Compliance: o que é, qual a função e os 3 tipos

Compliance é um termo com origem no verbo em inglês “to comply”, significando “cumprir” algo ou “estar em conformidade”. No contexto organizacional, o compliance se refere ao conjunto de políticas e procedimentos que uma empresa adota para garantir que suas atividades estejam de acordo com as leis, regulamentos e padrões éticos aplicáveis ao seu setor.

As discussões sobre compliance vem ganhando uma importância considerável. O conceito, atualmente, ocupa uma posição central nas estratégias corporativas, respondendo à crescente complexidade regulatória e à demanda por ética nos negócios.

A importância de compliance não se restringe apenas a evitar multas e sanções legais. Ele vai além, abrangendo a construção de uma reputação sólida, a fidelização de clientes e a atração de investidores.

Empresas que se destacam em suas práticas de compliance são vistas como confiáveis, transparentes e comprometidas com a ética e a responsabilidade social.

Em tempos de incertezas e mudanças rápidas, garantir que todas as operações estejam em conformidade com as regulamentações vigentes é essencial para a sustentabilidade e o sucesso a longo prazo das organizações.

Saiba o que é compliance, qual sua relevância para a gestão corporativa, os diferentes tipos existentes e os benefícios de sua implementação. Confira também as etapas fundamentais para estruturar um programa de compliance na sua empresa.

O que é compliance?

Compliance é um termo com origem no verbo em inglês “to comply”, significando “cumprir” algo ou “estar em conformidade”.

No contexto organizacional, o compliance se refere ao conjunto de políticas e procedimentos que uma empresa adota para garantir que suas atividades estejam de acordo com as leis, regulamentos e padrões éticos aplicáveis ao seu setor.

O conceito de compliance envolve a criação de mecanismos e controles internos que permitam à empresa operar de maneira íntegra e transparente.

Ele inclui a implementação de códigos de conduta, programas de treinamento para funcionários, sistemas de monitoramento e auditoria, e canais para a denúncia de irregularidades.

A área de compliance abrange diversos aspectos das operações empresariais, incluindo questões regulatórias, financeiras, trabalhistas, ambientais e de proteção de dados.

Através de um programa de compliance bem estruturado, uma empresa consegue identificar, avaliar e mitigar riscos que possam comprometer sua integridade e reputação nesses campos.

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Importância do compliance para as empresas

A preocupação com o compliance é fundamental para qualquer organização que busca operar de maneira ética, eficiente e sustentável. O conceito é essencial para evitar penalidades legais e financeiras que podem comprometer seriamente a saúde financeira e a reputação de uma empresa.

Em um cenário onde a legislação e as regulamentações estão em constante evolução, estar atento e de acordo com essas normas se torna ainda mais importante.

Além do que está escrito nas leis, existem também questões culturais, que variam de um país para o outro e até mesmo entre as regiões de uma nação.

A implementação de um programa robusto de compliance reflete o compromisso da empresa com a integridade e a responsabilidade, tanto interna quanto externa.

Ela fortalece a confiança entre colaboradores, clientes, investidores e demais stakeholders, criando um ambiente de negócios mais seguro e previsível.

A transparência e a adesão às normas éticas não apenas protegem a empresa de riscos legais, mas também promovem uma cultura saudável, onde os profissionais se sentem seguros e valorizados.

Além disso, o compliance é um diferencial competitivo. Empresas que demonstram um alto padrão de conformidade legal e responsabilidade ética são mais atraentes para investidores e parceiros de negócios, que buscam minimizar riscos associados a práticas inadequadas.

A confiança gerada por um sólido programa de compliance pode abrir novas oportunidades de mercado, parcerias estratégicas e crescimento sustentável.

Nesse ponto, o tema se aproxima da pauta ESG, que oferece direções para a atuação ambiental (environmental), social e de governança, e vem ganhando importância como uma forma de avaliar a responsabilidade ética das organizações.

Tipos de compliance

Os três tipos de compliance

O compliance se desdobra em algumas vertentes no contexto empresarial, cada uma com foco em diferentes aspectos da operação e governança corporativa.

Compreender esses tipos é essencial para garantir políticas de compliance abrangentes e eficazes dentro de uma organização.

1. Compliance regulatório

O compliance regulatório diz respeito à conformidade com leis e regulamentações específicas aplicáveis ao setor em que a empresa opera.

Ele se preocupa com normas como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) e a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA).

A conformidade legal não apenas evita penalidades pela quebra de uma regulamentação, como também protege a empresa de riscos financeiros.

A implementação de práticas de compliance regulatório garante que a organização esteja sempre atualizada e em conformidade com as mudanças na legislação.

2. Compliance corporativo

O compliance corporativo envolve a adesão a políticas internas e códigos de conduta estabelecidos pela própria empresa.

Ele inclui diretrizes sobre como os funcionários devem agir, as práticas aceitáveis no ambiente de trabalho e as expectativas de comportamento profissional.

A conformidade com essas políticas internas é crucial para manter a ordem e a integridade dentro da organização.

A governança corporativa eficiente depende fortemente da capacidade de todos os membros da empresa seguirem essas diretrizes, promovendo um ambiente de trabalho harmonioso e produtivo.

3. Compliance ético

O compliance ético vai além das normas legais e políticas internas, focando em garantir que o comportamento dentro da empresa esteja alinhado com padrões elevados. Ele envolve práticas que promovem a integridade, a transparência e a responsabilidade em todas as ações empresariais.

A implementação de programas de compliance ético ajuda a cultivar uma cultura de honestidade e respeito, tanto internamente quanto nas interações externas da empresa.

A prática favorece a reputação do negócio, fortalecendo a confiança de clientes, parceiros e da comunidade em geral.

Benefícios do compliance

A implementação de políticas de compliance dentro de uma empresa não é apenas uma exigência regulatória, mas também uma estratégia que traz diversos benefícios.

A adesão aos mecanismos de regulamentação e conformidade legal cria um ambiente corporativo sólido e confiável, essencial para o sucesso a longo prazo.

Redução de riscos

A principal vantagem do compliance é a mitigação de riscos legais e financeiros. Seguir as regulamentações e manter-se em conformidade legal reduz drasticamente a probabilidade de enfrentar multas, penalidades ou processos judiciais.

Os riscos de compliance, quando não gerenciados adequadamente, podem resultar em consequências severas.

Um programa robusto protege a empresa contra esses perigos, garantindo que todas as operações estejam dentro dos parâmetros legais.

Melhoria da reputação

Manter a conformidade com as regulamentações e políticas de compliance fortalece a imagem da empresa. Uma organização que demonstra comprometimento com a legalidade e a ética é vista como confiável e responsável, o que atrai clientes, investidores e parceiros de negócios.

A melhoria da reputação é um ativo intangível, mas extremamente valioso, que pode diferenciar a empresa em um mercado competitivo.

Organizações conhecidas por seu alto padrão de compliance tendem a construir relacionamentos mais fortes e duradouros com todas as partes interessadas.

Eficiência operacional

O compliance também contribui para o aumento da eficiência operacional. Processos claros e bem definidos, estabelecidos através das políticas de compliance, ajudam a evitar ambiguidades e confusões dentro da organização.

A prática otimiza o fluxo de trabalho, reduzindo desperdícios e aumentando a produtividade.

A eficiência operacional resultante de uma boa gestão de compliance permite que a empresa funcione de maneira mais suave e eficaz, utilizando melhor seus recursos e maximizando o desempenho.

Como implementar um programa de compliance

Etapas para implementação de um programa de compliance

Implementar um programa de compliance efetivo é uma tarefa essencial para garantir que uma empresa esteja em conformidade com as leis, regulamentos e padrões éticos aplicáveis.

Confira as etapas fundamentais para adotar políticas de compliance na sua empresa.

1. Diagnóstico e planejamento

Um programa de compliance eficaz começa com um diagnóstico detalhado e um planejamento estratégico. Este passo inicial permite identificar as áreas de risco dentro da empresa e desenvolver políticas que mitiguem os riscos de compliance.

O diagnóstico envolve uma análise minuciosa de todas as operações e processos para identificar onde os riscos de conformidade são mais elevados. A organização deve avaliar fatores como:

  • Setor de atuação: diferentes indústrias possuem regulamentações rigorosas que podem impactar as operações. Setores como saúde, financeiro e tecnologia, por exemplo, têm requisitos específicos que devem ser observados;
  • Localização: as regulamentações variam de acordo com o país ou os estados em que a empresa opera. É importante considerar tanto as leis locais quanto internacionais;
  • Processos: analise processos críticos em áreas como compras, vendas, finanças e recursos humanos para identificar possíveis vulnerabilidades;
  • Histórico: avalie o histórico da empresa em termos de conformidade e identifique áreas onde ocorreram violações ou riscos de compliance elevados no passado.

2. Desenvolvimento de políticas e procedimentos

Com base na identificação das áreas prioritárias, a próxima etapa é o desenvolvimento de políticas que abordem os riscos de compliance. As políticas devem ser claras, abrangentes e alinhadas com os objetivos de negócios da empresa.

O próximo passo é desenvolver um código de conduta para consolidar as políticas, acompanhado por diretrizes internas que orientem o comportamento e as operações diárias da empresa. O código deve:

  • Ser redigido de maneira clara e direta, facilitando a compreensão por todos os colaboradores, independentemente de seu nível hierárquico;
  • Estar disponível para todos, tanto em formato digital quanto impresso, e ser facilmente acessível em qualquer momento;
  • Cobrir todos os aspectos relevantes do comportamento ético, incluindo integridade, transparência, respeito e conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis;
  • Ser revisado e atualizado regularmente para refletir mudanças nas regulamentações e nas práticas da empresa.

3. Treinamento e capacitação

Estes pontos são fundamentais para a eficácia de um programa de compliance.

A implementação de políticas e procedimentos só será bem-sucedida se todos os colaboradores entenderem suas responsabilidades e souberem como agir em conformidade com as diretrizes estabelecidas.

O primeiro passo é desenvolver um programa de treinamento abrangente que cubra todos os aspectos das políticas de compliance. Ele inclui a introdução ao código de conduta, os procedimentos específicos e as melhores práticas de conformidade.

O treinamento deve ser contínuo e incluir todos os níveis da organização, desde a alta gestão até os funcionários operacionais.

Considere as adaptações necessárias às diferentes funções dentro da empresa, garantindo que cada departamento receba informações relevantes e específicas para suas operações.

4. Monitoramento e auditoria

O monitoramento e a auditoria são essenciais para garantir a eficácia do programa de compliance e identificar áreas que necessitam de melhorias.

O monitoramento contínuo envolve o uso de ferramentas e sistemas para acompanhar a conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos, com análise de dados, revisão de relatórios e verificações periódicas.

As auditorias são uma parte crítica desse processo, pois permitem uma avaliação independente e objetiva da conformidade.

As auditorias internas devem ser realizadas regularmente para identificar possíveis desvios e garantir que as políticas de compliance estão sendo seguidas corretamente.

Além disso, auditorias externas podem ser conduzidas para fornecer uma visão imparcial e identificar áreas que tenham sido negligenciadas internamente.

Um sistema eficaz de monitoramento e auditoria também inclui canais para relatar violações e a proteção de quem os utiliza.

Os colaboradores devem ter um meio seguro e confidencial para apontar qualquer comportamento fora das políticas de compliance. Cabe à empresa responder rapidamente a essas denúncias, investigando e adotando as medidas necessárias.

Desafios na implementação de compliance

Implementar um programa de compliance eficaz atravessa desafios como o ajuste da cultura organizacional, a gestão adequada das mudanças e a alocação dos recursos necessários.

Adaptação à cultura organizacional

A adaptação à cultura organizacional é um aspecto crítico. Cada empresa possui uma cultura única, com valores, práticas e comportamentos enraizados que podem não estar alinhados com as exigências de regulamentação e governança corporativa.

É essencial que o programa de compliance seja integrado à cultura existente, em vez de ser imposto de forma abrupta. Isso pode ser alcançado através de uma comunicação clara e contínua, destacando os benefícios do compliance e como ele contribui para a sustentabilidade e reputação da empresa.

Promover uma cultura de ética e conformidade exige liderança exemplar. Quando os líderes da empresa demonstram um compromisso genuíno com as novas práticas, influenciam todos os níveis da organização a seguirem o mesmo caminho.

Gestão de mudanças

A iniciativa de implementar novas políticas e procedimentos pode encontrar resistência, especialmente em organizações grandes e complexas.

Estratégias eficazes de gestão de mudanças são essenciais para facilitar a transição e garantir a conformidade.

Elas incluem a realização de análises detalhadas das áreas que necessitam de mudanças, a definição de um plano de ação claro e a comunicação transparente sobre o porquê das mudanças e os benefícios esperados.

Envolver os colaboradores no processo de mudança, solicitando feedback e ajustando as abordagens conforme necessário, pode aumentar o engajamento e a aceitação das novas práticas.

Alocação de recursos

A alocação adequada de recursos representa um desafio adicional para a implementação de compliance.

Programas de conformidade eficazes exigem investimentos em tecnologia, treinamento e pessoal especializado. Muitas vezes, as empresas subestimam os recursos necessários, o que pode levar a projetos insuficientes.

Garantir que haja orçamento e pessoal dedicados ao compliance é essencial para o desenvolvimento e a manutenção de políticas robustas.

É preciso investir em ferramentas de monitoramento e auditoria, bem como em programas de treinamento contínuo para os colaboradores.

Exemplos de compliance bem-sucedidos

Confira alguns exemplos de setores que implementaram com sucesso programas de compliance, e como eles colheram os frutos dessas práticas.

Setor financeiro

No setor financeiro, a implementação de normas como a Sarbanes-Oxley Act (SOX) é um exemplo clássico de compliance bem-sucedido. O SOX, estabelecido nos Estados Unidos em 2002, foi criado para aumentar a transparência financeira e reduzir a possibilidade de fraudes.

Empresas financeiras que aderiram rigorosamente a essas normas não apenas cumpriram as exigências regulatórias, mas também ganharam maior confiança dos investidores e do mercado.

A implementação do SOX envolve uma série de práticas, incluindo auditorias internas rigorosas, controles financeiros internos robustos e uma governança corporativa transparente.

Setor de saúde

No setor de saúde, a conformidade com regulamentos como o Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) é fundamental para a proteção de dados dos pacientes.

Ele estabelece padrões para a privacidade e segurança das informações de saúde, exigindo que as organizações implementem medidas para proteger os dados contra acessos não autorizados e violações.

As instituições de saúde que aderem ao HIPAA conseguem evitar penalidades severas e ganhar a confiança dos pacientes ao garantir que suas informações pessoais sejam tratadas com segurança.

A implementação bem-sucedida envolve a adoção de tecnologias avançadas, a capacitação dos funcionários sobre práticas de privacidade e a realização de auditorias para garantir a conformidade.

Setor de tecnologia

No setor de tecnologia, a adequação ao Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia é um exemplo notável de compliance bem-sucedido.

O GDPR, que entrou em vigor em 2018, estabelece normas rigorosas para a proteção de dados pessoais e privacidade.

Empresas de tecnologia que operam na UE ou que lidam com dados de cidadãos europeus são obrigadas a cumprir esses regulamentos.

Organizações que implementaram com sucesso o GDPR desenvolveram políticas de privacidade robustas, realizaram avaliações de impacto sobre a proteção de dados e estabeleceram procedimentos para responder a violações de dados.

Conclusão

Estabelecer um programa de compliance é essencial para qualquer empresa que deseja mitigar os riscos legais e financeiros, melhorar sua reputação e elevar a eficiência operacional.

Além disso, a área também promove uma cultura organizacional ética e responsável, criando um ambiente de trabalho mais seguro e transparente.

No entanto, a implementação de um programa de compliance pode ser desafiadora. É preciso realizar as mudanças necessárias sem que a empresa perca o ritmo, o que exige o apoio da inovação.

A plataforma da AEVO facilita a gestão empresarial através de sua solução de Estratégia e OKRs, permitindo que as empresas automatizem processos, monitorem indicadores e garantam a conformidade de maneira mais ágil.

A consultoria especializada da AEVO amplia essas possibilidades, alinhando as políticas de compliance às necessidades de cada negócio para promover uma cultura que equilibra regularidade e inovação.

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Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

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Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

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