Empresas dos mais variados setores e tamanhos já usufruem dos benefícios de implementar programas de ideias em seus processos internos. No Brasil, esse comportamento cresce exponencialmente, considerando um momento particular onde a tecnologia se torna fundamental para muitos destes negócios sobreviverem em mercados cada dia mais competitivos.
Nesse movimento, saber como executar a priorização de ideias é uma das formas de encontrar um diferencial estratégico.
Além disso, encontrar oportunidades de combinar essa prática com outros métodos de melhoria e organização já existentes na empresa é apenas o primeiro passo em meio a uma série de etapas, mas que se bem executadas, podem transformar o sucesso de organizações em diferentes setores.
Ao longo deste artigo, vamos abordar o conceito de priorização de ideias, suas aplicações e quais as ferramentas existentes para tornar sua implementação mais eficiente. Siga a leitura.
O que é priorização de ideias e por que é essencial?
Priorização de ideias é um método (ou conjunto de práticas com um objetivo específico), que visa classificar ideias com base na sua importância. O grau de importância é definido por cada empresa, uma vez que um programa de ideias pode priorizar sugestões de melhoria para uma área exclusiva, ou utilizar esse recurso para toda a empresa.
Em outras palavras, a priorização de ideias é uma forma ativa de organizar tudo que é gerado ao longo de um programa de inovação, utilizando recursos de classificação como pontuação, matrizes, gráficos e outras ferramentas visuais.
É muito comum que empresas utilizem critérios como alinhamento estratégico, esforço, retorno e relevância para definir essa priorização.
Saiba mais:
Software para Programa de Ideias | AEVO
Geração de ideias: conheça 6 métodos e ferramentas
O papel da priorização na inovação e gestão de projetos
Como comentamos, muitas empresas já investem na implementação de programas de ideias, como ferramenta de melhoria contínua e para facilitar a inovação em seus negócios.
Para que isso seja viável, surge a priorização, de forma a garantir que os processos se mantenham organizados, e as ideias executáveis consigam ser direcionadas de maneira mais efetiva.
Em resumo, a priorização de ideias atua diretamente no melhor uso de tempo, esforço e recursos financeiros nos projetos, dando mais peso para aqueles que possuem maior potencial de resultados estratégicos. Mesmo em projetos experimentais, a priorização de ideias ajuda a reduzir os riscos de desperdiçar recursos, potencializando o foco na inovação.
Principais métodos de priorização de ideias
Embora o conceito de priorização seja amplo, acaba ajudando na adaptabilidade aos mais variados tipos de projetos.
Cada um dos métodos que apresentamos a seguir funciona como um recurso prático para melhorar, não só a organização das ideias, mas a estruturação daquelas que oferecem um potencial estratégico maior.
Matriz esforço x impacto
Hoje, mais do que nunca, as empresas não podem correr risco de investir tempo e dinheiro em projetos que não trarão retorno. Para isso, existe a matriz de esforço e impacto, que ajuda no mapeamento de todos os fatores que se entrelaçam para impulsionar ou derrubar uma ideia, em função de como ela pode ser feita, e qual será o valor gerado.
Essa matriz é um recurso visual relativamente simples, que engaja os times e é executável por todos os setores da empresa. Sua divisão consiste em:
- Baixo esforço e alto impacto: ideias com muito potencial de geração de valor, sobem na escala de priorização;
- Alto esforço e alto impacto: devem ser avaliados dentro do momento estratégico;
- Alto esforço e baixo impacto: caem na escala de priorização, pois não geram valor.
Matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência)
A matriz GUT é um modelo de priorização que atua em três pilares: gravidade, urgência e tendência. A partir da ideia central, são distribuídas pontuações (o mais comum é que seja na escala de 1 a 5) para cada um dos pilares.
No final, é feita a multiplicação G x U x T ,obtendo uma nota final, que define a prioridade daquela ideia.
Esse método pode facilitar a tomada de decisões estratégicas por times táticos, principalmente em ideias de projetos voltados para lançamentos ou reposicionamento de mercado.
Ao identificar qual problema deve ser resolvido primeiro, em função dos critérios base, o time consegue direcionar esforços para solucionar o que tem maior impacto na operação e produtividade daquele setor.
Continue aprendendo: Matriz de priorização: o que é, como fazer e 6 ferramentas
Método MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t)
Facilitando a priorização de ideias, o método MoSCoW sugere a categorização delas em quatro grupos:
- Must (obrigatórias): são as ideias com maior potencial, e que devem ser implementadas;
- Should (importantes): ideias com alto valor, mas que podem ser adaptadas para outro momento;
- Could (desejadas): complementos de outras ideias ou sugestões com baixa urgência;
- Won’t (descartadas): são as ideias que não serão priorizadas.
Essa categorização pode ser feita em uma reunião com o time, ou ainda agrupada com o próximo método da nossa lista.
Votação por pontos
O Dot Voting ou votação por pontos é uma maneira complementar de priorizar ideias. Em uma ferramenta visual como painel interativo online, lousa ou folha de papel, os participantes fazem uma votação utilizando pontos.
Vence a ideia que receber mais pontos, que podem ser coloridos, representando uma área ou cargo específico.
Esse é um método comum de ser utilizado em processos de UX, validando protótipos ou modelos que possuem maior aderência com os objetivos pré-definidos pelos times.
Análise de custo x benefício
Especialmente na etapa de aprovação com o board da empresa, ou captação de recursos de investimentos externos, a análise de custo versus benefício é essencial. É ela que vai traduzir a real importância, pela entrega de valor, daquela ideia ou projeto. Quanto maior for o retorno em função do que foi gasto, maior a chance da ideia ser validada.
Outras técnicas
O ciclo de OKR ganhou relevância, principalmente nas empresas que atuam com inovação, nos últimos anos.
O motivo é simples: os times fazem um levantamento de todas as ações que devem ser tomadas para alcançar o objetivo macro, definido pela empresa, e priorizam em conjunto quais as que possuem mais valor e potencial.
Geralmente, o OKR é dividido em blocos trimestrais, o que facilita o acompanhamento do projeto e de cada entrega feita ao longo da sua execução (o Gráfico de Gantt é um recurso muito utilizado em conjunto com essa técnica).
O uso do funil de ideias
Assim como o funil de marketing permite categorizar as formas de atingir o seu cliente em potencial, o funil de ideias atua na categorização de tudo que é coletado dentro de um programa de ideias de uma empresa.
Desta forma, é possível filtrar quais as ideias com mais chances de gerar valor real para o negócio, agrupar outras que podem se transformar em projetos inovadores e descartar as que não oferecem nenhuma contribuição.
1. Geração e captura de ideias
A primeira etapa do funil acontece justamente na geração das ideias. Isso pode ser feito através de encontros presenciais, programas de ideias, mas principalmente pela implementação e estímulo de uma cultura de inovação empresarial.
Com isso, os colaboradores se sentem motivados a contribuírem com ideias, a partir das suas próprias vivências no dia a dia de processos e práticas corporativas.
2. Filtragem e análise
Com as ideias coletadas, por ferramentas específicas, formulários ou reuniões, é hora de realizar a seleção de ideias.
Aqui podem ser feitas reuniões para que os próprios times votem nas ideias mais adaptadas para um objetivo em específico, ou automatizando a seleção a partir de critérios criados dentro de ferramentas mais avançadas.
3. Priorização e seleção final
É nesta etapa que são aplicadas as técnicas de priorização que abordamos anteriormente. É importante manter o engajamento das equipes, que tiveram papel essencial desde a criação das ideias, até este momento final, daqui que saem os pré-projetos e as definições de como os times irão trabalhar nas ideias para torná-las entregas de real valor agregado.
Critérios para escolher as melhores ideias
Não existe uma fórmula ideal para escolher a melhor ideia. Tudo depende do contexto de cada empresa, das prioridades do próprio negócio e os processos pelos quais as ideias passam até chegar nas pessoas que podem transformá-las em algo de valor.
Porém, é possível aplicar alguns critérios que tendem a se cruzar quando falamos de ideias com potencial de valor para um negócio.
Alinhamento estratégico
Uma empresa que vende maquinário agrícola pode não ter nenhum benefício em começar a vender motores elétricos para oficinas mecânicas. Por outro lado, se isso for pensado de acordo com o posicionamento estratégico da empresa, e oportunidades de mercado, o resultado pode ser valioso, e fora da curva.
Potencial de impacto e ROI
Ao passar pela etapa de priorização, muitas ideias podem ser consideradas pelo time, e por mais que tenham valor, podem não passar pela validação da diretoria. Isso pode acontecer por conta do ROI de inovação ser abaixo do esperado, ou sequer considerado. Por isso, é importante mapear todos os riscos antes dessa etapa, evitando retrabalho.
O uso de ferramentas de gestão
Por mais que a priorização de ideias surja como um recurso muito útil, é fato que as empresas buscam soluções cada vez mais tecnológicas e integradas com seus outros muitos sistemas e processos internos.
O AEVO Innovate, software para programa de ideias da AEVO, ajuda empresas a transformar ideias em resultados mensuráveis conectando ideação, execução e monitoramento de impacto em operações complexas de várias unidades.
Uma vez que tudo se integra em uma única ferramenta, cada empresa escolhe a melhor forma de trabalhar as ideias geradas e desenhar processos que permitam esse fluxo de inovação acontecer em conjunto com a cultura da empresa.
Riscos e viabilidade
As matrizes e métodos de priorização de ideias já antecipam o mapeamento de riscos, mas desde a ideação, é sugerido considerar os fatores de risco e a viabilidade das ideias, evitando tempo de trabalho em propostas que não oferecem caminho de serem transformadas em realidade no futuro.
Priorização de ideias na prática
Muitos métodos prometem funcionar no conceito, na organização e na visão estratégica. Mas para que a priorização de ideias realmente funcione, a prática é essencial e a torna, realmente, um diferencial estratégico valioso. Por isso, a recomendação aqui é: escolha o método e comece a aplicar.
Ferramentas de inovação para empresas
Seja por meio do AEVO Innovate, ou práticas como matriz de risco, a priorização de ideias contribui para muitos fatores de inovação em empresas. Isso porque elas fluem nas pessoas, mesmo que não sejam ideias de valor, o que vai ser filtrado nas etapas seguintes.
Gestão de portfólio de projetos (PMI)
Ideias priorizadas dão vida a projetos eficientes que resultam em modelos de negócio com potencial. Ao entender quais projetos aderem em maior escala com a estratégia da empresa, fica mais fácil direcionar os times para atuar naqueles que trarão mais resultados.
Design Thinking e duplo diamante
É totalmente possível desenvolver ideias através de design thinking, utilizando esse método como complemento na etapa de priorização das ideias.
No design, a funcionalidade é um fator de peso, e na priorização de ideias, a aplicação prática do que está sendo proposto é o que justifica uma ideia ser levada adiante ou deixada de lado.
Desafios e erros comuns na priorização de ideias
Como vantagem, a priorização de ideias é flexível o suficiente para se adequar ao contexto de diferentes empresas, ao mesmo tempo que pode não ser usada em todo o seu potencial.
Decisões baseadas em opinião e não em dados
Evitar elencar ideias por afinidades pessoais de times, no lugar de escolher aquelas que realmente podem gerar valor.
O líder da área propôs uma ideia que vai ser seguida por todos, mas se ele deixar de lado os dados para embasar essa decisão, a ideia pode ser barrada nos níveis seguintes, ou ainda desperdiçar recursos que poderiam ser melhor alocados em um projeto mais estruturado.
Falta de critérios claros
Cada método de priorização usa um modelo de critérios, que podem ser personalizados para o contexto de cada empresa. O importante é definir critérios com o máximo de objetividade, evitando escolhas sem justificativa.
Descartar ideias cedo demais
Por mais que uma ideia possa não ser boa para o momento atual, ela pode ser colocada em backlog, e revisitada depois.
Muitas ideias surgem tímidas, mas ao evoluírem, demonstram grande potencial de retorno. Considere todos os contextos. Avalie os critérios de escolha, mas não seja rígido demais com aquelas que dão sinal de estarem em processo de maturação.
Conclusão
A priorização de ideias é uma etapa fundamental para o fluxo estratégico de um programa de ideias, por isso, é importante contar com as ferramentas certas para ganhar uma maior produtividade na execução, sem abrir mão da qualidade das ideias.
Se você busca por uma ferramenta dedicada a gestão estratégica de um programa de ideias, precisa conhecer a AEVO.
