Não é novidade para ninguém que a gestão de projetos se tornou essencial para a sobrevivência de qualquer empresa. Mas junto dessa importância, vem junto as dificuldades.
Seja nas pequenas, médias e até nas grandes empresas, a gestão de projetos não é algo simples de se aplicar. Mas antes de mais nada, é preciso entender o que de fato significa Projetos. Segundo a PMI, Project Management Institute, projeto é um esforço temporário realizado para criar um produto ou serviço.
A elaboração desses projetos é livre e sem uma regra definida. Mas é fundamental que existam prazos e as tarefas sejam devidamente distribuídas. As dificuldades existentes numa gestão de projetos podem ir até o próprio projeto em si até os que envolvem os gestores. Existem alguns passos que ajudam a estruturar um projeto e evitar erros.
Muitas pessoas ficam na dúvida quanto ao PMBoK e o Agile, mas é importante saber que eles podem trabalhar juntos. Ou até entre o PMBoK e o Scrum, que nem chegam perto de serem concorrentes. Mas uma coisa é certa, a gestão de projetos se tornou uma peça fundamental para a sobrevivência de qualquer empresa.
PMBoK, PMI, PMP… O que é isso tudo?
PMI
PMI é a uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos do mundo. Essa é uma associação sem fins lucrativos fundada em 1969. Com sede na Pensilvânia nos Estados Unidos, ela reúne os profissionais da área de gestão de projetos.
O objetivo é eles se reunirem para trocarem ideias e experiências sobre gerenciamento de projetos. O PMI, ou Project Management Institute, está presente em mais de 185 países com mais de 600 mil membros afiliados. Sua certificação é muito valorizada pelo mercado e coloca os profissionais que as têm em outro patamar. Esses profissionais são chamados de PMP, Project Management Professional.
Essa instituição é responsável pela publicação do PMBoK, que é uma espécie de guia para os profissionais dessa área. Esse guia traz um conjunto de práticas em gestão de projetos, definindo que deve acontecer durante todo o ciclo de vida de um projeto. Logo abaixo você conhecerá cada especificidade do PMBoK.
PMBoK®
Como já visto acima, o PMBoK é um guia que reúne as principais práticas de gerenciamento de projetos. Ele é quase uma bíblia para os profissionais da área. Esse guia oferece uma visão mais ampla e abrangente sobre gestão de projetos. O PMBoK não é um roteiro, é apenas um guia que mostra quais caminhos existem para alcançar o melhor resultado.
Por não ser um roteiro que ensina passo a passo, muitas pessoas que não são da área de gestão de projetos têm dificuldade em assimilar seus ensinamentos. Mas, para quem tem o mínimo de conhecimento, sua linguagem é bem simples e direta.
Todas as informações do PMBoK são de experiências reais vividas pelos profissionais da área. Isso é fundamental para que as chances de sucesso de um projeto que segue este guia sejam maiores.
Com o mercado cada vez mais competitivo e cruel, é preciso ser criativo para buscar soluções. Tornar a organização mais inovadora é o caminho mais curto e prático para se destacar. O PMBoK é também uma ferramenta poderosa para trazer a inovação para o seu negócio. Isso porque ele permite uma análise minuciosa dos processos da empresa, que traz mostra diversos aspectos. Ele consegue verificar se a empresa está produzindo de acordo com sua capacidade e se existe algum setor menos eficiente, por exemplo.
PMP
Os profissionais de gestão de projetos que que são certificados pelo PMI são chamados de PMP – Project Management Professional. Essa certificação é o “grão mestre” dessa área, ela é a mais respeitada e reconhecida do mundo.
Em 1999, o PMI se tornou a primeira organização do mundo a ter seu Programa de Certificação autenticado pelo ISO 9001, que é o PMP.
Existem diversas condições para que o profissional consiga essa certificação. Além de ter que se sujeitar ao Código de Conduta Profissional e passar no Exame de Certificação PMP.
Profissionais certificados pelo PMP estão aptos a desenvolver os mais diversos e complexos projetos. Contribuir para a aprimoramento e execução de metodologias, processos, critérios, padrões, parâmetros e ferramentas para gestão. Além de liderar projetos e monitorar todo o processo com um todo.
Hoje, no mundo inteiro, existem mais de 400 mil profissionais certificados PMP em mais de 165 países. Se surgiu o interesse em se certificar, entre no site da PMI. Lá você encontra todas informações detalhadas para esse procedimento.
Qual a importância do PMBoK em projetos?
Com os conhecimentos do PMBoK, o profissional consegue pensar em ideias mais assertivas cada projeto. Esses conceitos podem ser utilizados tanto em processos simples, quanto em mais elaborados. Isso vai depender da necessidade e da forma com a empresa é gerida.
Um dos pontos mais importantes do PMBoK para os projetos é que ele facilita a padronização. Assim, as atividades conseguem seguir uma lógica, melhorando todo o fluxo de dados e diminuindo os riscos. O que acaba gerando um aumento nos lucros e um maior controle em todo o resto da organização.
Os conhecimentos trazidos pelo PMBoK possibilitam os gestores a terem uma visão mais clara sobre todo o processo como um todo. Conseguindo assim padronizar processos e tornar a empresa mais eficiente, que gera um ganho de valor e uma melhor percepção do cliente.
Além do grande ganho para o processo de inovação nas empresas. Que é um assunto cada vez mais em alta nas grandes corporações.
É importante ficar claro que existem outros “modelos” de gerenciamento de projetos. Mas o mais conhecido é o PMBoK mesmo.
Por que o PMBoK não é considerado uma metodologia?
Atenção. É importante ficar claro que o PMBoK não é uma metodologia. Muitos ainda acreditam nesse mito, pois ele é bastante difundido em diversas áreas.
Para ficar claro de uma vez por todas, vamos explicar didaticamente o porque do PMBoK não ser uma metodologia.
Antes de tudo, é preciso entender o que é uma metodologia. Metodologia deriva de “método”, do Latim “methodus” que significa “caminho ou a via para a realização de algo”. Ou seja, método é um processo para atingir algum determinado objetivo. E metodologia é um campo que estuda quais são os melhores métodos para determinadas áreas. O fato do PMBoK não ser uma metodologia não tira a importância das metodologias para os processos. Como você pode ver aqui.
O PMBoK não entra apresenta modelos únicos, mas sim caminhos para serem trilhados. Ele é uma espécie de coletâneas com as práticas reais.
Que é um projeto para o PMBoK?
Os projetos são considerados como um esforço temporário, que tem um prazo para acabar. Existe um objetivo a ser cumprido e resultados para serem alcançados.
Todos os projetos são realizados por pessoas e podem ter o cunho social, pessoal, cultural, empresarial ou de pesquisa. Os projetos não são a mesma coisa que processos ou operações. Isso porque eles são contínuos e se repetem, já os projetos são temporários.
As empresas precisam se esforçar de forma organizada para alcançar todos seus objetivos. Isso vai desde a construção de uma fábrica até a ampliação de uma simples unidade.
PMBoK e o ciclo de gerenciamento de projetos
Os processos envolvidos para a conclusão de um projeto engloba o gerenciamento de projetos PMBoK. Neste guia, existem 3 fases que o projeto se encontra:
- Entradas;
- Ferramentas e técnicas;
- Saídas.
Não é à toa que o PMBok é uma importante ferramenta para o seu programa de
ideias. Ela consegue alinhar pontos que, sem o devido conhecimento, seria impossível fazer.
Quais são as Áreas de Conhecimento?
Iniciação
Tudo se inicia de algum lugar, não é mesmo?! Então, a primeira área é a iniciação, que é onde tudo se inicia. É aqui onde é criado os termos de abertura, elaboração dos documentos e onde é avaliado os processos que já passaram.
Isso é fundamental para o sucesso de qualquer projeto, pois só com uma base bem sólida que se pode construir grandes coisas.
Planejamento
Planejamento é o ato de determinar o estado atual, definir o objetivo e meta, realizar uma análise da situação e traçar um plano de ação. As verificações e ajustes são necessários para que o ciclo continue. O planejamento é a etapa mais importante para qualquer projeto. Realizando um planejamento, as chances de alcançar o objetivo são muito mais prováveis.
É importante ter em mente que nada funciona de forma simétrica e organizada sem um planejamento. Nessa etapa do planejamento, os processos servem para essas áreas:
- Elaborar o plano de gestão
- Determinar o escopo
- Sequenciar as atividades e fazer as estimativas de tempo
- Projetar os custos
- Determinar os orçamentos
- Planejar as comunicações
- Determinar os padrões da qualidade
- Gerir os recursos humanos
- Identificar os riscos
- Planejar as aquisições
Execução
Depois de iniciar de forma bem estruturada e planejar cada detalhe, é hora de executar. Quando a iniciação e o planejamento são bem feitos, a execução fica muito mais simples e prática. Não adianta ser criativo, ter as ideias mais inovadoras e não botar em ação.
Os processos de execução são:
- Administrar a execução do projeto
- Estimular e desenvolver a equipe
- Dividir as informações às partes interessadas
- Conduzir as aquisições
Monitoramento e Controle
Podemos dizer que essa é uma das mais importantes fases de um projeto. Pois é monitorando que se descobre se o projeto está indo para onde deve ir. Segundo o próprio PMBoK, monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo. Nele se acompanha, revisa e ajusta o progresso de todas as etapas. Assim, fica muito mais simples atender os objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento.
Isso quer dizer que é fundamental coletar e medir dados com muita precisão. Para que assim essas informações possam ser gerenciados e analisados de acordo com os objetivos do projeto.
Para garantir que não haja muitas mudanças no projeto, existem 4 passos que se deve seguir:
- Monitoramento das atividades
- Supervisão do cronograma
- Controle de riscos
- Reportes de desempenho
Um erro que muitos cometem nos projetos é não ter mecanismos de controle. Sem essas ferramentas, fica quase que impossível saber se os projetos estão dando certo ou não.
Encerramento
Encerrar o projeto também é fundamental. Nessa etapa se coloca todas as cartas na mesa e se apresenta todos os resultados.
Quais são os processos trabalhados pelo PMBoK?
Os processos trabalhados pelo PMBoK são complexos. Eles trazem uma verdadeira revolução quando implementados. Eles são:
- Escopo
- Tempo
- Custos
- Qualidade
- Aquisições
- Recursos humanos
- Comunicação
- Riscos
- Partes stakeholders
- Integração
PMP: Como funciona a certificação?
Quem se aventura pela área de gestão de projetos certamente já ouviu falar da certificação PMP. Traduzida para o português, ela quer dizer: Profissional do Gerenciamento de Projetos. Essa é a certificação mais reconhecida e admirada do mundo, quando o assunto é gerenciamento de projetos.
O Instituto Nacional de Padrões dos EUA (ANSI), junto da Organização Internacional
para Padronização (ISO), são quem conferem essa certificação.
Essa certificação comprova que o profissional possui formação e experiência prática em gestão de projetos. Sem contar que também atesta a capacidade desses profissionais. Sempre de acordo com as práticas e normas estabelecidas pelo PMI e reafirmadas no PMBoK.
Essa certificação é sustentada por dois pilares: conhecimento e experiência. Todos os candidatos devem ter tido grande experiência em liderança de projetos. E também um grande conhecimento nas ferramentas, boas práticas e técnicas de gestão. Tudo estabelecido pelo PMBoK.
Basicamente existem duas categorias diferentes para quem quer se certificar pelo PMP. Confira:
Categoria A
- Ser graduado com mínimo de 4 anos
- Ter no mínimo 3 anos de experiência com gestão e gerenciamento de projetos
- Mínimo 4500 horas de liderança à frente de projetos
- 35 Horas de formação em gerenciamento de projetos
Categoria B
- Ter o diploma de ensino médio
- Mínimo 5 anos de experiência com gestão e gerenciamento de projetos
- Ter no mínimo 7.500 horas de liderança à frente de projetos
- 35 Horas de formação em gerenciamento de projetos
Com essa certificação, você ganha muito mais visibilidade no mercado e traz experiência para as empresas. Sem contar que é uma qualificação internacional. Ou seja, independente do lugar que você vá, você será reconhecido.
Juntando tudo isso, PMI, PMBoK e PMP, você extrai o melhor do gerenciamento de projeto. E com o AEVO Innovate, você consegue ter um maior controle nos projetos. Facilitando assim sua gestão e permitindo trazer mais inovação para a empresa.