Brainwriting é uma metodologia bastante parecida com o brainstorming, mas que amplia sua funcionalidade para outros contextos, por exemplo, para incluir um número maior de pessoas.
Neste artigo, vamos esclarecer como fazer brainwriting passo a passo, e explicar as principais etapas que estão envolvidas neste método.
O que é Brainwriting?
Brainwriting é uma técnica para geração de ideias, insights e outras contribuições que propõe que os participantes escrevam suas sugestões e possam colaborar com criatividade e inovação de forma democrática e horizontal.
Esta é uma alternativa ao brainstorming, onde as ideias são escritas ao invés de faladas e comunicadas a todos.
Desta forma, o brainwriting se direciona a uma aplicação menos expositiva das pessoas envolvidas, e permite uma maior organização do processo, principalmente quando o número de participantes é elevado.
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Como funciona o método 6-3-5?
O surgimento ‘oficial’ do brainwriting está atrelado à técnica 6-3-5, criada por Bernd Rohrbach em 1965. O nome faz mais sentido do que pode parecer: 6 participantes, que geram 3 ideias em uma rodada de 5 minutos de duração.
Durante a execução, os participantes repassam anotações entre si, de forma que eles possam complementar ou divergir do que foi idealizado pelos demais, em silêncio.
A técnica 6-3-5 tem um funcionamento simples e permite que o processo de brainwriting seja mais organizado, por exemplo, agrupando pessoas em grupos de 6, até que todos estejam integrados. Pode-se distribuir uma folha em branco, ou ainda fazer uso de ferramentas digitais.
Na prática, o método 6-3-5, que dá origem ao brainwriting, dura 5 rodadas. Em cada uma, o que foi idealizado pelo grupo anterior é passado para o próximo, de forma que eles alterem ou acrescentem elementos conforme suas próprias análises.
No fim, o método resulta em 108 ideias, dentro do período de 30 minutos.
É possível adaptar a duração de cada rodada para menos tempo, aumentando as rodadas, e vice-versa, mas o importante é que a duração final não seja tão longa. Isso garante que os participantes consigam focar na elaboração das ideias, sem gerar sensação de desgaste físico e mental.
Brainwriting x Brainstorming
Sabendo da origem e da base do funcionamento dessa técnica alternativa, vamos aprofundar um pouco mais na diferença entre brainwriting e brainstorming.
O nome parecido pode até enganar a princípio, mas suas aplicações podem fazer toda a diferença, ainda mais considerando contextos corporativos e objetivos mais específicos.
- Brainwriting: execução silenciosa, por escrita em papel ou meios digitais; maior acolhimento para pessoas com menor conforto de se expor publicamente; mais organização ao reunir um grande volume de pessoas; proteção de influências externas e de lideranças; privativo e democrático.
- Brainstorming: muito eficiente em contextos de empresas de publicidade e marketing (processos criativos); foca no dinamismo e ausência de julgamentos; prevalece quem tem mais habilidades de se impor em situações de grupo.
Também é importante ressaltar que o brainwriting define uma duração específica do processo, enquanto o brainstorming pode durar o tempo necessário em que as pessoas tenham disposição para gerar ideias para dado objetivo.
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Vantagens do Brainwriting
Cada empresa possui (e deve usar) a autonomia para escolher o melhor método para cada processo, assim como realizar adaptações, que resultam, muitas vezes, em um melhor aproveitamento de cada técnica.
Entre as principais vantagens do uso do brainwriting, podemos citar:
- Inclusão de perfis profissionais com maior grau de introversão;
- Menor exposição, e, portanto, menor grau de julgamentos em tempo real das ideias;
- Comparação anônima das ideias, de forma que os participantes foquem na proposta, e não na fonte;
- Documentação precisa (registros em papel ou ferramentas digitais);
- Dinamismo criativo e geração de ideias com foco no objetivo real.
Quando aplicar Brainwriting?
Assim como o brainstorming, a execução do método brainwriting em equipes que buscam gerar novas ideias de melhoria e inovação é mais que bem-vindo.
A diferença está no contexto macro, por exemplo, quando o objetivo é encontrar soluções para problemas corporativos mais complexos, e que, portanto, envolvem um maior número de pessoas.
A aplicação do brainwriting também faz sentido quando se deseja integrar equipes diversas, que não são tão próximas no dia a dia, ou ainda que atuam de maneira remota.
Um uso ainda mais comum é quando se deseja gerar insights fora do viés de líderes e contextos internos, permitindo que as pessoas opinem sobre soluções com anonimato e transparência.
Por permitir uma reunião organizada e focada de grupos de diferentes profissionais, o método brainwriting acaba sendo muito vantajoso em etapas de ideação de projetos inovadores, além do marketing e experiência de usuário, levantando insights de todas as áreas envolvidas no produto ou serviço final.
Como conduzir uma sessão eficaz?
Uma das formas de executar uma sessão de brainwriting com eficácia é justamente apostar na transparência para quem irá participar.
É comum que os temas das sessões sejam perguntas, por exemplo: ”Como podemos reduzir os custos da área sem comprometer a produtividade?”. Essa ação já direciona o raciocínio dos participantes para soluções objetivas.
O método brainwriting surgiu da técnica 6-3-5, que estabelece grupos de 6 pessoas, mas é possível organizar grupos entre 4 a 8 integrantes, dependendo do número total de participantes e da dinâmica pré-estabelecida pela empresa.
Além disso, as ferramentas são fundamentais: o uso de papel implica em um envolvimento mais físico dos integrantes, enquanto ferramentas digitais possibilitam a participação remota de times, ou ainda adicionando camadas de interação.
É importante que, independente da adaptação feita, o ambiente seja tranquilo e o espaço de tempo reservado para a execução da técnica. Isso permite que os envolvidos tenham maior clareza nos pensamentos, e não sejam influenciados por fatores externos (opiniões enviesadas ou pressão por agradar determinada área).
Por fim, seguir o tempo com rigor e garantir a contribuição anônima implica na manutenção eficaz da estrutura básica do brainwriting. Ofereça um momento de debate final, onde as pessoas agreguem feedbacks sobre o processo, além de avaliação das ideias mais alinhadas ao objetivo inicial estabelecido.
Exemplo prático
Para solidificar tudo que foi exposto ao longo do artigo, vamos elaborar um exemplo prático do que poderia ser a execução de um brainwriting em uma empresa fictícia.
Uma empresa do ramo alimentício que expandir seu market share (presença de mercado). Para isso, foi proposto que o time responsável pela área de inovação fizesse um brainwriting para gerar insights sobre novos públicos e produtos, com foco em alimentação saudável, algo crescente nas novas gerações e no público fitness.
O time reuniu alguns profissionais das áreas de marketing, pesquisa e desenvolvimento, financeiro, design de produto e vendas, além de especialistas em nutrição. Após um convite formal, eles se reuniram para realizar um brainwriting remotamente.
Após seguir o modelo tradicional (3 ideias por cada pessoa, em 5 rodadas), eles fizeram uma última etapa de votação das melhores ideias. Foram selecionadas uma bebida proteica fermentada, com variação de sabores, e um kit alimentar focado em alimentação rápida e saudável, para consumo corporativo.
No fim da reunião, foram distribuídas tarefas para os integrantes de cada time:
- Produto e desenvolvimento: elaboração de um protótipo dos produtos votados (com consultoria nutricional), dentro de um prazo máximo de 45 dias;
- Marketing: pesquisa aprofundada de mercado, para levantar oportunidades reais de venda para empresas e produtos similares já existentes;
- Financeiro: margem de lucro e tabela de custos da fabricação ao pós-venda;
- Vendas: parceiros estratégicos e comunicação de lançamento.
Cada integrante levou a tarefa para dentro de suas equipes, considerando o cronograma pré-definido e as etapas necessárias para entrega do que foi combinado.
Em um contexto onde tudo ocorra como o esperado, o grupo fará uma nova reunião dentro de 45 dias, incluindo representantes de negócios e da diretoria, para apresentar a nova solução.
Conclusão
A técnica de brainwriting é mais uma ferramenta de inovação que permite que as empresas explorem o potencial criativo e inovador dos seus colaboradores e os recompensem por isso.
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