A melhoria de processos é uma das práticas que mais desperta interesse e investimento em empresas ao redor do mundo.
Também conhecida como BPI, Business Process Improvement, conquistar a melhoria de processos internos exige um conjunto de ações que auxiliam corporações a atingirem seus objetivos com mais eficiência.
Em outras palavras, investir em melhoria de processos é olhar para o 360º da empresa, uma vez que isso impacta colaboradores, modelo de negócio e até na percepção de mercado da empresa.
Neste artigo, vamos explorar mais sobre a melhoria de processos e esclarecer o porquê esse tema merece sua atenção. Siga a leitura.
O que é melhoria de processos?
Melhoria de processos (ou BPI) se refere a um conjunto de práticas e iniciativas que busca analisar os processos atuais e aprimorá-los na prática, com objetivo de promover mais eficiência operacional, redução de custos, aumento da produtividade, satisfação dos colaboradores e clientes.
O BPI busca mapear e avaliar todo o escopo atual da empresa, filtrar o que gera impacto negativo e reformular esses pontos para obter as melhorias desejadas.
O resultado final é aumentar a entrega de valor, seja para o cliente ou para a própria empresa, como falaremos mais adiante. Em resumo, a prática gera resultados positivos para o negócio através da melhoria contínua.
Com cenários de mercado cada vez mais competitivos, as empresas precisam investir em soluções que consigam impulsionar seu nível de eficiência, em diferentes aspectos. E é nesse cenário que a melhoria de processos entra em evidência.
Essa é uma estratégia que envolve diferentes metodologias, com foco em otimizar cada área do negócio.
Para além dos benefícios óbvios da otimização de processos internos, o BPI é importante para que a empresa consiga manter e aumentar seu potencial.
Basta olharmos para o contexto em pleno curso das inteligências artificiais, e como empresas de todos os segmentos estão sendo direcionadas a adaptarem seus processos para se manterem relevantes.
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Desafios na implementação
As organizações que conseguiram se adaptar, ou que já surgiram em um contexto moderno, possuem mais facilidade em reconhecer a importância da melhoria de processos. Mas isso não significa que a implementação é fácil, especialmente em momentos de reestruturação forçada.
Um dos principais desafios é a resistência, não só da parte operacional, mas também dos cargos de gestão. Mudança exige movimento, e nem todas as pessoas estão abertas a abrirem mão do que, em teoria, para elas funciona, em prol de algo desconhecido e proposto por terceiros.
Esse fator de resistência pode ser ainda mais impactante se não existe uma cultura organizacional sólida, principalmente voltada para a melhoria contínua. Nesse sentido, é preciso um esforço maior para comunicar a necessidade de mudança, apontar seus efeitos práticos e investir em uma implementação por etapas.
Por fim, o que mais impacta a implementação de melhorias é a ausência de dados.
Por que mudar se já está funcionando do jeito que está? O que comprova que a melhoria proposta realmente vai tornar os processos melhores? São perguntas que integram a resistência mencionada anteriormente, mas que vão ser usadas principalmente por C-levels para validar o novo modelo.
Principais benefícios
Não temos como falar da melhoria de processos, sem falar sobre os seus benefícios, já que eles estão diretamente atrelados. Uma empresa que investe na implementação de BPI, consequentemente visa usufruir dos impactos positivos em toda a cadeia de produção.
Aumento da produtividade
A eficiência operacional torna as equipes mais organizadas, integradas e engajadas, estruturas sólidas e processos fluidos.
Ao melhorar os processos, toda a produtividade é beneficiada, já que a empresa consegue focar no que realmente gera resultado, qualitativo e quantitativo.
Redução de custos e retrabalhos
Imediatamente após aplicar melhoria de processos, as empresas enxergam redução de custos e nas etapas de retrabalho.
Isso acontece pois a implementação de BPI visa remover tudo que impacta negativamente a gestão e operação de uma empresa, aprimorando os fatores que contribuem para seu bom funcionamento.
Melhoria na qualidade de produtos e serviços
Com menos desperdício de recursos, é possível investir em novas técnicas de controle de qualidade, sistemas automatizados e até mesmo matéria-prima com ainda mais qualidade. O resultado é um aumento de valor percebido na entrega dos produtos e serviços.
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Maior satisfação de clientes e colaboradores
Melhores produtos e serviços impactam em clientes mais satisfeitos. Plataformas de inovação podem ser utilizadas para desenvolver ideias e soluções que atendam as dores e desejos dos clientes.
Além disso, ao contar com um sistema desses, é possível avaliar como está o engajamento dos colaboradores quanto ao compromisso com a melhoria contínua e inovação no negócio, e entender quais pontos ainda precisam ser otimizados, ou que podem ser aprimorados.
Agilidade e flexibilidade organizacional
Uma gestão por processos permite uma visão do todo, ou seja, menor tempo de resposta em situações de crise e menos impacto no fluxo de produção. Além disso, processos mais organizados tendem a oferecer uma flexibilidade maior, especialmente em momentos de crescimento do negócio.
Metodologias para melhoria de processos
A melhoria de processos estabelece objetivos com base nos benefícios, e sua implementação pode ser feita através de diferentes metodologias. Conheça as principais, seus conceitos e principais características na implementação dentro de empresas:
1. Ciclo PDCA
É uma das metodologias que ajuda a estabelecer uma organização inicial, mas que foca na melhoria contínua.
As etapas do PDCA são: planejar, fazer, analisar e agir, e possibilitam às empresas sempre revisar seus processos internos, reformulando sua estrutura conforme necessidades próprias e até mesmo movimentações repentinas de mercado.
2. Six Sigma
O Six Sigma é uma metodologia mais voltada para um momento posterior da melhoria de processos, com objetivo de aprimorar o que já foi feito.
Na indústria, sua aplicação reduz a variedade dos processos, priorizando as etapas que resultam em maior qualidade no produto final.
3. Lean Manufacturing
A metodologia de produção enxuta, ou Lean Manufacturing, é muito utilizada em situações que exigem redução de custos e desperdícios, aumento de produtividade e foco na qualidade do produto final. Sua origem atrelada ao Sistema Toyota a tornou referência em vários segmentos industriais.
4. Business Process Management (BPM)
Embora interligadas, BPI e BPM atuam em momentos distintos.
O modelo BPM olha para o negócio como um todo, ajudando a mapear os processos que serão melhorados dentro da implementação de BPI.
Com isso, a empresa consegue realizar uma gestão integrada e aplicar melhoria contínua de processos, atrelada ao objetivo de negócio.
Etapas da melhoria de processos
Independente da metodologia escolhida, a melhoria de processos acontece em etapas, coletando dados e outros insumos que serão utilizados para gerar o novo modelo.
Algumas dessas etapas podem exigir mais complexidade do que outras, especialmente em relação ao tamanho da empresa e o impacto dos processos atuais no fluxo de produção.
1. Mapeamento e diagnóstico dos processos atuais
Tudo começa com um bom mapeamento. Aqui é necessário reunir todos os fluxogramas e outros métodos que ofereçam visibilidade de como os processos atuais são construídos e executados na prática. Com a visão do todo, é possível partir para uma análise mais profunda dos pontos de ruído.
2. Identificação de falhas e gargalos
Após realizar a análise de processos numa visão 360º, é nesta etapa que os times identificam com mais precisão onde ocorrem as falhas.
Pode-se optar por uma categorização, como falhas leves, médias e graves, associando ao impacto no produto ou serviço final da empresa.
É importante associar essa etapa com a coleta de dados, como percentual de desperdício de matéria-prima, ferramentas que não são utilizadas e até mesmo mão-de-obra alocada de forma improdutiva. Isso ajuda na criação de relatórios, que podem justificar a necessidade da melhoria de processos.
3. Proposição de melhorias
Com a análise em mãos, é hora de montar relatórios e outros materiais que contrastem o processo atual, com a melhoria proposta.
Ressalte os impactos esperados, baseando-se nos números coletados anteriormente. Também é válido incluir um plano de comunicação para as áreas operacionais, já que essa mudança impacta diretamente esse tipo de setor.
4. Implementação das mudanças
Com o plano de ação aprovado, chegou o momento de implementar. Um cronograma estruturado por áreas, identificando corretamente cada responsável e seus prazos, é uma forma de garantir um controle melhor da realização do projeto, assim como redistribuir etapas em função de imprevistos de tempo, orçamento e fatores externos.
5. Monitoramento e avaliação
Com o projeto de melhoria implementado, o caminho seguinte é investir em melhoria contínua, que nada mais é do que aplicar uma das metodologias anteriores. Isso garante que a empresa consiga se atualizar em relação às mudanças orgânicas de gestão, modelo de negócio e contexto externo, assim como o alinhamento entre times, gestores e mercado.
É nessa etapa, também, que acontecem os ajustes na definição de KPIs, monitoramento e relatórios de desempenho. Uma melhoria implementada que trouxe bons resultados pode ser replicada, enquanto outra que não surtiu tanto efeito pode ser revista, mas sempre com base em dados.
Ferramentas que auxiliam na melhoria de processos
Para favorecer o sucesso das implementações de melhorias de processos, são inúmeras as ferramentas disponíveis que auxiliam suas etapas.
Algumas são específicas para inovações tecnológicas, enquanto outras conseguem ser versáteis o suficiente para empresas contábeis e até indústrias.
- Diagrama de Ishikawa: associando causa e efeito, é uma ferramenta que ajuda a identificar exatamente quais os pontos na etapa de mapeamento que estão gerando impacto na cadeia de produção;
- Matriz GUT: auxilia na priorização de cada processo mapeado, em função de gravidade, urgência e tendência, atrelando sua aplicação aos benefícios a curto, médio e longo prazo;
- Software de gestão de processos: permite a criação de quadros para cada equipe, gestão remota, visualização em tempo real de capacity e integração com outras ferramentas digitais.
Exemplo de aplicação da melhoria de processos
A MRV & Co, atuando no setor imobiliário há anos, entendeu que gerenciar processos manuais e ter equipes com pouco reconhecimento, impactava em seus resultados.
A partir da implementação de uma ferramenta de inovação focada em melhoria de processos (o AEVO Innovate), a empresa conseguiu automatizar fluxos dentro de uma única ferramenta, o que transformou a gestão de processos.
Times mais engajados, centralização de fluxos de inovação e a praticidade de uma única ferramenta para gerir tudo isso gerou cerca de R$30 milhões em economia para a empresa e mais de 4 mil colaboradores engajados no programa.
Conclusão
A melhoria de processos é um dos pilares de qualquer empresa inovadora e que preza pelo crescimento sustentável.
Se a sua empresa deseja investir na melhoria de processos de forma estruturada, com metodologia e as os recursos essenciais para ter resultados significativos, pode contar com a AEVO.
AEVO é uma plataforma completa de Gestão da Inovação, com tecnologia de ponta, recursos de inteligência artificial e consultoria especializada, já auxiliou mais de 400 empresas do Brasil e do Exterior a alcançarem resultados fantásticos com a inovação e melhoria contínua.
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