Automação de processos: o que é, quais os tipos e como fazer

A automação de processos é uma abordagem para otimizar as operações das empresas, substituindo tarefas manuais por sistemas automatizados. Essa prática abrange uma variedade de tecnologias e ferramentas que visam simplificar, padronizar e acelerar processos.

À medida que as empresas ganham maturidade digital, a automação de processos se mostra como um avanço útil para impulsionar a eficiência operacional e aprimorar a experiência do cliente.

Essa prática oferece soluções inovadoras para otimizar tarefas, reduzir erros e liberar recursos para atividades de maior valor agregado.

O investimento global nessa área está em ascensão. De acordo com o estudo da Zendesk, em 2023, 62% das empresas ao redor do mundo aumentaram o valor dedicado à automação de processos.

A sua importância é praticamente um consenso, com 95% das organizações reconhecendo seu valor para garantir a qualidade do atendimento ao cliente – setor onde a automação já é uma prática comum.

No Brasil, esse movimento não é diferente. 78% das empresas nacionais já investiram em ferramentas de automação de processos, refletindo uma compreensão crescente de seu potencial. 52% afirmam ter experiência com os recursos utilizados, enquanto outros 26% estão investindo no seu aprendizado.

A adoção, no entanto, muitas vezes está em estágios iniciais, com poucas ferramentas empregadas em funções específicas. Existe um amplo espaço para o crescimento da automação de processos e diversas oportunidades de aprimoramento na sua utilização.

Saiba como a automação de processos funciona na prática, os tipos e recursos à disposição das empresas e como implementar essa prática na sua organização. Siga a leitura.

O que é a automação de processos?

A automação de processos é uma abordagem para otimizar as operações das empresas, substituindo tarefas manuais por sistemas automatizados. Essa prática abrange uma variedade de tecnologias e ferramentas que visam simplificar, padronizar e acelerar processos.

Trabalhar com processos automatizados pode incluir desde atividades simples, como o envio de e-mails de confirmação, até processos complexos de gestão de projetos e produção.

Os objetivos da automação de processos são variados, abrangendo desde a melhoria da eficiência operacional até a ampliação da competitividade no mercado.

Entre as principais expectativas das empresas com essa prática, estão a redução de custos, o aumento da produtividade, a minimização de erros, o aprimoramento da experiência do cliente e a agilização dos negócios.

A automação de processos encontra aplicação em diversas áreas e setores empresariais. No Brasil, os campos mais avançados são liderados pelo atendimento ao cliente, com 49% das organizações empregando ao menos uma solução.

L, estão a gestão de recursos humanos, administração e marketing, com taxas de adoção de 44%, 41% e 39%, respectivamente.

Essa variedade de aplicativos demonstra a versatilidade e a amplitude de impacto da automação de processos em diferentes aspectos das operações empresariais.

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Importância da automação de processos para as empresas

A automação de processos desempenha um papel inegável na capacidade das empresas manterem sua competitividade. Ela apresenta uma solução eficiente para enfrentar desafios comuns nas organizações, como agilizar suas operações e reduzir custos.

Automatizar processos permite que as empresas executem tarefas rotineiras de forma rápida, reduzindo o tempo necessário para executar seus processos.

Ela não apenas aumenta a produtividade, como também permite responder com agilidade e flexibilidade às mudanças no comportamento do consumidor, nas tecnologias e nos movimentos de competidores.

Além disso, a automação de processos também é uma ferramenta poderosa para reduzir as despesas.

Ao substituir as tarefas manuais por processos automatizados, as empresas podem economizar tempo, dinheiro, máquinas e recursos humanos.

Conforme a automação de processos se torna mais ampla, sua adoção ganha ainda mais importância. Suas vantagens competitivas passam a favorecer outras organizações e criar novos desafios para as empresas que não se adequarem.

Quais os tipos de automação de processos?

Existem várias formas de aplicar a automação de processos numa empresa, e seis possibilidades já comprovaram seus resultados.

Scripts

Scripts são a base da automação de processos, trabalhando a partir de instruções escritas que automatizam tarefas específicas. Eles funcionam como um roteiro que guia o sistema ou programa na execução de uma sequência de ações.

Os scripts são amplamente utilizados para automatizar processos repetitivos e rotineiros, como a coleta e análise de dados, a geração de relatórios e a realização de backups de arquivos.

Eles são especialmente úteis para simplificar e agilizar operações que envolvem etapas padronizadas e previsíveis.

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Chatbots

Chatbots são programas projetados para interagir com usuários de forma semelhante à humana, por meio de conversas em tempo real.

Eles são capazes de entender e responder a perguntas, fornecer informações, realizar transações e executar diversas outras tarefas, tudo isso de maneira automatizada.

Os chatbots são frequentemente utilizados em plataformas de mensagens instantâneas, redes sociais e sites de empresas para fornecer um atendimento personalizado e eficiente aos clientes.

Eles ajudam a melhorar a experiência do usuário, aumentar a satisfação do cliente e reduzir a carga de trabalho das equipes de suporte e atendimento.

Unidade de Resposta Audível (URA)

URA é uma tecnologia que permite a automação de interações por meio de áudio. Ela funciona de forma semelhante aos chatbots, mas em vez de texto, utiliza mensagens de voz para interagir com os usuários.

As URAs são comumente utilizadas em call centers e serviços de atendimento ao cliente para automatizar e agilizar o processo de atendimento telefônico.

Elas permitem que os clientes realizem consultas, solicitem informações e resolvam problemas simples através de comandos de voz, sem a necessidade de intervenção humana. A URA contribui para reduzir o tempo de espera dos clientes e aumentar a eficiência do atendimento.

Robotic Process Automation (RPA)

Automação de Processos Robóticos é uma tecnologia que permite a automatização de tarefas por meio de softwares. Esses “robôs” são programados para executar atividades específicas de forma automatizada, seguindo regras predefinidas.

Eles podem interagir com sistemas de software, manipular dados, acionar respostas e realizar uma variedade de outras tarefas.

O RPA é frequentemente utilizado em áreas como contabilidade, recursos humanos, atendimento ao cliente e gestão de operações, onde há uma grande quantidade de atividades repetitivas e suscetíveis a erros.

Business Process Management Systems (BPMS)

Os Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócios são plataformas de software projetadas para gerenciar processos empresariais. Esses sistemas permitem que as organizações definam, executem, analisem, e otimizem os processos internos de forma eficiente.

Os BPMS são desenvolvidos com foco nas pessoas, facilitando a colaboração e comunicação entre os diferentes departamentos e equipes da empresa. Eles ajudam a aumentar a produtividade, reduzir custos, melhorar a qualidade dos processos e tomar decisões informadas.

Hiperautomação

Hiperautomação é uma abordagem que combina diversos tipos de ferramentas e tecnologias para automatizar processos de forma abrangente.

Ela parte do pressuposto de que nenhuma solução isolada é capaz de substituir completamente as capacidades humanas, mas a combinação e integração de múltiplas soluções de automação podem tornar isso possível.

A hiperautomação envolve a utilização de RPA, inteligência artificial, machine learning, análise de dados e outras tecnologias para criar sistemas altamente inteligentes.

Ela permite que as empresas otimizem suas operações, reduzam os erros, promovam a inovação e ofereçam uma melhor experiência para clientes e colaboradores.

Como fazer a automação de processos?

Automatizar as operações de um negócio requer planejamento, recursos adequados e uma abordagem estruturada para garantir o sucesso.

Confira algumas etapas essenciais para implementar a automação de processos de maneira eficaz:

1 – Mapeamento

Antes de iniciar qualquer processo de automação, é fundamental compreender as necessidades específicas da empresa e mapear detalhadamente os processos que serão automatizados.

É preciso identificar os processos burocráticos e onerosos que podem se beneficiar da automação, documentar todas as etapas envolvidas e identificar pontos de melhoria na execução desses processos.

2 – Ferramentas

Após mapear os processos, é hora de buscar por soluções de automação no mercado que atendam às necessidades identificadas.

Existem diversas ferramentas e plataformas disponíveis, cada uma com seus próprios recursos e funcionalidades.

É importante escolher as opções que melhor se adequem aos requisitos da empresa e determinar um cronograma para a implementação dessa mudança.

3 – Capacitação

Uma vez selecionadas as ferramentas de automação, é essencial capacitar os colaboradores da empresa para o uso adequado dessas tecnologias.

Essa etapa pode envolver treinamentos específicos, workshops e suporte técnico para garantir que a equipe esteja preparada para utilizar as novas ferramentas de forma eficiente.

4 – Implementação

Com as ferramentas escolhidas e a equipe capacitada, é hora de implementar a automação de processos.

A implementação pode envolver a integração das ferramentas com os sistemas existentes da empresa, a configuração de fluxos de trabalho automatizados e a realização de testes para garantir que tudo funcione conforme o esperado.

5 – Mensuração

Com a automação de processos em prática, é importante acompanhar e mensurar os resultados obtidos.

Devemos monitorar métricas como tempo de processamento, taxa de erro, custos operacionais e satisfação do cliente.

Com base nessas métricas, é possível identificar áreas de melhoria contínua e otimizar ainda mais os processos automatizados ao longo do tempo.

Exemplos de automação de processos

A automação de processos pode ser aplicada em diversas áreas de uma empresa, trazendo benefícios significativos para as práticas de negócio tradicionais, como, por exemplo:

Finanças

  • Faturamento eletrônico: é possível gerar faturas eletronicamente a partir de dados do sistema de gestão financeira, eliminando erros de digitação e agilizando todo o processo de emissão de faturas;
  • Gestão de pagamentos: programar pagamentos recorrentes, como contas de fornecedores e folha de pagamento, de forma a reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas e minimizar o risco de atrasos ou pagamentos duplicados;
  • Conciliação bancária: Comparar automaticamente as transações bancárias com os registros contábeis da empresa, identificando discrepâncias e reconciliando as informações de forma rápida e precisa.

Saiba mais: Plataforma de inovação para o Setor Financeiro

Recursos Humanos

  • Recrutamento e seleção: permite às empresas otimizar a triagem de currículos, agendar entrevistas, enviar feedbacks aos candidatos e gerenciar todo o fluxo de contratação de forma mais eficiente;
  • Gestão de ponto: facilita o controle de jornada de trabalho, o cálculo de horas extras e o registro de faltas, além de garantir o cumprimento das legislações trabalhistas vigentes;
  • Treinamento e Desenvolvimento: é possível oferecer cursos e materiais de capacitação online, acompanhar o progresso dos colaboradores e avaliar o impacto das iniciativas de desenvolvimento.

Atendimento ao Cliente

  • Chatbots: responder automaticamente às perguntas mais frequentes, agendar atendimentos e fornecer suporte básico em tempo real, melhorando a experiência do cliente e reduzindo o tempo de espera;
  • Gestão de Tickets: priorizar e distribuir automaticamente as solicitações dos clientes entre os membros da equipe de suporte, garantindo um atendimento mais ágil e eficiente;
  • E-mails: enviar mensagens personalizadas aos clientes em diferentes estágios do ciclo de vida, como boas-vindas, lembretes de renovação e ofertas especiais, aumentando o engajamento e a fidelização.

Principais benefícios

Os impactos positivos da automação de processos são diversos:

Competitividade: empresas que adotam a automação de processos frequentemente ganham uma vantagem significativa, pois conseguem oferecer produtos e serviços com maior qualidade, eficiência e rapidez em comparação com negócios que dependem de métodos manuais.

Escala: a automação permite que as empresas aumentem a escala de suas operações sem aumentar proporcionalmente os custos ou recursos envolvidos. Dessa forma, é possível atender a um maior volume de demanda sem comprometer a qualidade ou a eficiência.

Padronização: a automação de processos garante que as tarefas sejam executadas de acordo com padrões definidos, reduzindo a variação. Isso resulta em uma maior consistência e qualidade nos resultados finais, o que é essencial para a satisfação do cliente e a reputação da marca.

Produtividade: ao substituir tarefas manuais e repetitivas, a automação libera os colaboradores para se concentrarem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado. Ela aumenta a produtividade da equipe e permite que a empresa alcance seus objetivos com mais rapidez.

Redução de erros: a automação minimiza a ocorrência de erros humanos, quase inevitáveis em processos manuais e repetitivos. O resultado vem na forma de menos retrabalho e maior precisão nos resultados.

Redução de custos: por fim, a automação de processos pode levar a uma redução significativa nos custos operacionais, realizando tarefas de modo mais eficiente a partir dos sistemas automatizados.

Como a inovação contribui para a automação de processos

Novas tecnologias, como a inteligência artificial, aprendizado de máquina, robótica e automação cognitiva, tem possibilitado o desenvolvimento de sistemas automatizados mais sofisticados e inteligentes.

Essas tecnologias permitem que os processos ocorram de maneira mais precisa, adaptável e autônoma.

A inovação também está impulsionando a integração de diferentes soluções, permitindo que sistemas e dispositivos se comuniquem e trabalhem em conjunto de maneira mais eficiente.

Nesse campo, ela facilita a automação de processos que envolvem múltiplas etapas ou sistemas, criando fluxos de trabalho integrados e contínuos.

Inovar também envolve a personalização e flexibilidade nas operações das empresas.

A automação de processos pode e deve ser adaptada para atender às necessidades específicas de cada empresa, setor ou mercado, permitindo uma maior diferenciação e competitividade.

Conclusão

É inegável que a automação de processos oferece uma série de vantagens significativas, contribuindo para impulsionar a eficiência, reduzir custos e aumentar a competitividade.

Alcançar todo o potencial dessa prática, no entanto, requer integrar uma mentalidade inovadora em cada etapa do processo. Ela permite aproveitar as tecnologias mais avançadas e as melhores práticas do setor, além de trazer uma visão sistemática – que vai além das mudanças pontuais.

Para contribuir com esse objetivo, a AEVO oferece uma parceria estratégica às empresas que buscam maximizar os benefícios da automação e da inovação.

Como uma One-Stop Shop de Gestão da Inovação e Estratégia, a AEVO conta com uma plataforma completa e consultoria especializada para facilitar a gestão de projetos.

As ferramentas e o conhecimento prático facilitam a identificação de oportunidades de melhoria e implementação de soluções de automação sob medida para as necessidades de cada organização.

Fale com um de nossos especialistas, e saiba como integrar a automação de processos numa estratégia ampla de gestão da inovação.

Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

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Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

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