Processos que não funcionam como o esperado, ou que se acumulam e geram problemas no lugar de soluções. Estes não são cenários isolados, e costumam gerar impactos significativos na rotina de gestores de diferentes áreas corporativas.
Felizmente, soluções como a análise de processos estão disponíveis para mitigar esses impactos, ajudando no melhor preparo dos times em toda a sua estrutura.
Neste artigo, exploramos a definição de análise de processos, onde e como ela é aplicada, as ferramentas mais comuns em sua execução, além dos motivos que a tornam essencial nos principais modelos de empresas existentes hoje. Acompanhe a leitura.
O que é análise de processos?
A análise de processos (ou mapeamento de processos) propõe um entendimento (em diferentes escalas), da forma com que um ou mais processos são realizados, juntamente com seus efeitos (positivos e negativos), a partir do contexto em que atuam.
Com essa análise em mãos, gestores e outras áreas de tomada de decisão conseguem identificar aspectos de melhoria, relacionando causa e efeito em diferentes etapas da cadeia produtiva.
Em outras palavras, analisar processos é uma forma de encontrar, com metodologias, oportunidades de aumentar a performance dentro de um determinado contexto corporativo.
Dentro da análise de processos podem ser observados aspectos relacionados à produtividade (de times, equipamentos e ferramentas); custos (o que consome mais orçamento, mas não gera retorno) e qualidade (processos sobrepostos podem comprometer o foco em qualidade).
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Quando e por que realizar análise de processos?
Realizar a análise de processos, também chamada de BPA (Business Process Analysis), depende de alguns fatores, para que isso seja feito de forma estratégica.
Toda empresa deseja melhorar seus processos, principalmente quando isso pode resultar em mais produtividade, com menos custos.
Normalmente, uma análise de processos vai partir de uma necessidade organizacional (alguém já identificou um problema, e sugeriu agir antes que isso escale para algo maior).
A seguir entramos no detalhe de cada uma das etapas mais comuns que justificam a aplicação de uma análise de processos em uma empresa:
Identificação de gargalos e ineficiências
Embasando todo o seu conceito, a análise de processos visa identificar e remover os gargalos e ações ineficientes que integram os processos atuais.
Essas ‘falhas’ podem ser desde atrasos na entrega de produtos ou projetos, interrupções na linha de produção (contextos industriais) ou ainda baixa no nível de qualidade, por desalinhamentos nos próprios processos de verificação.
Alinhamento estratégico
Uma empresa só cresce de forma sustentável e eficiente, se toda a sua estrutura está alinhada com os objetivos estratégicos e de negócio.
Para isso, a análise de processos pode justamente contribuir no mapeamento de quais áreas impactam no alcance dos objetivos de negócio, permitindo a renovação dos fluxos em paralelo com a execução do plano reformulado.
Preparação para automação
Muitos setores ainda não estão totalmente integrados com a automação de processos, mas essa é uma mudança inevitável para empresas que querem se manter competitivas no mercado no futuro.
Partindo da análise de processos existentes, as organizações conseguem transpor os fluxos melhorados para funcionar dentro de ferramentas de automação, impactando diretamente nos ganhos financeiros e produtivos a médio e longo prazo.
Quais são as etapas da análise de processos?
Quem acompanha o conteúdo da AEVO de maneira recorrente, percebe facilmente que sempre mencionamos a importância de adaptar as diferentes metodologias ao contexto da empresa.
Com a análise de processos não é diferente, pois o objetivo e a forma com que cada etapa é realizada, pode direcionar para caminhos distintos, embora o foco final seja a melhoria do que está sendo analisado.
Planejar e identificar o processo-alvo
A primeira etapa da análise de processos para negócios e empresas é identificar qual processo será trabalhado e desenhar um planejamento.
O que será feito com essa análise? A empresa precisa reduzir custos? Otimizar processos a partir da implementação de uma nova ferramenta? Entender a necessidade de aumentar os times em determinada área? Isso define o restante das ações.
Mapear o processo atual
Com o processo-alvo definido, é hora de mapear ativamente como ele funciona. Quais são as áreas envolvidas? Existem responsáveis específicos ou a gestão é horizontal? Qual o impacto de cada uma das etapas deste processo para a sua finalização eficaz?
Nesta etapa, consultar dados como fluxogramas e pré-desenhar um modelo ideal a partir do que já existe, pode ser útil mais para frente.
Analisar dados, desempenho e pontos críticos
Com o mapeamento feito, é hora de analisar de fato o processo em cada detalhe. Quais são os ganhos e perdas? Existe um único fator que impacta diretamente no desempenho desse processo em relação aos demais? O histórico deste processo indica que ele precisa ser substituído por completo, ou existem formas de adaptar para o contexto atual da empresa?
Propor melhorias e redesenhar o processo
Com as perguntas da etapa anterior, é comum que seja criado um grupo multidisciplinar (não necessariamente com pessoas só da gestão), para discutir e propor melhorias ao que foi mapeado.
Uma solução proposta por uma área totalmente técnica pode ser complementada por outra área com uma atuação mais diluída dentro da empresa.
Implantar e monitorar com indicadores e ciclos iterativos
É possível incluir o ciclo PDCA na análise, não somente nesta etapa final. Com a revisão do que foi mapeado, entende-se que o processo na sua nova versão deve trazer as melhorias desejadas, o que pode não acontecer de imediato.
Para isso, aplicar ciclos como o PDCA permite que a empresa tenha uma visão mais estratégica desses fluxos, implementando melhorias contínuas e integrando esse tipo de processo à cultura interna.
Ferramentas úteis na análise de processos
Além dos fluxogramas já mencionados, existe a possibilidade de integrar outras ferramentas dentro da análise de processos, como a SIPOC. Ela é uma ferramenta visual que categoriza fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes de um determinado fluxo, facilitando o mapeamento de pontos críticos.
Paralelamente, muitas organizações recorrem à estudos de tendências e benchmarking, justamente para traçar um comparativo de como o mercado atua em relação a um processo que está sendo analisado. Isso funciona para identificar boas (e novas) práticas que possam ser absorvidas nos processos renovados, contribuindo para uma evolução contínua na melhoria de cada um deles.
Justamente por atuar na renovação dos processos, a análise é um recurso que beneficia empresas que estão em processos de inovação.
Ferramentas de análise de processos que facilitam a implementação de práticas inovadoras tendem a acelerar ainda mais o crescimento de empresas, de forma estratégica e personalizada com o objetivo de negócio.
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Modelos e metodologias complementares
Dentro da análise de processos, empresas conseguem de forma extremamente facilitada realizar a integração com ferramentas e outras metodologias de gestão de processos e melhoria contínua, como BPM e PDCA.
Isso permite ampliar os benefícios da análise, uma vez que o mapeamento dos processos passa a ser contínuo, juntamente com um reforço da cultura organizacional voltada para inovação e melhores práticas de gestão.
Como os resultados obtidos na análise vão ser muito particulares, assim como suas tratativas, as empresas podem aplicar uma vasta diversidade de fluxogramas e metodologias.
Existem aquelas que vão ser específicas para contextos industriais, como aquelas que vão aderir de forma mais flexível em áreas como marketing ou criação de produtos e soluções.
Dicas práticas
Agora, vamos reunir dicas práticas que impactam diretamente na qualidade da execução e resultados de uma análise de processos.
O mais importante é dar prioridade aos processos críticos e que permitam uma visibilidade ampla do seu impacto na cadeia produtiva. Isso pode ser feito com observação direta (pelos envolvidos na rotina de cada área), e também pela coleta de dados.
E falando em dados, é mais que sugerido buscar e utilizar ferramentas que auxiliem tanto na etapa de coleta, quanto de resoluções.
Programas de inovação e práticas cujo objetivo é engajar os times para entender o problema a fundo e propor soluções são exemplos viáveis nesse processo. Nenhuma solução, por mais efetiva que seja, dura para sempre, então considerar a construção de uma cultura de melhoria contínua também é algo essencial.
De início, o importante é buscar entender o problema em suas diferentes camadas, e assim, direcionar as demais etapas para que sejam geradas soluções compatíveis com a complexidade do que está impactando determinado processo dentro da organização.
Conclusão
De fato, nem todas as empresas possuem maturidade de processos suficiente para executar esse tipo de análise de processos do início ao fim, então soluções como as da AEVO podem facilitar essa implementação dentro das organizações.
A AEVO é uma Plataforma de Gestão da Inovação que oferece tecnologia robusta para estruturar e gerar resultados em programas de inovação corporativa, aplicando análises e identificando oportunidades, sempre avaliando soluções estratégicas direcionadas para as dores de cada negócio.
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