Criado com o objetivo de facilitar a implementação de fluxos de melhoria contínua no mundo corporativo, o ciclo de Deming funciona em etapas (planejamento, execução, verificação e ação), mapeando e otimizando o controle de todas as atividades essenciais para o bom andamento do negócio.
Empresas e organizações de qualquer tamanho podem aplicar o ciclo de Deming, uma vez que o propósito final seja melhorar as atividades internas. Vamos explorar mais sobre este conceito, técnicas de aplicação e cases de sucesso. Siga a leitura.
O que é o ciclo de Deming (PDCA)?
Também conhecido como PDCA, o ciclo de Deming é um método de melhoria contínua, muito utilizado por empresas e organizações, para facilitar o atingimento de metas e objetivos. O nome PDCA vem das quatro fases que integram o método: planejar (plan), executar (do), verificar (check) e agir (act).
Criado em 1930 pelo estatístico americano, Walter A. Shewhart, o ciclo de Deming começou a ganhar projeção em meados dos anos 1950.
O professor William Edwards Deming foi um dos responsáveis pela sua disseminação, e por isso o nome do método ficou associado a ele.
Desde o início, o ciclo de Deming serviu para buscar melhorias no funcionamento das empresas, permitindo antecipar e resolver problemas de desempenho, e desenvolver planos de ação mais estratégicos e eficientes. Com isso, as empresas podem focar mais em aspectos de qualidade, enquanto ganham eficiência e escalabilidade operacional.
Leia mais:
Eficiência operacional: o que é, como calcular e importância
Como identificar oportunidades de melhoria nas empresas?
As quatro etapas do Ciclo de Deming
Com o passar do tempo, o ciclo de Deming foi ganhando relevância e adoção por empresas de diferentes tamanhos e segmentos.
Atualmente, é um dos métodos mais procurados por quem precisa otimizar a gestão de qualidade e focar em melhorias contínuas em processos produtivos de empresas.
Passamos brevemente por essas etapas no início, mas agora vamos esclarecer quais as características de cada uma, além do seu objetivo dentro do método PDCA, ou Deming.
Planejar (Plan)
Qualquer empresa precisa desenhar um planejamento estratégico para alcançar objetivos de forma sustentável e eficaz.
A primeira etapa do ciclo de Deming propõe justamente isso, com o levantamento prévio de todas as áreas que possuem algum problema ou que indicam oportunidades de melhoria.
A partir deste levantamento, as empresas conseguem obter insumos para entender o que está afetando o atingimento de metas. Em seguida, é elaborado um plano de ação, que mitigue as falhas atuais e direcione os processos para um fluxo mais produtivo e acompanhado de perto.
Em relação a outras metodologias, como o 5s, o planejamento no PDCA também envolve ”preparar o terreno” para as melhorias necessárias. Portanto, é nessa fase que as empresas catalogam tudo o que não tem efetividade nos resultados, para dar lugar ao que pode ser útil de fato.
Executar (Do)
A segunda etapa do ciclo de Deming convida a tomar as ações propriamente ditas. Com base no planejamento realizado na etapa anterior, é aqui que a empresa define a melhor maneira de fazer a transição para o novo modelo otimizado.
É uma etapa que pode ser configurada de muitas formas, apostando principalmente em momentos de comunicação, treinamentos e adequação de equipes. Também é uma das etapas que está relacionada à implementação de novas ferramentas, visando modernizar processos com auxílio de recursos digitais.
Continue aprendendo: 7 Ferramentas de inovação que você precisa conhecer
Verificar (Check)
Na terceira etapa, de verificação, o ciclo de Deming sugere o monitoramento e análise dos resultados obtidos com as mudanças recentes. É o momento de resgatar os objetivos pré-estabelecidos e entender o que foi atingido, assim como rever o que não fluiu como o esperado.
Em processos de inovação, é nesta etapa que ocorre a apresentação de MVPs e protótipos, antes do início da etapa de desenvolvimento final.
Empresas conseguem obter insights sobre o uso de tecnologias, adequar a alocação de equipes e identificar pontos que possam impactar futuramente no atingimento das metas.
Agir (Act)
Com base nos insights obtidos na etapa anterior, a quarta e última etapa do ciclo de Deming pede para agir. Este é o momento para corrigir o que não foi executado com base no planejamento, rever falhas e imprevistos, e investir em ações de prevenção.
Tendo em mãos o mapeamento aprofundado das melhorias que foram implementadas com sucesso, a empresa pode dedicar o tempo para padronizar essas ações. Guias de conduta, manuais e outros documentos auxiliam nesta etapa, assim como a atualização de treinamentos para equipes futuras.
Em outras palavras, este é o momento de usufruir da eficiência operacional obtida através das demais etapas do ciclo.
O importante é não se enraizar nos resultados iniciais, buscando manter a melhoria contínua e o foco em alinhar os objetivos de negócio com a parte operacional, sempre que necessário.
Benefícios da implementação do Ciclo de PDCA
Além de toda a parte de melhoria contínua dos processos, o ciclo de PDCA é uma excelente forma de prever e resolver problemas nos fluxos de produção das empresas.
Conforme os processos vão sendo otimizados, ocorre a redução de erros e retrabalho; aumento da satisfação dos clientes e investimentos, em função de uma maior eficiência e produtividade internas.
Este é um dos métodos que consegue contribuir ativamente no entendimento, de médio e longo prazo, da empresa em relação a seus produtos e serviços, permitindo um mapeamento de quais áreas conseguem operar com mais autonomia, quais setores precisam de auxílio e ainda onde existe oportunidade de escalar o negócio.
Como aplicar o Ciclo de Deming na prática?
Embora seja relativamente simples na sua proposta, a aplicação do ciclo PDCA exige um bom planejamento, personalizado para as necessidades de cada corporação.
O envolvimento de times direcionados, engajados e o uso de canais de comunicação com transparência e estratégia facilitam o sucesso da aplicação do ciclo.
Identificação de áreas críticas na organização
A melhor forma de aplicar o ciclo é estruturando sua realização conforme as etapas que o integram. Uma empresa que realiza pouco ou nenhum controle de processos, vai ter um ponto de partida bem diferente de uma empresa que já possui uma estrutura de controle de qualidade.
Ao identificar a ausência de processos, a empresa consegue analisar o impacto dessa situação nas cadeias produtivas e no atingimento de metas.
Em processos já existentes, é possível identificar gargalos e outros pontos de melhoria que consigam direcionar os recursos para resultados mais eficientes.
Formação de equipes multidisciplinares
A primeira etapa do PDCA é geralmente concentrada na hierarquia de gestão, por mais que equipes de dados e marketing contribuam ativamente na construção das primeiras análises.
Com o diagnóstico em mãos, é sugerido reunir times multidisciplinares que ajudem a listar soluções para os problemas mapeados.
Além de reunir diferentes pontos de vista sobre um mesmo problema, a empresa consegue promover a integração de áreas que antes não teriam a oportunidade de interagir. Isso fortalece o relacionamento dos colaboradores e também resulta em uma percepção mais transparente por parte da empresa com as pessoas.
Outro benefício é a atuação simultânea em diferentes áreas. Se um problema identificado foi o excesso de etapas de aprovação de um produto, cada pessoa da equipe consegue levantar formas de melhoria para mitigar o evento, sem que isso precise ser feito em um time por vez.
Utilização de ferramentas de apoio
Com tantas ideias em jogo, é necessário organizar o fluxo de pensamento e também a documentação de todas as etapas do ciclo. Para isso, não faltam recursos e ferramentas (digitais ou analógicas), que facilitam a execução de cada uma delas.
Quadros interativos, fluxogramas, Kanban, dashboards e formulários são apenas alguns exemplos. Eles organizam os dados para melhor visualização de gestores e C-levels, ativam a criatividade em etapas de brainstorming e a personalização garante que cada empresa adeque o processo da sua maneira.
Monitoramento contínuo e ajustes conforme necessário
Um sistema de gestão da qualidade efetivo e duradouro é aquele que reconhece a necessidade de revisão regularmente.
Por mais que os resultados obtidos após a aplicação do ciclo de Deming sejam positivos, com o tempo, pode ocorrer uma defasagem dos processos.
Em um cenário onde novas tecnologias surgem diariamente, cada vez mais poderosas, mesmo as empresas com uso de alta tecnologia precisam atualizar seus processos em busca de melhorias contínuas.
O uso de várias das ferramentas listadas acima permite identificar quando uma nova ação é necessária, inclusive prevendo perdas de eficiência.
Exemplos de aplicação do Ciclo de Deming
Em 2023, uma empresa do ramo alimentício conseguiu reduzir em quase 55% a sua indisponibilidade de equipamentos para manutenção. O impacto foi de mais de 50% na queda de perda de produção por conta da falta de maquinário.
Além da definição de metas, foram implementados diagramas para mapear os setores que ocasionaram perdas constantes.
A utilidade do ciclo de Deming pode ser comprovada em diferentes nichos, justamente por sua estrutura simples, que parte do planejamento e definição de metas personalizadas.
Com a variedade de ferramentas disponíveis hoje, as empresas conseguem usufruir dos benefícios deste tipo de método, principalmente quando o foco é inovação.
Conclusão
O ciclo de Deming impacta na otimização de processos, ajudando a resolver problemas de maneira eficiente e identificar novas oportunidades para o crescimento da organização.
Se a sua empresa deseja implementar iniciativas de melhoria contínua na sua empresa, pode contar com a AEVO.
AEVO é uma plataforma completa para Gestão da Inovação e Melhoria Contínua, que apoia todo o processo de inovação com tecnologia, dados e IA em seu software; e entrega projetos personalizados por meio expertise da sua área de consultoria em inovação.
