O universo corporativo frequentemente se utiliza de técnicas inovadoras para buscar melhorias na produtividade e formas de gestão. Embora não seja nova, no sentido cronológico, a metodologia 5S é uma dessas técnicas que vem gerando valor para empresas ao longo do tempo.
Os chamados cinco sensos: relacionados à utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina; ajudam as empresas a alcançarem seus objetivos em ações coletivas, estabelecendo novos rumos para a corporação.
Neste artigo, vamos te guiar sobre os princípios do 5s, suas aplicações e benefícios. Continue a leitura.
O que é a metodologia 5s?
De origem no Japão após a 2ª Guerra Mundial, a metodologia 5s, que também pode ser considerada uma filosofia de gestão empresarial, visa atingir a qualidade de execução a partir de alguns princípios. Eles se combinam para motivar os colaboradores e estimular a competitividade organizacional através da excelência.
De forma bem simples, o conceito se baseia em cinco sensos (por isso o nome 5s), que servem para direcionar grandes cadeias empresariais rumo à uma gestão organizada, mas também ambientes de coletividade, como escolas, hospitais e até mesmo condomínios. São eles:
- Seiri (utilização): separar o necessário do desnecessário;
- Seiton (organização): colocar cada coisa em seu devido lugar;
- Seiso (limpeza): manter o ambiente limpo e agradável;
- Seiketsu (padronização): estabelecer normas para manter os três primeiros sensos;
- Shitsuke (disciplina): criar o hábito de seguir os padrões estabelecidos.
1 – Seiri ou utilização
O primeiro senso defende separar tudo que realmente importa, do que pode ser descartado. Aqui, a pergunta a ser feita é se determinado objeto, atividade ou processo é relevante para o objetivo final. Caso a resposta seja negativa, ele deve ser descartado.
Na prática, o Seiri, ou senso de utilização, pode basear decisões como digitalizar arquivos de uma empresa, liberando espaço físico e dando a oportunidade de adotar novas tecnologias, em alinhamento com o mercado.
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2 – Seiton ou organização
Após descartar o que não serve, é necessário organizar o que é essencial, para que sua funcionalidade seja aproveitada ao máximo.
O objetivo deste segundo senso é otimizar a operação, de forma que tudo seja mais produtivo. Retomando o exemplo anterior, aqui seria a etapa de definir como os documentos são arquivados, para que sejam facilmente encontrados no sistema digital.
3 – Seiso ou limpeza
Os dois primeiros sensos já conseguem fazer uma boa diferença, mas para manter a mudança eficiente, é preciso continuar o processo. Pense em um escritório que passou por uma faxina, e que mesmo fora de uso, irá precisar de manutenção para não ficar vulnerável à deterioração.
4 – Seiketsu ou padronização
O que não servia mais foi removido, o que restou foi organizado e em seguida houve um esforço para manter o resultado. No quarto senso, de padronização, ocorre a definição dos processos e como devem ser realizados, em prol de manter o que foi obtido no senso anterior.
No contexto de uma empresa, o senso de padronização envolve criar manuais, treinamentos de reciclagem e outros procedimentos que garantam a clareza no que deve ser feito e porquê. Além disso, a padronização deve ser atualizada conforme a necessidade, mas nunca questionada.
5 – Shitsuke ou disciplina
Por fim, o quinto e último senso preza a disciplina. Ele reforça o combinado de reconhecer as melhorias obtidas, entender claramente a importância da padronização e estabelece um compromisso em postergar os benefícios dos últimos sensos.
Em uma empresa, o shitsuke se relaciona com as normas de segurança e qualidade, favorecendo um ambiente de trabalho organizado, livre de ocorrências e que absorve com autonomia a forma mais correta de se fazer o que é proposto.
Benefícios da implementação do 5S
Você já deve ter percebido que os benefícios do 5S podem se estender facilmente para além do ambiente corporativo.
Embora tenha surgido para facilitar a gestão empresarial em larga escala, o 5s também pode contribuir para melhorias contínuas de empresas de diferentes tamanhos e segmentos, ainda mais com o auxílio da tecnologia.
Aumento da produtividade e eficiência
Um dos maiores ganhos na aplicação do método 5s está justamente relacionado aos níveis de eficiência e produtividade.
Com espaços mais limpos, organizados e otimizados, empresas conseguem estimular o direcionamento do foco de colaboradores para atividades com potencial e aumentar o aproveitamento dos ambientes.
Com a remoção de elementos que não tinham funcionalidade, os espaços de trabalho ficam livres de distrações e fluem mais livremente em função dos seus objetivos.
Colaboradores passam menos tempo procurando as ferramentas necessárias para suas funções, seja em gavetas bagunçadas ou acessando telas de sistemas que não tenham valor real.
Redução de desperdícios e custos operacionais
A implementação do 5s favorece a economia de recursos, seja em papel que poderia ser substituído por documentos digitais, até mesmo por ferramentas de alto valor que não geram resultados favoráveis.
O melhor aproveitamento de espaços também permite entender a real necessidade de aluguel de amplas salas que são ocupadas por poucas pessoas, ou no uso de maquinário de alto consumo de energia.
Uma melhor gestão dos recursos permite identificar pontos onde o orçamento pode ser realocado.
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Melhoria na qualidade dos produtos e serviços
Com total foco em melhoria de processos, o 5s praticamente garante que as empresas tenham melhores resultados na qualidade de seus produtos e serviços.
Pensando numa linha de produção, quanto menor o volume de falhas na rotina, maior o volume de produção, e o foco pode se voltar para aperfeiçoar cada vez mais a qualidade.
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Ambiente de trabalho mais seguro e agradável
O 5s pode surgir inicialmente nas camadas de gestão com o objetivo de otimizar os resultados, mas sua permanência e benefícios dependem diretamente dos grupos operacionais.
Uma empresa com processos bem definidos e incentivados, consegue oferecer ambientes mais seguros, transparentes e que engajem seus colaboradores em função de um benefício coletivo.
Passos para implementar o 5S nas empresas
Pode parecer simples pelo conceito puro, mas a implantação do 5S em empresas requer muito planejamento e envolvimento de diferentes times. É essencial que exista comunicação entre as diferentes áreas, que as etapas sejam seguidas por todos e que o objetivo final esteja claro, mesmo para quem não percebe o impacto direto.
Planejamento e sensibilização da equipe
É possível adotar um storytelling para engajar os times sobre as razões pelo qual o 5s será implementado.
A percepção de colaboradores de uma linha de produção é diferente dos analistas de marketing, mas ambos terão impacto direto após a adoção do 5s, tanto na questão operacional, quanto no leque de possibilidades de trabalho.
Execução das etapas do 5S de forma sequencial
É importante lembrar que o programa 5S é baseado em etapas, que estão interligadas. Não adianta organizar sem antes eliminar o que causa o problema e, por isso, o planejamento da etapa anterior é tão importante.
Cada empresa precisa avaliar a duração necessária de cada passo do 5s, para garantir que não fiquem pontos soltos que afetem o processo de melhoria.
Monitoramento e avaliação contínua dos resultados
Mesmo com um planejamento seguido à risca e obedecendo as etapas do 5s, é indicado contar com outras ferramentas de qualidade durante e após a implementação.
A razão é que, mesmo com sucesso, a adoção do 5s não é permanente, uma vez que sempre surgem novas oportunidades de otimização, especialmente em empresas experientes.
Coletar feedbacks de colaboradores e acompanhar movimentações de mercado são apenas algumas formas de entender novas frentes de atuação, que podem combinar com uma nova aplicação do 5s.
Manutenção e melhoria contínua dos processos
Encontrar uma saída eficiente não significa ficar estagnado. Empresas que se beneficiam do 5s precisam adotar uma cultura de melhoria contínua e revisão de processos.
Voltamos ao primeiro senso: é necessário descartar o que não serve mais, para dar lugar ao novo.
Entender que as empresas mais inovadoras estão sempre em busca de mudança, claro, de forma estratégica, é estar alinhado com um pensamento que faz parte do 5s. Afinal de contas, a renovação é necessária, seja para reforçar o que é bom e deve permanecer, como para remover o que impede novas oportunidades tomarem lugar.
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Ciclo de melhoria contínua: o que é, 4 pilares e benefícios
Casos de sucesso na aplicação do 5S
Os exemplos de implementações de sucesso do 5s em empresas são inúmeros, e nem sempre restritos a indústrias ou corporações. Como falamos anteriormente, o modelo 5s serve muito bem para negócios variados como a área da saúde, escolas e qualquer atividade que envolva produtos ou serviços para pessoas.
Curiosamente, um dos casos de sucesso mais famosos está diretamente atrelado ao surgimento do 5s. Após o período da 2ª Guerra Mundial, o fundador da Toyota, Sakichi Toyoda, se uniu com seu filho para criar o que se tornaria um grande modelo de produção e qualidade: o Sistema Toyota de Produção, ou TPS.
Inspirado pelo modelo de produção Fordista, Sakichi desenvolveu uma linha que trabalhava com estoque reduzido e maior proximidade dos operários com cada etapa da execução na fábrica.
O resultado foi uma melhor aplicação dos requisitos de qualidade em cada veículo, diferenciando a Toyota de seus concorrentes.
Outro exemplo é a gigante Coca-Cola, presente no mundo todo e com amplos desafios de garantia da qualidade de seus produtos e padronização de processos.
Após adotar o 5s, a empresa conseguiu uma redução de 70% em reclamações, além de assentar práticas de segurança em suas fábricas e aumentar o engajamento de colaboradores.
Conclusão
A metodologia 5S é uma ferramenta de inovação que se aproxima muito da prática da melhoria contínua, pois, busca nos processos e ações da empresa, oportunidades de aprimoramento que podem impactar positivamente a sua operação, tanto em produtividade e maior satisfação dos colaboradores, quanto na geração de resultados para o negócio.
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