Um cronograma de metas é uma ferramenta valiosa no gerenciamento de projetos, pois organiza as ações que ajudam a alcançar objetivos específicos.
Às vezes, temos um projeto incrível em mente e sabemos exatamente o que queremos alcançar.
No entanto, se deixamos de planejar as ações, não definimos prazos e não fazemos ideia de quais recursos precisamos para concretizá-los, o projeto dos sonhos acaba se tornando inviável.
Da mesma forma, quando a empresa tem iniciativas desorganizadas, o mais provável é que elas não saiam do lugar.
Sendo assim, no contexto corporativo, os esforços de uma equipe para alcançar metas precisam ser coordenados, com etapas, prazos, responsáveis e recursos bem definidos.
Tudo isso pode ser alinhado por meio de um cronograma de metas. Entenda a importância dessa ferramenta e saiba como aplicá-la na sua gestão estratégica. Siga a leitura.
O que é um cronograma de metas?
O cronograma de metas é um instrumento de gestão que ajuda a planificar os objetivos de acordo com as atividades e os prazos em que elas devem ser concluídas.
Com o cronograma de metas, seus projetos de curto ou longo prazo se tornam mais fáceis de realizar, porque você pode visualizar claramente o que e quando cada coisa precisa ser feita para obter sucesso nessas empreitadas.
Nesse esquema, a meta é dividida em etapas que ajudam colaboradores a trabalhar de maneira mais produtiva e bem direcionada. Isso significa que a ferramenta ajuda também a otimizar o tempo e os recursos disponíveis.
Dessa maneira, ao ilustrar toda a sequência de atividades de um plano de ação, o cronograma de metas ajuda a eliminar a confusão e incerteza que acabam, muitas vezes, travando o andamento de um projeto.
Além disso, ao mostrar como as atividades vão progredir, o cronograma pode ser uma fonte de motivação para o time, ajudando a mantê-lo no caminho certo, mesmo quando situações inesperadas acontecem.
Por fim, podemos sintetizar o cronograma de metas em duas funções principais: planejar e organizar.
Organização e planejamento são também as palavras de ordem na execução de uma estratégia. Portanto, você não pode abrir mão de um recurso que proporciona esse combo para melhorar sua gestão, certo?
Vantagens de um cronograma de metas
Ao longo do gerenciamento de um projeto, a empresa pode obter muitas vantagens de um cronograma de metas. A primeira delas é a possibilidade de sair da inércia e trazer seus planos para a realidade de forma coordenada.
Mas existem outras vantagens de um cronograma de metas que você precisa conhecer:
Motivação do time
Conforme as metas são alcançadas, o cronograma pode ser usado para demonstrar que um objetivo está progredindo. Com isso, a equipe fica mais motivada a dar continuidade à iniciativa.
Controle do progresso
Ajuda a monitorar o andamento de um projeto, permitindo que os envolvidos avaliem o desempenho das ações e façam correções sempre que for necessário.
Definição de prioridades
Permite que os membros da equipe saibam quais atividades são mais importantes, estabelecendo uma ordem para realizá-las e determinando prazos realistas para cada uma.
Aumento da eficiência
Contribui para a evitar desperdício de tempo e duplicação de esforços, garantindo que todas as atividades sejam coordenadas e otimizadas para atingir o objetivo final.
Clareza nas ações
Fornece uma visão clara de todas as tarefas que precisam ser realizadas, estabelecendo prazos e responsabilidades.
Isso ajuda a garantir que todas as etapas necessárias sejam identificadas e que não haja lacunas no processo.
Foco no que importa
Mantém a equipe atenta em atividades realmente relevantes, eliminando distrações e tarefas desnecessárias. Assim, todos seguem a direção planejada em cada etapa sem se perder no caminho.
Melhor tomada de decisão
Favorece decisões mais assertivas, uma vez que, quando visualizamos a evolução do trabalho, é possível identificar com clareza o que já foi feito e o que ainda falta para o sucesso do projeto.
Como montar um cronograma de metas
Depois de conhecer os benefícios, o que você precisa agora mesmo é saber como montar um cronograma de metas.
Separamos um passo a passo em 6 etapas para você construir o cronograma do seu projeto:
1 – Divida a metas em tarefas menores
Metas se tornam menos desafiadoras quando são fragmentadas em tarefas menores e simples de executar. Dessa forma, pouco a pouco, o quebra-cabeça do projeto vai sendo montado até chegarmos no resultado final.
2 – Defina as prioridades
Analise a lista com todas as tarefas e atividades a serem realizadas e defina quais são as mais importantes, estabelecendo uma ordem lógica para sua execução.
3 – Determine os participantes do projeto
Identifique cada um dos envolvidos no projeto, sejam agentes internos (colaboradores) ou externos (clientes), e estabeleça as responsabilidades deles nas tarefas listadas.
4 – Indique os recursos necessários
Cada tarefa exige certos recursos para ser executada, então você precisa dedicar uma etapa da construção do cronograma para identificar o que será necessário investir para concretizar as ações planejadas, levando em conta possíveis imprevistos.
5 – Estime o tempo de conclusão
O tempo é muito importante no cronograma, pois você precisa determinar os prazos em que as tarefas devem ser concluídas com a qualidade esperada.
Para isso você deve considerar feriados, índices de produtividade e outros dados que podem ajudar a estipular uma duração para suas atividades.
6 – Determine uma ferramenta para criar o cronograma
O cronograma é uma ferramenta que serve para organizar visualmente as tarefas, assim, ele deve ser construído e disponibilizado em algum meio visual.
Se você prefere ir pelas vias convencionais, pode usar um papel ou planilha, mas se quer usar algo inovador e mais funcional, a melhor escolha são softwares que oferecem acessibilidade e automatizam o acompanhamento do progresso das metas.
Conclusão
O cronograma de metas é uma ferramenta essencial para quem deseja alcançar objetivos de maneira mais eficiente e produtiva. Com ele, você pode manter o foco, estabelecer prioridades, acompanhar o progresso e ainda elevar a motivação do time.
Construir seu cronograma de metas vinculado a um software de gestão como o módulo de estratégia e OKRs do AEVO irá promover ainda mais participação dos seus colaboradores, que vão ter a possibilidade de acompanhar o progresso das metas com mais clareza e organização.
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