Diante de cenários de transformação digital e desafios complexos para empresas dos mais diferentes setores, investir em melhoria contínua de processos virou uma necessidade.
Identificar problemas antes que eles aconteçam, impulsionar a produtividade e padronizar etapas são alguns dos fatores que motivam as empresas a buscarem esse tipo de solução.
Mas com tantas possibilidades de melhoria a partir de métodos específicos, gestores das áreas que precisam desse tipo de intervenção podem se sentir paralisados. Felizmente, existem inúmeras ferramentas que auxiliam desde a etapa inicial de melhoria de processos, até a fase final de ajustes e padronização.
Neste artigo, apresentamos as onze principais ferramentas usadas em melhoria de processos, e quais as formas de aplicar cada uma dentro de contextos corporativos. Confira.
O que são ferramentas de melhoria de processos?
Podemos definir as ferramentas de melhoria de processos como o conjunto de metodologias, técnicas e abordagens práticas, que visam estabelecer um fluxo de ganho de eficiência.
Em resumo, elas ajudam a organizar etapas de mapeamento, análise, planejamento estratégico e implementações táticas, para aprimorar produtos, serviços, e claro, processos empresariais.
Por esse motivo, as ferramentas estão diretamente atreladas ao conceito de melhoria contínua, que busca de forma ativa e constante otimizar de ponta a ponta o desempenho de uma organização.
Várias destas ferramentas conseguem ser atreladas aos fluxos de data driven, contribuindo em tomadas de decisão mais estratégicas e maior flexibilidade de adaptação a mudanças.
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É importante ressaltar que, assim como toda ferramenta, os resultados dependem diretamente da forma com que são aplicadas. Elas devem ser consideradas como meio de aumentar o alcance e eficiência de ações táticas, mas que se usadas sem objetivo claro, podem mais atrapalhar do que ajudar.
1. Ciclo PDCA
O método ou ciclo PDCA é um dos mais utilizados em fluxos de melhoria contínua, justamente pela sua configuração: planejar (plan), executar (do), verificar (check) e agir (act).
A principal vantagem de sua aplicação está na definição clara de objetivos, acompanhamento detalhado e documentação que permite a criação de processos mais padronizados e eficazes ao longo do tempo.
A aplicação do ciclo PDCA pode ser feita por times de gestão direcionados, e serve tanto para resolver problemas, como o tempo de entrega de um produto ao cliente final, até a maneira como programas de inovação funcionam dentro da empresa.
2. Programas de melhoria contínua
Trazendo para um cenário de mercados cada vez mais tecnológicos, os programas de melhoria contínua auxiliados por IA se tornam um recurso bastante valioso para empresas.
A AEVO facilita a implementação desses programas dentro de empresas, a através da sua plataforma de gestão integrada – que é potencializada pela tecnologia de Inteligência Artificial em diferentes etapas do funil de inovação.
Esse tipo de programa de inovação e melhoria contínua atua no aumento do engajamento de equipes, impactando diretamente na redução de custos e na eficiência operacional atrelada a crescimento sustentável e inovador.
3. Diagrama de Ishikawa
Mais conhecido como Espinha de Peixe, o diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual que facilita a identificação e entendimento do problema ou causa raiz dentro de um fluxo produtivo.
Essa estrutura amplia a visão para mapear todos os envolvidos em cada processo, desde pessoas, maquinários, automações, materiais e o próprio ambiente.
Em um cenário industrial, esse diagrama permite um entendimento aprofundado de quais etapas do processo produtivo estão impactando negativamente nos custos. Ao identificar o desperdício de material, é possível avaliar se isso está acontecendo por descuido de equipes, ou mesmo por falhas técnicas no maquinário.
4. 5W2H
Servindo como um modelo robusto de plano de ação, o 5W2H define objetivos claros e uma sequência de ações estruturadas para permitir o atingimento de metas ousadas.
O nome deriva do 5w: o que (what), por que (why), quem (who), quando (when) e onde (where); e do 2h: como (how) e quanto custa (how much).
Ou seja, de forma prática, é uma ferramenta que permite um mapeamento amplo e detalhado de todos os recursos (humanos, materiais, técnicos, financeiros, etc.) necessários para sair de A e atingir B. É um excelente método para correção de problemas críticos e plano de ação para empresas em crescimento.
5. Brainstorming estruturado
Incluir as pessoas em práticas de gestão de processos é mais do que necessário, ainda mais quando a empresa tem como visão criar uma cultura de inovação e engajamento interno.
Ao realizar um brainstorming de forma estruturada, uma empresa consegue mapear diferentes pontos de vista de um mesmo problema, criando soluções mais holísticas e atreladas a objetivos maiores.
6. Diagrama de Pareto
Focado na identificação de perdas e outras causas de baixa, o diagrama de Pareto é uma ferramenta visual que usa como base o modelo 80/20: 80% dos efeitos acontecem por conta de 20% das causas. Com isso, uma vez que a causa é identificada, a empresa consegue solucionar 80% dos problemas.
É um recurso utilizado para encontrar desequilíbrios, por exemplo, no volume de clientes que geram receita para a empresa, no total de profissionais que contribuem em inovação para a empresa e na proporção entre tempo trabalhado e produtividade.
7. Matriz GUT
A sigla GUT diz respeito aos três pilares desta matriz: gravidade, urgência e tendência. Ela permite avaliar o impacto real de um problema, a sua prioridade (menos tempo disponível de resolução, impacta em agravamento do problema) e o percurso (é algo que pode piorar ou se resolve com o tempo).
De forma prática, essa matriz atua como uma ferramenta de controle e prevenção em ambientes corporativos onde existe a falta de um produto, falha em equipamento ou até mesmo ausência de alguém essencial em uma equipe.
8. Fluxograma de processos
Muito útil para empresas que buscam aumentar a sua eficiência operacional, o fluxograma de processos é uma ferramenta de melhoria de processos visual e flexível.
Ele possibilita o desenho por completo dos fluxos de produção, estabelecendo relações diretas e indiretas, a nível de importância, entre cada um de seus elementos.
É uma maneira relativamente simples de otimizar processos de trabalho (como etapas de validação entre equipes), ou ainda reduzir custos ao automatizar etapas da cadeia produtiva. Por isso seu uso é bastante comum em gestão de negócios, engenharia de produtos e desenvolvimento de softwares e soluções inovadoras.
9. Análise SWOT
Também chamada de FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), essa análise funciona como um mapa para estabelecer processos mais eficazes.
Fatores internos e externos podem ser comparados, para analisar profundamente o que impacta de forma positiva e negativa dentro de um grupo de processos, juntamente com ações possíveis para seu aprimoramento contínuo.
10. Mapeamento SIPOC
Através do mapeamento SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers), as empresas conseguem entender o fluxo de processos ou projetos, aplicando as melhorias necessárias.
Geralmente, é aplicada em áreas estratégicas, para entender a relação entre cada etapa do processo, e seu impacto na entrega final, juntamente com suas dependências internas e externas.
11. Análise de valor agregado
Abreviada para AVA ou EVM (Earned Value Management), é uma ferramenta ou técnica de gestão de projetos, visando monitorar o desempenho de um projeto em função de escopo, custo e prazos.
Com isso, gestores conseguem entender a evolução do projeto em relação a seu cronograma e orçamento, corrigindo impedimentos durante a sua execução.
Como escolher a ferramenta ideal para cada situação?
Entre as diversas ferramentas de melhoria de processos, qualidade e melhoria contínua que apresentamos ao longo deste conteúdo, a escolha deve ser feita sempre de maneira contextual.
Fatores como a maturidade das equipes envolvidas, tipos e impactos de processos e claro, o objetivo da empresa, vão direcionar qual delas (ou muitas outras existentes), vão se adequar em maior grau.
Além disso, existem ferramentas específicas para análise, priorização, execução, assim como as que abrangem os processos de forma mais panorâmica.
A própria utilização de brainstormings para mapear quais ferramentas mais fazem sentido de acordo com as dores de cada time e da empresa pode ser um ponto de partida para a decisão mais assertiva.
Exemplos do uso de ferramentas de melhoria de processos
Não basta ter a melhor ferramenta em mãos: é preciso atrelar seu uso à uma cultura interna sólida e práticas contínuas de melhoria. É o que fez a Irani S.A, uma empresa consolidada nacionalmente no segmento de embalagens sustentáveis.
A partir do lançamento do programa ‘Inova Ideias’, a empresa conseguiu estruturar uma primeira fase, mas a dependência de planilhas, documentos físicos e outros processos acabaram por tornar a metodologia lenta. A cultura já estava ali, ela só precisava de um impulsionamento que aumentasse sua eficácia.
Em parceria com a AEVO, a Irani transpôs o modelo do programa original, mas conseguindo otimizar os processos com automações e com mais velocidade, dentro do software AEVO Innovate.
A centralização de processos, acessos via smartphones e integração com outras soluções impactaram em um engajamento maior dos colaboradores, e R$15 milhões em ROI a partir das ideias coletadas.
Conclusão
A melhoria de processos é um dos pilares de qualquer empresa inovadora e que preza pelo crescimento sustentável, o conhecimento e uso das ferramentas disponíveis auxilia e potencializa essa tarefa.
Se a sua empresa deseja investir em uma ferramenta de melhoria de processos de forma estruturada, com metodologia e as os recursos essenciais para ter resultados significativos, pode contar com a AEVO.
AEVO é uma plataforma completa de Gestão da Inovação, com tecnologia de ponta, recursos de inteligência artificial e consultoria especializada, já auxiliou mais de 400 empresas do Brasil e do Exterior a alcançarem resultados fantásticos com a inovação e melhoria contínua.
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