5 critérios para escolher um bom sistema de gerenciamento de projetos

Sistema de gerenciamento de projetos não são novidades, e não é segredo que seu uso está diretamente ligado à performance do projeto. Segundo dados da PWC, 77% das empresas já utilizam alguma ferramenta de gestão para otimizar seus resultados, o que significa que o antigo método de acompanhamento por planilhas se tornou obsoleto.

Isso mostra que se você faz parte dos 23% que não usa nenhum software para auxiliar na organização e acompanhamento das etapas de um projeto, você vai acabar ficando para trás e deixando de caminhar junto com o mercado.

Mas como nós sabemos que esse não é o seu caso, separamos abaixo tudo que você precisa avaliar para escolher um software de gerenciamento de projetos excelente e não só acompanhar a concorrência como também ultrapassá-la! Continue lendo e saiba mais.

1. O que sua empresa precisa em um software de gerenciamento de projetos?

Gestores de sucesso possuem uma grande carga de responsabilidade — conduzir reuniões, gerenciar recursos e budgets e analisar relatórios são só algumas delas. Em um dia de trabalho corrido, a pilha de tarefas pode parecer esmagadora.

O sistema de gerenciamento de projetos ajuda a reduzir esse peso. Ele automatiza atividades que consomem muito do seu tempo e te ajuda a gerenciar um grande time de profissionais, cada um com atividades diferentes — e cruciais — para o sucesso de um projeto.

Para isso, o software da sua empresa deve permitir:

  • criação de listas de tarefas de forma simples com possibilidade de priorização de algumas atividades;

  • visualização completa do andamento das atividades por todos os envolvidos no projeto, para que eles possam ajudar na solução de problemas e acompanhar quais são suas responsabilidades;

  • monitoramento dos principais marcos de entrega dos projetos;

  • definição de orçamento e controle de custos;

  • fazer o upload de fotos referentes às tarefas e atividades do projeto;

  • criação e monitoramento de KPIs, para que você possa determinar os indicadores certos para sua gestão.

2. Quais são as funcionalidades básicas para a escolha de um software?

Enquanto todos nós sonhamos em baixar magicamente uma ferramenta que englobe todas as tarefas de um projeto e cubra todas às especificidades do negócio, a infinidade de opções disponíveis pode tornar a escolha do melhor software uma tarefa difícil.

No geral, todas elas possuem o mesmo objetivo: rastrear e organizar o processo de gerenciamento do projeto e aumentar a colaboração entre o time. Porém, existem algumas características que serão o diferencial para garantir que você tem uma boa ferramenta em mãos.

Para assegurar que você não deixará de cobrir alguns aspectos importantes na sua pesquisa, listamos abaixo as características essenciais que não podem faltar no seu software. Veja só:

Atribuições de usuários

Ao liderar uma equipe de projeto, você precisa de uma ferramenta para delinear todas as suas atividades futuras e atribuir tarefas a cada membros da equipe.

Recursos de gerenciamento de tarefas são quase onipresentes entre os softwares de gerenciamento de projetos, o que significa que encontrar uma solução que atenda esse requisito não é uma tarefa difícil. Mas não o ignore ao procurar o sistema para a sua empresa porque esse é um recurso essencial para a eficiência da sua gestão.

Visão geral do portfólio

O processo de gerenciamento do portfólio toma muito tempo, já que cada projeto é específico e os seus desafios vão aparecendo conforme a execução evolui.

O software de gerenciamento de projetos deverá te fornecer a habilidade de visualizar facilmente os projetos que estão com pior situação, permitindo que você entre nos detalhes somente quando for necessário. Para isso, faróis de acompanhamento de indicadores são fundamentais, graças à sua rápida análise e interpretação.

Isso torna mais fácil para a gerência dos projetos tomar decisões rápidas, ajudando a poupar um tempo fundamental de busca por informações.

Cronograma de atividades compartilhado

Um cronograma de atividades compartilhado, com definição de datas para as principais tarefas é essencial para um software de gerenciamento de projetos.

Ao estabelecer um cronograma compartilhado onde todos podem visualizar suas responsabilidades e prazos, você garante uma comunicação efetiva dentro do time, que não deixará passar em branco nenhuma atividade importante.

Indicadores de atraso

É fato que todos precisam saber o que deve ser feito e quando deve ser feito. Principalmente naquelas tarefas que dependem da conclusão de outras, é essencial que os colaboradores responsáveis pela execução tenham em mente a responsabilidade de cumpri-las no prazo para não atrasar o projeto.

O sistema de gerenciamento de projetos deverá fornecer a possibilidade de indicar atividades em atraso, enviando notificações para os responsáveis e colocá-las como prioridade dentro da hierarquia do projeto.

Relatórios otimizados

Os relatórios são parte fundamental de um software de gerenciamento de projetos. Sem indicadores otimizados fica difícil acompanhar a evolução do projeto e o desempenho da equipe. Eles ajudam você a tomar decisões embasadas para acertar detalhes que possam estar levando o projeto para o caminho errado.

Procure um software que te ofereça de maneira simples e objetiva a visualização de gráficos e indicadores, tais como: o de Avanço Físico-Financeiro, Galeria de Fotos, Timeline de Marcos e KPI’s diversos. Informações completas para tomada de decisão.

Análise crítica

Informação sem ação de nada adianta. Um bom software de gestão de projetos, além de te fornecer indicadores completos, permitirá que você analise facilmente as causas dos possíveis desvios, quando esses existirem e que possa propor no próprio programa ações que levem à recuperação dos indicadores que estão abaixo da meta.

Além disso, a análise crítica é fundamental para que as partes interessadas no projetos possam compreender uma análise subjetiva das informações que constam nos relatórios do projeto, melhorando a gestão da comunicação.

Solução na nuvem

A computação em nuvem tem ganhado cada dia mais espaço entre empresas de todos os segmentos. O motivo é que ela facilita a comunicação e a transferência de arquivos, e poupa espaço de armazenamento nos seus servidores.

E o melhor: soluções na nuvem possuem uma relação de custo-benefício melhor do que as demais, o que significa redução de custos. Por isso, procure um sistema de gerenciamento de projetos que seja baseado nessa tecnologia e traga esses benefícios para o seu portfólio de projetos!

3. Eu preciso de um One Page Report?

O CEO da empresa vai até a sua mesa. “Você pode me dar uma atualização sobre o projeto?”, diz ele. Essa situação é bem comum na rotina de qualquer gestor de projetos, uma vez que é importante que os stakeholders da empresa estejam atualizados sobre o status das atividades.

Porém, a vida de um CEO — ou dos outros gestores da empresa — é tão corrida quanto a sua e é preciso não só ter os dados acessíveis prontamente, para aqueles encontros no corredor, como também conseguir exibi-los de forma enxuta e otimizada.

É isso que o One Page Report faz. Traduzido do inglês, o nome significa “relatório de uma página” e não poderia ser mais literal. O One Page Report é um relatório sucinto de apenas uma página (dashboard), contendo as informações cruciais para mostrar o desempenho do projeto e suportar a tomada de decisão.

Procure um software de gerenciamento de projetos que te ofereça essa possibilidade. Isso economizará seu tempo no futuro na hora de montar apresentações sobre o status do projeto, além de passar a seus superiores a imagem de um profissional competente e comprometido com suas entregas.

E para te ajudar ainda mais, separamos alguns dados que são essenciais em qualquer One Page Report e que você não pode deixar faltar no seu. Acompanhe:

Principais riscos do projeto

A primeira coisa é pensar no que pode te atrapalhar durante o desenvolvimento do projeto, que nada mais é do que o mapeamento de riscos. Inclua uma imagem instantânea dos três principais riscos que podem atrapalhar o andamento das atividades, lembrando de colocar uma descrição do que está fazendo para evitá-los.

O segredo de uma boa apresentação — e de um bom relatório — é conhecer seu público, por isso lembre-se de passar informações relevantes para a pessoa que estiver ouvindo.

Tente se certificar de que estes são os grandes problemas sobre os quais ela deve estar ciente, deixando de lado coisas pequenas que são resolvidas no dia a dia ou que não fazem parte da sua alçada.

O mapeamento de riscos do projeto pode mudar com certa frequência. Então, sempre que for atualizar o relatório, converse com os responsáveis pelas ações de contenção para entender se elas estão sob controle ou se há novas informações que devem entrar no seu dashboard.

O que é um grande risco hoje, talvez não seja uma preocupação amanhã, portanto, atualize esta seção do relatório regularmente. Caso não haja nada para ser relatado, pois todos os riscos estão sob controle, não deixe de informar isso também! Use o seu relatório de status tanto para compartilhar boas notícias quanto as ruins.

Problemas apresentados durante o percurso

Um projeto sem problemas é o sonho de todo gestor, mas bem sabemos que essa nem sempre é a realidade e os stakeholders precisam conhecê-los. Por isso, não deixe de colocar no seu dashboard os três principais obstáculos que o projeto está enfrentando no momento.

Você também deve incluir um breve resumo das ações que está tomando para resolvê-los. Inclua o nome da pessoa que está gerenciando o problema e se precisa da participação de alguma outra área para ajudar a resolver qualquer um deles, certificando de mencionar qual.

Você também pode classificar o impacto de seus problemas como alto, médio ou baixo para dar-lhes algum contexto. Esta seção vai mudar em cada relatório de status. Portanto, não deixe de revisar o registro de problemas e verifique se seu documento tem as informações mais atualizadas.

Lista de etapas e progresso de cada uma

Uma das coisas em que CEOs e stakeholders estão mais interessados é no progresso das etapas em relação à programação inicial do projeto. Sem dúvidas, essa é uma questão que aparecerá na sua mesa regularmente.

Portanto, se assegure de incluir os destaques em seus relatórios de status. Você pode fazer isso incluindo uma lista das principais etapas do projeto e do progresso com relação a elas. Escolha as etapas de alto nível e não tente incluir cada tarefa pequena em seu relatório.

A data de início e de término de uma etapa, o momento em que o projeto entra em uma nova fase, as dependências externas, ou seja, aquelas atividades que dependem de alguma tarefa fora da empresa (como nos seus fornecedores), com a qual você está contando, são ótimas informações para incluir no documento, por exemplo.

Em casos de tarefas em atraso, registre a data-base original (quando ela deveria ter sido entregue) e a atual data prevista (quando você acha que ela será concluída). Quando a tarefa for concluída, destaque isso também e, da próxima vez que você precisar entregar um relatório de status, retire-a do dashboard.

Isso torna o relatório mais fácil de ler e garante o foco na principais informações do projeto. Embora seja ótimo mostrar que as tarefas estão sendo concluídas, não é preciso apresentar a história completa das datas em que cada etapa foi alcançada.

Total gasto do orçamento e previsão futura

Outro dado essencial, tanto para CEOs, quanto para sua própria gestão, são as previsões dos gastos orçamentais. É preciso saber quanto dinheiro já foi gasto no projeto e se isso está de acordo com o que você pensou que ele custaria lá no início.

O relatório deve mostrar se o dinheiro está sendo gasto com sabedoria ou se há riscos do projeto estourar o orçamento inicial. Da mesma forma, é interessante conseguir enxergar se o projeto está abaixo do custo previsto e se sobrarão fundos para investir em outros projetos ou atividades.

Não é preciso encher o dashboard de detalhes. Basta dar o seu orçamento global planejado e as últimas previsões. Caso esses dois números sejam diferentes, adicione uma frase curta que explique porque há essa diferença.

Status de atividades em cores

Facilite que as pessoas que estão lendo o relatório vejam se o projeto está no caminho certo ou em dificuldades. Um indicador de status com as cores de um semáforo permite demonstrar o estado geral do projeto graficamente, de modo que fique possível enxergar facilmente qual a situação atual.

Você pode fazer isso incluindo uma pequena caixa no topo do relatório ou painel que mostra a cor do indicador de status, ou pode mudar a cor do nome do projeto. Além disso, é interessante incluir no seu escritório orientações sobre o que torna uma etapa do projeto vermelha, amarela ou verde, que podem seguir a seguinte convenção:

  • vermelho: o projeto precisa de atenção imediata e vai ultrapassar o orçamento previsto ou não vai atingir critérios de qualidade ou de prazo planejados.

  • amarelo: o projeto está em risco de não cumprir o seu orçamento, critérios de qualidade ou de prazo planejados.

  • verde: o projeto está no caminho certo e promete cumprir o seu orçamento, critérios de qualidade ou de prazo planejados.

Essencialmente, seu relatório de status do projeto é uma maneira de garantir que você trouxe todos os principais problemas e ações para a atenção da diretoria da empresa. Por isso, contar com um software que otimize a emissão do relatório e tenha a função de One Page Report é forma de facilitar sua rotina e melhorar sua gestão.

4. Quais as dificuldades que podem ser enfrentadas durante a implantação do software?

Cada empresa possui características, visões e processos próprios. O sistema de gerenciamento de projetos deve ser moldado de acordo com as especificidades da sua organização para atendê-la da melhor maneira possível.

Porém, a implantação desse software é um investimento que, se não bem pensado, pode acabar acarretando problemas no futuro.Confira, a seguir, algumas das dificuldades mais comuns que você poderá enfrentar durante a implantação do sistema de gerenciamento de projetos e previna-se para garantir os melhores retornos para o seu investimento.

Deixar de definir os objetivos

As expectativas dos resultados esperados com a implantação do software devem estar bem definidas e alinhadas. Em muitos casos, o sistema é instalado sem que se tenha pleno conhecimento de tudo aquilo que ele pode oferecer e como poderá ajudar a empresa.

Você deve ter em mente que o software é uma ferramenta que sem uma boa gestão de projetos e conhecimentos do que ele pode proporcionar poderá não ser bem utilizada ou dar os retornos que você esperava. Portanto, saiba como utilizá-lo para alcançar tais metas.

Não se certificar da qualidade do fornecedor do software

Existem muitos softwares de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado, e para não cair em uma cilada, é importante se certificar da qualidade do fornecedor que você quiser contratar.

Verifique se há um bom serviço de consultoria para auxiliar a implantação dentro da empresa e se o fornecedor oferece serviço de manutenção para correção de bugs e aplicação de melhorias que acompanhem a evolução do mercado e do negócio.

Ignorar o treinamento e envolvimento da equipe

A implantação de um software de gerenciamento de projetos causa grande impacto na rotina de uma organização e não investir constantemente em informação e treinamento para os funcionários que passarão a utilizar a ferramenta pode acabar tornando-a obsoleta — ou inútil.

Por isso, certifique-se de que todos entendem os benefícios da mudança e estão confortáveis com a nova solução, garantindo, assim, que seu uso seja proativo por parte dos empregados.

Tornar a implantação um outro projeto complexo

A implantação de um sistema de projetos não deve ser, em tese, um projeto longo e complicado. Isso pode fazer com que você e sua equipe se percam com tantas atividades, além de consumir um tempo que, convenhamos, vocês não têm disponível.

Menos de um mês deve ser o suficiente para a configuração do sistema e dos KPIs que se encaixam às necessidades da sua empresa. Assim, você irá garantir um sistema prático, rápido e intuitivo para facilitar o andamento dos projetos, e não para complicá-lo ainda mais.

5. Como avaliar os custos referentes à implantação do software?

O Return on Investment, também conhecido Retorno sobre o investimento (ROI) é um dos principais indicadores utilizados pelas organizações que querem avaliar se o investimento em um software trará os retornos esperados para justificar a sua implantação.

Ele é usado porque a adoção de um software de gerenciamento de projetos é uma decisão estratégica para qualquer negócio e não pode ser tomada sem um estudo aprofundado.

Quando uma empresa está pensando em implantar um software para gerenciar seus projetos, avaliar o ROI contribui para fazer uma escolha mais acertada, que leve em conta os ganhos reais da iniciativa para a organização.

Você pode encontrar metodologias diferentes de cálculo do ROI de acordo com o aspecto que será analisado, porém é possível resumir sua fórmula da seguinte maneira:

ROI = (retorno obtido / valor investido) -1

O retorno obtido pode ser tanto no aumento da rentabilidade ou lucratividade quanto na redução de custos. No caso dos softwares de gestão de projetos, é preciso pensar nos gastos necessários para implantação e manutenção do sistema e qual economia de recursos a tecnologia trará.

A análise do ROI é o momento de botar no papel o valor total que será gasto com a implantação do software. É preciso avaliar se o sistema exigirá recursos para sua manutenção ou suporte terceirizado, máquinas com as configurações adequadas para suportar o sistema, dentre outras questões.

A instalação de um software de gestão de projetos, certamente, trará diversos benefícios para sua organização. Um dos principais deles diz respeito às horas de trabalho gastas pelos membros das equipes envolvidas, incluindo seus gerentes.

O tempo economizado pode ser em função da maior facilidade para atualizar os status de cada uma das atividades, da rapidez para geração de relatórios ou do gerenciamento de mudanças, quando elas ocorrem, ou com o uso do dashboard, tornando possível gerenciar todo o portfólio de projetos em uma única tela e trazendo mais eficiência às análises.

Ainda mais importante é o retorno que o sistema de gerenciamento de projetos pode trazer com a redução de atrasos e de estouros de orçamentos nos projetos. É possível que o software se pague com o primeiro projeto que passar a ter resultados melhores!

E lembre-se: escolher um software de gerenciamento de projetos requer cuidados. Busque uma opção que transpareça confiança e ofereça as funcionalidades necessárias para facilitar a gestão do projeto e não complicá-la.

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