físicos.
Um contrato que antes ficava com acesso restrito em uma área, exigindo que alguém buscasse no arquivo, pode ser visualizado em poucos segundos, mediante proteção com senha ou com pessoas seletas.
2. Agilidade na tomada de decisões
Digitalizar processos é uma forma de garantir que a tomada de decisões feitas com base em relatórios e outros registros históricos da empresa, possam ser feitos de maneira mais eficiente.
Isso porque, o espaço disponível para armazenamento digital acaba sendo escalável, e o próprio uso de ferramentas de inteligência artificial consegue resumir em pouquíssimo tempo o conteúdo destes documentos.
De forma prática, uma empresa consegue avaliar os resultados do negócio no ano anterior, apenas realizando uma consulta no banco de dados, que pode ser em uma nuvem ou via dashboard.
Com isso, gestores podem escolher aumentar ou reter investimentos, com base no que já foi feito, e que permanece documentado por tempo indeterminado.
3. Menos erros e retrabalhos
Contar com documentos digitais significa reduzir a necessidade de retrabalho. Uma informação inserida incorretamente pode ser imediatamente corrigida, até mesmo por outros editores no mesmo documento.
Além disso, a substituição de um documento acaba sendo muito mais rápida, interferindo de forma imperceptível no fluxo.
4. Sustentabilidade e impacto ambiental
Mesmo que data centers e servidores utilizem energia elétrica, água e outros recursos para funcionarem, o impacto ambiental ainda é muito menor. Basta pensarmos na quantidade de papel que é economizada, o que significa um número muito menor de árvores cortadas e materiais descartados incorretamente na natureza.
5. Melhor experiência para clientes e colaboradores
Uma coisa é ter que imprimir um documento em alta qualidade, embalar, enviar e ficar sujeito ao tempo que tudo isso leva. Outra coisa é poder simplesmente compartilhar um link com um cliente, onde, de qualquer lugar do mundo, ele possa acessar determinado arquivo, em alta qualidade, de forma segura e com a possibilidade de experiências personalizadas.
Exemplos práticos de digitalização nas empresas
Desde a pandemia, a forma de como implementar digitalização de processos em empresas acontece se diversificou bastante.
Há quem opte por ferramentas tradicionais, já incluídas em pacotes corporativos, até as que investem em soluções modernas e com funcionalidades específicas.
Gestão de documentos e assinaturas digitais
Atualmente, o ecossistema gov.br já conta com um recurso de assinatura digital, autenticada pela conta de pessoa física dos brasileiros. Mas também existem outras soluções criadas por empresas privadas, direcionadas para diferentes modelos de documentos, permitindo que os usuários façam upload de documentos já existentes, ou criem dentro da plataforma.
Compliance e auditorias mais ágeis
Uma vez que o acesso dentro disso tudo consegue ser restrito, empresas têm total controle de quem acessa, quando acessa e como acessa tais documentos.
Autenticação feita por chaves de segurança, credenciais únicas e outros fatores como criptografia ajudam a prevenir fraudes e aumentar as camadas de segurança envolvidas nesse segmento.
Da caixinha de sugestões para plataformas de gestão da inovação
As empresas que já atuam com algum programa de inovação ou melhoria contínua conseguem evoluir ainda mais ao digitalizar processos.
Ideias que ficariam restritas à caixinha de sugestões, conseguem ser direcionadas em tempo real para áreas de tratativa, com a ajuda de softwares como a AEVO.
Atendimento ao cliente e backoffice
No aspecto de atendimento ao cliente, a digitalização impacta significativamente na velocidade com que esses atendimentos acontecem, além da fluidez e eficácia.
Um atendimento pode iniciar coletando informações prévias do motivo de um chamado, identificar se aquele cliente já possui algum histórico e desta forma otimizar o tempo de ambos os lados.
Como implementar a digitalização de processos?
Hoje, empresas que buscam manter um nível competitivo no mercado, e entre concorrentes, precisam implementar a digitalização.
Esse é um fator que se tornou primordial na eficácia de processos internos e externos, permitindo o acompanhamento das mudanças de forma estratégica ao seu negócio:
Etapa 1: Diagnóstico e mapeamento dos processos
O primeiro ponto é aprofundar o entendimento de como os processos ocorrem dentro da empresa.
Quais áreas ainda funcionam de forma ‘analógica’ e quais já possuem uma maturidade digital, mas que pode ser ainda mais aprimorada? Ciclos como PDCA e outras metodologias de análises de processos garantem sucesso nesta etapa.
Etapa 2: Definição de prioridades e objetivos
Após o mapeamento, é hora de listar quais são as prioridades. Existe algum espaço físico que pode ser desocupado, para dar lugar a um armazenamento em nuvem? O principal impacto é o custo alto de manutenção, ou a demora para encontrar documentos? A partir disso, as demais etapas seguem simplificadas.
Etapa 3: Escolha das ferramentas certas
Existem muitas ferramentas que introduzem e ampliam a digitalização de processos. Pode ser que a sua empresa se beneficie muito apenas ao contratar um serviço de armazenamento em nuvem.
Em outros casos, investir em um servidor próprio pode ser necessário, conforme a escalabilidade.
Etapa 4: Treinamento e engajamento da equipe
Por um lado, os processos envolvidos na digitalização são relativamente simples, mas nem todas as áreas estão habituadas (juntamente com seus profissionais) a dar esse passo ao futuro. Por isso, engajar as equipes e oferecer treinamentos adequados garante que a implementação seja adequada, mantendo os objetivos de organização e transformação digital.
Etapa 5: Monitoramento e melhoria contínua
É a etapa que vai servir ainda mais para justificar os investimentos para o financeiro. Quais foram os impactos benéficos da digitalização de processos? Existe algo que pode ser replicado para mais áreas?
A recepção pelos times foi a esperada, ou ainda existem ajustes que possam ser feitos? Essas são algumas perguntas que podem ajudar a guiar os próximos passos.
Desafios comuns e como superá-los
O mundo está cada vez mais digital, mas ainda existem fatores que direcionam as empresas para superar os desafios existentes em contextos específicos, como:
Resistência cultural à mudança
Isso vale principalmente para empresas muito tradicionais, que possuem muitos anos de mercado, ou que ainda não possuem uma cultura ampla com foco no digital.
Trabalhar a cultura em aspectos base e desenhar um plano de comunicação e treinamento dos times são algumas formas de driblar essa etapa natural durante o processo de digitalização.
Custos de implementação
Embora a maioria das ferramentas já tenham custos considerados baixos, outras podem ter um valor elevado, conforme o tipo de segmento e tratativa de dados.
Quanto maior o volume de recursos, maior o investimento e, consequentemente, maior o retorno futuro.
Segurança e governança da informação
É importante considerar que o ambiente digital exige ações de segurança tão ou até mais rigorosas que no meio físico. Normas como a própria LGPD determinam as bases para que a digitalização ocorra sem maiores problemas, o que pode escalonar conforme o volume de dados armazenados pela empresa.
Futuro da digitalização de processos
O futuro do trabalho é digital, sobre esse tema não existem dúvida – o que se tornou ainda mais evidente com a chegada das IAs – em que os processos de digitalização ficam cada vez mais integrados e eficientes.
Um outro fator que vale destaque é a automação robótica, que agrega valor para o setor industrial, ao automatizar linhas inteiras de produção, enquanto a gestão administrativa se beneficia dos processos digitais.
Isso reflete no fortalecimento de uma indústria 5.0, onde os meios digitais ganham cada vez mais força, e o foco da atividade humana se volta para ações mais estratégicas, facilitadas por todo o background de digitalização e automação.
Conclusão
A digitalização de processos faz parte de um movimento maior de transformação digital das organizações. Mais do que adotar ferramentas, a digitalização promove uma mudança cultural na empresa, em sua estrutura e funcionamento de processos, objetivando alcançar um aumento na eficiência e qualidade.
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