Criar, gerenciar e alcançar bons resultados em um projeto pode ser um desafio para muitas empresas, pois envolve diferentes etapas e variáveis no processo. Mas é preciso se perguntar as razões e questões que influenciaram negativamente.
Para responder e evitar que cenários como este sejam recorrentes, existe o método FCA, que permite isolar a situação para entender o que impactou naquele resultado, tornando-o diferente do previsto.
O método FCA é uma ferramenta poderosa para empresas mapearem a eficácia de seus processos, focando em melhorias contínuas e reduzindo erros que podem comprometer o crescimento ou a realização de projetos específicos. Siga a leitura e entenda mais.
O que é o método FCA?
A sigla FCA significa Fato, Causa e Ação. De forma simples, o método se propõe a analisar o que ocorreu, qual foi o motivo que o distanciou do esperado e, então, tomar ações estratégicas para corrigir o problema e evitar que ele aconteça novamente.
Em outras palavras, o método FCA é uma ferramenta de gestão capaz de identificar e solucionar problemas.
Sua origem não apresenta um criador, mas deriva de outros conceitos como ciclo PDCA e análise de causa raiz, presentes em métodos como Lean Manufacturing. A adoção do método FCA se deu especialmente em empresas alinhadas com normas ISO 9001, visando identificar anomalias em processos de auditoria externas e internas.
O método FCA é, portanto, um aliado importante na gestão de performance de projetos e campanhas corporativas, gerando insumos para solucionar problemas e otimizar os resultados nas mais diferentes áreas.
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Para que serve o método FCA?
Imagine que uma empresa está com 25% a menos de faturamento do que o esperado, bem diferente do que havia sido planejado no orçamento anual e estratégia dentro dos times. É preciso entender o que está acontecendo (considerando fatores internos e externos), para resolver a questão o quanto antes para, então, tomar decisões estratégicas.
É aqui que entra o método FCA, já que ele consiste em fazer uma análise de causa raiz para diagnosticar com precisão, qual o problema, e como solucioná-lo da melhor maneira.
Uma vez que os envolvidos conseguem olhar no detalhe para a causa, a criação de propostas para solucionar o problema identificado se torna mais facilitada, abrindo espaço para brainstormings, revisão de estratégia e aprofundamento de contexto de mercado.
Uma vez que o método FCA permite identificar as causas de uma falha de projeto com alto impacto, a empresa obtém dados para prevenir que o mesmo aconteça, na mesma área ou em outros departamentos, fortalecendo a cultura de melhoria contínua em processos e produtividade empresarial.
Etapas do método FCA
Para entender melhor como o método FCA funciona, vamos nos aprofundar em cada uma das etapas que o compõem.
Assim como outras metodologias, o FCA se complementa facilmente com outras técnicas, ampliando a análise dos fatores de risco e ajudando a potencializar a gama de soluções propostas a partir do que foi mapeado:
1. Fato
Nessa primeira etapa, a pergunta a ser feita é ”qual foi o problema?”, de forma simples e objetiva.
Se uma empresa não atingiu a meta esperada, entender a razão que ocasionou isso é o ponto de partida para tomar decisões que possam reverter a situação, e evitar que ela se repita no futuro.
Gestores podem pedir descritivos detalhados para as equipes, do que foi feito e como foi feito, mas sempre olhando para dados concretos.
O problema pode ter sido um atraso de entrega, ou ainda uma mudança repentina de contexto de mercado. O importante é olhar no detalhe para identificar a causa real.
2. Causa
Sabendo qual foi o problema, é hora de entender as razões pelas quais ele surgiu.
Essa é uma das etapas mais importantes do método FCA, já que ela alimenta diretamente os insumos para tomada de decisão na etapa seguinte. Aqui, utilizam-se outros métodos e técnicas complementares, como o Diagrama de Ishikawa.
Uma vez que a causa é identificada, é possível controlar os efeitos de imediato e desenvolver novas soluções que evitem a sua ocorrência no futuro.
O Diagrama de Ishikawa, por exemplo, permite analisar a causa ao longo de todo o processo, identificando se ela teve origem em um único setor, ou se repetiu em mais de uma área, escalonando o problema.
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3. Ação
Por fim, a etapa de ação, como o nome mesmo já sugere, pede a execução do plano para corrigir o que deu errado e mitigar os riscos futuros. Aqui é onde a aplicação da metodologia 5W2H é efetiva, pois ela ajudará no desenho do plano de ação:
- 1. What / O que será feito?
- 2. Why / Por quê (baseado em dados das últimas etapas)?
- 3. Who / Por quem?
- 4. When / Quando (cronograma)?
- 5. Where / Onde?
- 6. How / Como?
- 7. How much / Quanto (definição de orçamento)?
É como se a empresa fizesse uma nova versão do planejamento que foi posto em prática, mas agora, com foco em obter resultados diferentes da primeira experiência.
Além disso, para garantir as boas práticas de execução e melhoria contínua nos processos, é possível contar com algumas ferramentas de qualidade que ajudam a organizar o fluxo.
Benefícios do Método FCA
As vantagens de aplicar o método FCA são extensas e abarcam não somente os envolvidos diretamente no projeto, mas a empresa como um todo.
O principal benefício é conseguir tratar de forma organizada e estratégica, problemas que demonstram complexidade e impacto profundo no gerenciamento do negócio.
Outro fator positivo do FCA é a padronização de levantamento e solução de problemas, uma vez que ele estipula passos bem definidos para a realização desse procedimento sempre que necessário.
Como o foco é sempre a causa raiz, a longo prazo, as organizações conseguem aumentar o controle da qualidade e mitigação de riscos de nível alto.
Além de tudo, é um método que facilita em diferentes níveis a implementação de uma cultura de melhoria contínua, fundamental para grandes empresas. Os resultados são redução de desperdícios, foco em produtividade, transparência de processos e agilidade na identificação de falhas críticas.
Como aplicar o Método FCA na prática?
Como mencionamos, o método FCA pode ser aplicado em conjunto com outras metodologias, mas a sua estrutura é relativamente simples. Já que o principal objetivo é buscar a causa, suas razões de ter ocorrido e estabelecer soluções, o fluxo se torna replicável.
Vamos considerar um novo exemplo: uma empresa de manufatura industrial que teve R$ 300 mil a menos que o previsto no faturamento dentro da meta estabelecida no planejamento.
Os C-levels junto com os times de gestão precisam acionar equipes para descobrir o que causou esse impacto tão relevante, para que a empresa não sofra com a necessidade de cortes, por exemplo.
Para aplicar o método, podemos usar os 5 porquês.
- Por que o faturamento foi R$ 300 mil a menos que o planejado?
Porque os fornecedores atrasaram a entrega de insumos essenciais, causando a redução na produção.
- Por que os fornecedores atrasaram a entrega?
Porque houve dificuldade em adquirir combustível em meio à crise.
- Por que não usamos outra forma de transporte?
Porque foi necessário reduzir custos em logística.
- Por que precisamos reduzir custos de logística?
Porque foi preciso aumentar a escala de produção interna.
- Por que precisamos aumentar a produção interna?
Porque precisávamos atingir a meta planejada.
Neste cenário, ao aplicar o FCA, temos:
Fato: a empresa teve R$300 mil a menos de faturamento.
Causa: atraso na entrega de insumos por parte de fornecedores.
Ação: investir em estoque de insumos e diversificar os meios de transporte de matéria-prima.
Método FCA e outras ferramentas de qualidade
Desde sua origem, o método FCA está diretamente relacionado a outras técnicas eficazes de resolução de problemas e ciclo PDCA.
Enquanto um problema persiste, ele impacta no atingimento de metas, obtenção de resultados e controle de qualidade. Ao combinar o mapeamento de fatos, causas e ações com planejar, fazer, analisar e agir, a empresa potencializa a qualidade de seus processos.
O impacto de um problema pode ser, por exemplo, o aumento de desperdícios, o que se atrela à metodologia Lean, visando reduzir essa ocorrência.
Em conjunto com os porquês, equipes podem ir a fundo nas causas e efeitos de impactos em cada tipo de processo, favorecendo a tomada de decisão estratégica e eficiente para cada caso.
Desafios e cuidados na aplicação
Embora o método FCA forneça benefícios como redução de problemas organizacionais, menos falhas de operação, aumento da qualidade, prevenção de ocorrências futuras, transparência de gestão e incentivo à inovação, ainda existem desafios. Sua aplicação deve ser feita de forma estratégica, e se possível, acompanhada de profissionais qualificados para isso.
Um dos principais desafios é acreditar que a causa foi identificada de imediato. Quanto mais profunda for a análise, mais completo será o entendimento do que está gerando o problema, permitindo uma ação mais efetiva e com menor aspecto paliativo. Em seguida, o monitoramento se torna essencial para coletar dados da implementação e confirmar a eficácia do que foi obtido.
Conclusão
O método FCA é uma ferramenta primária eficiente para identificar e solucionar problemas de forma criativa e inovadora nas empresas.
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