Gestão de portfólio de projetos: o que eu preciso saber?

Projetos tomam tempo e recursos para serem finalizados, e bem sabemos que esses dois itens são limitados. O propósito de possuir uma gestão de portfólio de projetos, portanto, é não se deixar sucumbir às expectativas irreais de que toda iniciativa apresentada à organização pode ser realizada.

gestão de portfólio dá aos gestores de projeto a capacidade de enxergar o cenário como um todo. Isso porque existem diversos motivos pelos quais um projeto que pode não estar dentro dos interesses da companhia seja considerado.

Ao organizar e consolidar todos os dados relativos aos projetos propostos e atuais, os gerentes de projetos podem fornecer previsões e análises de negócios sobre os retornos de determinada proposta.

E, para que você entenda bem como isso funciona e saiba quais os benefícios pode trazer para sua gestão, fizemos este post com tudo que você precisa saber! Acompanhe conosco:

1. O que é Gestão de portfólio de projetos?

O gerenciamento de portfólio de projetos (Project Portfolio Management — PPM) refere-se a um processo usado por gestores de projeto para analisar o retorno potencial de uma determinada proposta.

Muitas organizações usam técnicas de gerenciamento de portfólio para determinar o tipo de negócio que querem perseguir ou quais investimentos em projetos de TI devem fazer. 

Elas incorporam uma nova dimensão à gestão, por meio de técnicas de gerenciamento de projetos e governança contínua, buscando assegurar que o portfólio de investimentos realizados pela empresa atinja os objetivos desejados.

O PPM agrupa, exibe, analisa e gerencia projetos em conjunto para maximizar os resultados positivos dentro das limitações de recursos de uma organização. Os projetos são incluídos ou excluídos da carteira com base em:

  • seu alinhamento com a estratégia da empresa;
  • seu desempenho em relação aos objetivos de negócios da carteira.

Mas como exatamente o PPM se difere da gestão de projetos em si?

2. Quais as diferenças entre gestão de projetos e gestão de portfólio?

É muito comum que se confunda a gestão de portfólio com a gestão de projetos em si, e antes de falar mais da primeira, é preciso que se faça essa distinção. Os dois assuntos estão relacionados, contudo, seus papéis e objetivos dentro da organização são diferentes — e bem específicos —, direcionados conforme os conceitos de cada um.

Enquanto a gestão de projetos possui um foco mais operacional, a gestão de portfólio é mais estratégica. De forma simples e resumida, podemos considerar o seguinte:

Gestão de projetos

É a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos” (Guia PMBOK® 5ª edição, página 5).

Gestão de portfólio

É a gestão coordenada de um ou mais portfólios para atingir um ou mais objetivos estratégicos” (The Standard for Portfolio Management – Third Edition, páginas 3 e 5).

Em outras palavras, o gerenciamento de projetos existe para que se possa executar o projeto de maneira correta, dentro do escopo que foi definido para ele, enquanto o gerenciamento de portfólio permite às organizações focar nos projetos certos.

Além disso, a gestão de portfólio é a aplicação de boas práticas para identificar, priorizar e selecionar os componentes de projetos, programas ou operações a serem realizados pela empresa, conforme a estratégia e critérios definidos por ela mesma.

3. Por que a Gestão de portfólio de projetos é importante?

O PPM é uma mistura de disciplinas de gestão que combina:

  • foco na gestão de negócios, para garantir que todos os projetos e programas estejam alinhados com a estratégia da carteira;
  • foco na administração geral, para gerenciar os recursos e os riscos aos quais a organização está sujeita;
  • Foco na gestão de projetos, para revisar, avaliar e gerenciar projetos e programas, garantindo que eles estão atingindo ou superando sua contribuição planejada para a carteira.

Uma abordagem holística da gestão de portfólio reconhece que a saúde da carteira é afetada pelo desempenho de todos os projetos inseridos nela, bem como por suas dependências diretas e indiretas, e pelos recursos disponíveis.

Portanto, gestores devem tomar decisões que levem ao sucesso geral do portfólio, mesmo que conflitem com os melhores interesses de um projeto ou programa específico.

A combinação de disciplinas de gerenciamento de projetos com práticas empresariais na gestão do portfólio dá à organização a capacidade de:

  • selecionar projetos e programas que estejam alinhados com as estratégias e objetivos da organização;
  • fazer o melhor uso dos recursos disponíveis, aplicando um esforço maior aos projetos que possuem mais prioridade;
  • avaliar regularmente como os projetos e programas estão contribuindo para a saúde da carteira;
  • tomar medidas de gestão para manter o portfólio em conformidade com os objetivos do negócio.

Além disso, quando aplicamos efetivamente disciplinas de gerenciamento de projetos à nossa gestão, conseguimos:

  • melhorar a satisfação do cliente;
  • reduzir o número de riscos e problemas;
  • aumentar o sucesso geral do negócio.

O objetivo do PPM, da mesma maneira, é alcançar todas essas metas com o portfólio de projetos da empresa.

4. Como funciona a gestão de portfólio de projetos?

Como em qualquer processo de negócios, o PPM tem um ciclo de vida que exige a aplicação de habilidades e disciplinas de gerenciamento apropriadas. Dentro dessas atividades, está inclu:

  • identificar, qualificar e financiar projetos que abordem a estratégia de negócios, gerenciando a demanda e a capacidade dos recursos organizacionais;
  • medir o desempenho para garantir que os projetos estão cumprindo coletivamente a estratégia de portfólio;
  • identificar e tomar ações corretivas em projetos que não estejam em conformidade com os objetivos e compromissos do portfólio;
  • estabelecer mecanismos eficazes de comunicação e relatórios que permitam a tomada de decisões pontuais, baseadas em fatos, em relação a projetos, programas e ao portfólio geral;
  • implementar um processo de melhoria contínua da carteira.

Além disso, é preciso que, no mínimo, qualquer abordagem abrangente de PPM inclua os seguintes processos:

  • seleção do projeto;
  • priorização/repriorização do projeto;
  • monitoramento de portfólio;
  • avaliação da carteira;
  • gerenciamento de ações corretivas;
  • finalização e remoção do projeto.

Para isso, deve-se dividir as atividades da gestão de portfólio nos três focos principais:

Foco na gestão empresarial

O objetivo principal das atividades de gerenciamento de portfólio de projetos é definir o escopo e validar a viabilidade do portfólio de uma perspectiva de negócios. Isso requer a definição de estratégia de portfólio e critérios de decisão que permitam aos gestores selecionar e priorizar projetos. Também é importante definir indicadores de negócios para avaliar a saúde e o desempenho da carteira.

Os critérios de decisão devem estar vinculados à estratégia e aos objetivos da empresa. O processo de priorização e seleção de projetos deve ir além dos objetivos financeiros, como:

  • rentabilidade;
  • retorno sobre o investimento (ROI);
  • custos orçados;
  • crescimento da receita.

Ele deve abranger outras considerações de valor, incluindo:

  • a demanda dos clientes;
  • a conveniência de entrar em novos mercados ou expandir os já existentes;
  • as iniciativas operacionais ou obrigatórias.

As organizações também podem usar os critérios de decisão de negócios para revalidar ou cancelar projetos ou programas que já estão no estágio de planejamento ou implementação quando o portfólio é definido.

Foca na administração geral

O gerenciamento de recursos e riscos é parte do foco da administração geral do PPM. Antes de decidir que projetos incluir em um portfólio e como priorizar os projetos existentes, os gerentes precisam avaliar seus recursos de uma perspectiva de oferta e demanda.

Devem igualmente garantir que um número suficiente de pessoas com competências adequadas esteja disponível para projetos prioritários. Para manter um portfólio saudável, os gestores precisam monitorar e avaliar a capacidade total de recursos e a capacidade da organização para garantir que ela possa:

  • planejar e criar recursos em antecipação às futuras demandas;
  • agir rapidamente em decisões de investimento e alocação de recursos feitas em resposta às demandas e previsões do projeto;
  • determinar se os recursos atuais e planejados são adequados para atingir os objetivos do portfólio;
  • avaliar as necessidades atuais e futuras de treinamento;
  • identificar rapidamente os excedentes ou escassez de recursos e formular planos de redistribuição;
  • implementar eficientemente planos de redistribuição e transferir recursos-chave para projetos de maior prioridade.

Foco no gerenciamento de projetos

A chave para uma implementação bem-sucedida e eficaz da gestão de portfólio é possuir conhecimento e um processo eficaz, que incorpore disciplinas de gerenciamento de projetos.

Essas disciplinas fornecem aos gestores do portfólio os mecanismos e dados necessários para avaliar a saúde e o valor da carteira. Elas dão aos gestores também a capacidade de tomar decisões de negócios eficazes sobre as aprovações de projetos, prioridades, financiamento, pessoal e execução.

A identificação de condições “fora de conformidade”, comparando o desempenho real com as projeções, é uma capacidade-chave. Com isso, os gerentes podem rapidamente resolver os problemas e trazer o portfólio de volta em compliance.

5. Como fazer a seleção e priorização de projetos?

O objetivo dessa etapa é selecionar e priorizar projetos para entregar o valor mais alto, com base na decisão preestabelecida de negócios do portfólio e nos critérios de prioridade. A prioridade deve se basear tanto nos benefícios individuais do projeto como no impacto global na carteira de projetos. Além disso, o mix de portfólio resultante não deve exceder a capacidade de recurso da organização.

Os critérios de prioridade da carteira devem ser limitados em número, compreensíveis, mensuráveis ​​e aplicados de forma consistente. Vários critérios podem ter diferentes ponderações, com base em sua importância para atender a estratégia de negócios e objetivos.

Embora os critérios de prioridade sejam diferentes dos critérios de decisão de negócios, ambos devem ser aplicados para determinar quais projetos incluir na carteira.

Critérios de decisão de negócios devem ser alinhados com a estratégia de negócios e objetivos. Uma vez que um projeto passa a fazer parte do portfólio, esses critérios também devem ser usados ​​para avaliar a saúde e o desempenho do projeto.

Os critérios de prioridade estabelecem os objetivos gerais da carteira e ajudam a determinar que tipos (categorias) de projetos e quantos de cada tipo incluir na carteira. A avaliação de recursos também desempenha um papel aqui, como discutiremos abaixo.

6. Quais as ferramentas mais indicadas para gerenciamento de portfólio?

Fazer uma gestão de portfólio bem-feita demanda tempo, dedicação e conhecimento do gestor de projetos. Contudo, é possível contar com o auxílio de ferramentas tecnológicas que tornam as atividades mais rápidas e intuitivas.

Algumas delas servem para diversas tarefas, enquanto outras são mais específicas para o trabalho de PPM, mas todas podem ajudar você a ganhar tempo e eficiência no controle da sua carteira de projetos. Conheça quais são as ferramentas abaixo:

PM Survey

O PMI, Project Management Institute, é uma entidade sem fins lucrativos para trabalhadores da área de gestão de projetos. Todos os anos, o PMI lança a PM Survey, uma pesquisa que reúne organizações de todo mundo para responder questões relacionadas à gestão de projetos.

A pesquisa tem como objetivo possibilitar estratégias de benchmarking para que gestores melhores seus processos. O benchmarking é um método sistemático de aprender com o que o que é feito em outras organizações e implantar na sua própria ideias inovadoras e procedimentos de operação mais eficazes.

Os resultados da pesquisa são publicados gratuitamente on-line e você pode consultá-los em busca das principais práticas em gestão de portfólios, fazendo uma comparação da sua empresa com outras do mesmo setor.

Dropbox

Dropbox é um serviço na nuvem para compartilhamento e armazenamento de arquivos. Com ele, você pode criar uma pasta no seu computador que ficará acessível de qualquer dispositivo com acesso à internet.

A grande vantagem é a segurança que esse serviço proporciona aos seus arquivos, que estarão protegidos na nuvem, caso algo aconteça com o servidor da empresa ou com seu computador. Além disso, será possível compartilhar informações importantes sobre os projetos facilmente com os membros do time, clientes e outros envolvidos.

A sincronização é automática, o que significa que tudo que você colocar na pasta será atualizado automaticamente para a nuvem e disponibilizado no mesmo instante para quem tiver acesso a ela.

PM Canvas

A época em que se criava solitariamente planos de projetos com múltiplas páginas para depois enviá-lo aos demais stakeholders passou. Com o PM Canvas, você pode organizar seu Canvas como se fosse um WhatsApp, de modo participativo.

Project Model Canvasapp criado pelo professor José Finocchio Jr. — utiliza conceitos de gerenciamento de projetos, neurociência e design thinking para simplificar a elaboração do Plano de Projeto.

Os usuários com permissões podem compartilhar seus argumentos e, juntos, escolher quais entram ou não no Canvas. Disponível para os sistemas operacionais IOS e Android, o app pode ser baixado gratuitamente na Apple Store ou na Google Play.

Xmind

Xmind é uma ferramenta de código aberto que auxilia na elaboração de mapas mentais. Ele utiliza uma espécie de diagrama para representar e relacionar aspectos distintos de uma ideia ou projeto a ser executado.

Com isso, a visualização de um problema e a memorização de um conteúdo são facilitadas. É claro que a velha caneta e papel também podem ser utilizadas nessa tarefa, mas com a ajuda de um software como Xmind fica muito mais simples editar os diferentes elementos que compões um problema.

Além disso, o XMind também facilita o compartilhamento do mapa com outros membros do time, possibilitando até mesmo a exportação do trabalho para formatos mais populares, como PDF, Word e PowerPoint.

Prezi

O Pacote Office é essencial nas reuniões de projetos, especialmente o PowerPoint. Desde o momento do kickoff, passando pelas reuniões semanais para acompanhamento de status até o tão esperando encerramento do projeto, as apresentações estão presentes na rotina dos gestores e stakeholders.

Contudo, com a evolução da maneira de navegar na Internet, já estava na hora de trazer mais dinamismo para as palestras.

Prezi é uma ferramenta on-line totalmente diferente dos programas para a criação de apresentações em slides, a começar pelo simples fato de que o aplicativo não se limita ao espaço retangular dos slides.

Calculadora de ROI

Esse é, sem dúvidas, um dos mais importantes KPIs para mensurar a viabilidade de um projeto e o retorno sobre os investimentos feitos para realizá-lo. O ROI, Retorno sobre investimento, permite ao gestor de projetos fazer as decisões corretas em relação à alocação dos recursos disponíveis.

Isso acontece porque essa métrica nada mais é do o resultado do retorno, ou lucro, sobre o investimento realizado para obtê-lo. Ao fazer o cálculo do ROI, você saberá se os recursos da empresa estão sendo bem utilizados ou se algo deve ser alterado para obtenção de resultados melhores.

Google Docs

O Google Docs, assim como Dropbox, funciona pela computação em nuvem, ou Cloud Computing, para permitir que arquivos sejam criados e editados simultaneamente. É possível criar uma planilha, por exemplo, que seja editável por todas as pessoas com permissões.

Aqui também, os dados são carregados automaticamente na nuvem, permitindo que seus colegas visualizem alterações rapidamente. Além disso, é possível que mais de uma pessoa trabalhe no mesmo arquivo ao mesmo tempo, agilizando tarefas e permitindo maior alinhamento sobre o papel de cada um nos projetos.

Software de gestão de projetos

Responder às áreas da empresa com uma gestão de resultados é o objetivo de todo gestor de projetos e, para isso, é preciso apostar em medidas que auxiliem a visualização de todo o andamento do portfólio, como um software de gestão.

Eles ajudam a:

  • apontar, em tempo real, falhas que podem comprometer as demais fases;
  • ganhar maior controle na entrada de informações;
  • otimizar o tempo da equipe;
  • monitorar as tarefas de maneira eficaz.

7. Entenda como estabelecer um sistema de gestão de portfólio de projetos

O processo que os gestores de portfólio necessitam para facilitar suas rotinas — chamado de sistema de gestão de portfólio de projetos, ou PPMS — é um conjunto de políticas documentadas e dinâmicas, processos de negócios, ferramentas, planos e controles para o gerenciamento de portfólio.

O PPMS fornece direção e limites para os sistemas de gerenciamento de projetos individuais e garante que todos estejam alinhados para acelerar a resolução de conflitos.

Planejar e implementar um PPMS eficaz fornece uma maneira de analisar e quantificar rotineiramente o valor do projeto, priorizar iniciativas e identificar projetos para iniciar, repriorizar ou encerrar. Mais especificamente, ele permite que os gerentes respondam a perguntas, tais como:

  • quais projetos apoiarão melhor as estratégias e objetivos de negócios da organização?
  • um projeto ou programa fornece os resultados esperados do negócio, como demonstrado pelas métricas do portfólio?
  • cada projeto de portfólio possui recursos apropriados, incluindo pessoal com os conjuntos de habilidades corretos?

Um PPMS abrangente deve conter processos táticos e estratégicos. Os processos táticos abordam questões de desempenho contínuo para projetos da carteira em andamento. Os processos estratégicos incidem na evolução do portfólio, incluindo a seleção de novos projetos que atendam aos objetivos e estratégias de negócios.

Além disso, as recomendações para reduzir o escopo de um projeto ou cancelar um que não alinhe com os objetivos do portfólio e a estratégia também devem fazer parte dos processos do PPMS.

As atividades primárias de PPMS incluem:

  • a coleta de informações sobre projetos;
  • a avaliação da contribuição de saúde e negócios de projetos e portfólio;
  • a gestão de ações corretivas.

Essas atividades são a base para revisões regularmente agendadas por partes interessadas no portfólio.

Ao aplicar as melhores práticas de gerenciamento de projetos ao gerenciamento de portfólio por meio de um PPMS bem definido, as organizações podem obter grandes benefícios:

  • maior desempenho da carteira, por meio de ações de gerenciamento disciplinadas e corretivas para projetos e programas não conformes;
  • custos mais baixos, utilizando-se de processos de gestão consistentes;
  • identificação anterior de projetos e programas problemáticos;
  • realização dos objetivos do portfólio por meio de correções baseadas no desempenho versus comparações de critérios de negócios;
  • melhorias na comunicação e na eficácia da gestão em toda a organização;
  • investimentos de baixo risco e um equilíbrio geral do projeto que otimiza o valor do negócio.

O efeito de uma boa abordagem de gestão de portfólio de projetos é um ambiente mais controlado e uma unidade de negócios que pode trazer uma contribuição mais forte para a estratégia e a os resultados da empresa.

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